Fakturering i Tribe CRM handler om mere end blot at sende regninger; det handler om at tilpasse fakturering med levering. Tribe giver dig flere startpunkter for at oprette fakturaer, afhængigt af hvor din proces begynder. Uanset om du fakturerer direkte fra en salgsmulighed, sporer fremskridt gennem et projekt eller automatiserer tilbagevendende gebyrer via et abonnement, tjener hver tilgang et specifikt formål. At vælge den rigtige kan forbedre pengestrømmen, reducere fejl og øge kundetilfredsheden. Ved at følge denne vejledning vil du forstå alle de steder, hvor fakturaer kan oprettes, og hvornår du skal bruge hver enkelt.
Indholdsfortegnelse
Forudsætninger
Før du opretter fakturaer i Tribe, skal du sikre dig, at:
Faktureringsmodulet er aktiveret.Administratorer kan aktivere det via Organisation-ikonet, vælge Abonnementer & Licenser, og derefter rulle ned til Moduler.
Mindst én fakturaskabelon og én e-mailskabelon er blevet konfigureret.
Eventuelle moduler, du planlægger at fakturere fra (såsom Projekter, Arbejdsordrer eller Abonnementer), er også aktive i dit miljø.
Bemærk! Ændringer til fakturaskabeloner gælder for alle fremtidige fakturaer. Du kan foretage individuelle redigeringer, når du opretter en specifik faktura uden at påvirke selve skabelonen.
Oprettelse af en faktura fra en salgsmulighed
Denne tilgang er ideel til små, enkle opgaver, hvor du kan fakturere 100% på forhånd ved projektstart, eller hvor alle fakturaer for opgaven kan forberedes på forhånd.Ingen projektopsætning er nødvendig, hvilket gør det til den hurtigste vej fra salg til faktura.
Fordele:
Hurtig og effektiv — ingen projektopsætning kræves.
Holder salgs- og finansprocessen forbundet ét sted.
Produktlinjer knyttet til muligheden kopieres automatisk til fakturaen.
Sådan opretter du det:
Ændr fasen af salgsmuligheden til Vundet.
Klik på +Faktura i øverste højre hjørne af salgsmuligheden.Alle produkter knyttet til muligheden vil automatisk blive kopieret til fakturaen.
Udfyld alle nødvendige oplysninger.
Hvis dette er en del-faktura, skal du slette de produktlinjer, der ikke skal vises på denne faktura.Sørg for at oprette de resterende del-fakturaer og knytte de korrekte produktlinjer til hver.
Åbn fakturaaktiviteten og naviger til Detaljer. Klik på Generelt, og vælg derefter Fakturadato for at registrere den dato, hvor fakturaen skal sendes.
Bedste praksis: Sørg for, at kontrakten eller omfanget klart tillader fuld forudbetaling. Hold alle optegnelser knyttet til salgsmuligheden for nem sporing. Fakturanummeret og datoen genereres først, når fakturaen faktisk sendes.
Oprettelse af en faktura fra et projekt
Brug denne tilgang til større eller fasede projekter med flere leverancer, eller når du følger et foruddefineret faktureringsskema baseret på milepæle.Fakturering fra et projekt tilpasser dine fakturaer med faktisk projektfremskridt.
Fordele
Tilpasser faktureringen med faktisk projektfremskridt og milepæle.
Faciliterer budgetsporing og finansiel prognose.
Giver fuld synlighed af fakturerede beløb, timer og overskud inden for projektoversigten.
Sådan opretter du det:
Ændr fasen af salgsmuligheden til Vundet, og klik derefter på +Projekt i øverste højre hjørne af salgsmuligheden.
Udfyld eventuelle manglende oplysninger.Klik derefter på Gem og åbn.
Alle produkter knyttet til muligheden vil automatisk blive kopieret til projektet og vises på Skal faktureres-fanen.
Vælg de produktlinjer, du vil fakturere, og vælg Fakturer ''X'' linjer.
Udfyld alle kendte oplysninger, og klik derefter på Gem og åbn.
Gå til den genererede faktura.Gå derefter til detaljer.
Klik på Generelt, og indtast datoen, hvor fakturaen skal sendes, i feltet Fakturadato.Denne dato fungerer som udløser for den finansielle administration til at sende konceptfakturaen.
Den oprettede faktura vil vises på Skal faktureres-fanen som et koncept og på Fakturaer-fanen som en fakturaaktivitet med sin nuværende fase.
Bedste praksis: Opsæt milepæle klart før fakturering. Gennemgå projektfremskridt før generering af hver faktura for at undgå tvister. Du kan også logge timer og eksterne omkostninger mod projektet og fakturere disse sammen med produktlinjer.
Oprettelse af en faktura fra et abonnement
Brug abonnementer til løbende tjenester såsom månedligt vedligehold, supportaftaler eller abonnementsbaserede tilbud, hvor forudsigelig, tilbagevendende fakturering er nøglen.
Fordele:
Automatiserer gentagne faktureringsopgaver og reducerer manuel indsats.
Sikrer konsekvent, forudsigelig fakturering, der styrker langsigtede kundeforhold.
Understøtter både engangs- og gentagne produktlinjer inden for et enkelt abonnement.
Sådan opretter du det:
Skift fasen af salgsmuligheden til Vundet, og klik derefter på +Abonnement i øverste højre hjørne af salgsmuligheden.
Udfyld alle abonnementsoplysninger, herunder faktureringsintervallet (dagligt, ugentligt, månedligt eller årligt) samt start- og slutdatoer.
Alle produkter knyttet til salgsmuligheden — både engangs- og tilbagevendende — vil automatisk blive kopieret til abonnementet og vises på Produkter fanen.
Når abonnementet er aktiveret, vil faktureringen starte automatisk baseret på det definerede interval.
Bedste praksis:
Automatiser påmindelser for ubetalte fakturaer via Konfiguration, vælg Aktiviteter, derefter Faktura, og til sidst Automatiseringer.
Overvåg abonnementsstatusser og brug regelmæssigt for at sikre nøjagtig fakturering.
Du kan også konfigurere for-fakturering eller efter-fakturering perioder for at kontrollere, hvornår fakturaer genereres i forhold til abonnementsperioden.
Oprettelse af en faktura direkte fra en relation
Hvornår skal du bruge:
Brug denne tilgang, når du har brug for at fakturere en kunde direkte, uden en tilknyttet salgsmulighed, projekt eller abonnement.Dette er den mest ligetil metode til ad-hoc eller standalone fakturaer.
Sådan opretter du det:
Åbn den relation, du ønsker at fakturere.
Klik på +Faktura knappen i aktivitetsmenuen.
Indtast de nødvendige oplysninger og klik på Gem.
Åbn fakturaen og klik på +Produkt for at tilføje produktlinjer.Vælg produkter fra produktbogen eller opret et nyt produkt direkte.
Klik på Eksempel fanen for at gennemgå fakturaen, før du sender.
Brug Rediger fanen til at foretage faktura-specifikke ændringer uden at ændre skabelonen.
Klik på Send, juster e-mailteksten om nødvendigt, og klik på Send igen.
Vidste du det? Som standard sendes fakturaen til relationens finansielle e-mailadresse. Hvis denne er tom, vil Tribe bruge organisationens generelle e-mailadresse eller kontaktpersonens e-mail som backup. Du kan konfigurere en BCC-adresse til regnskab via Fakturering i Konfiguration.
Oprettelse af en faktura fra en arbejdsordre
Hvornår skal du bruge:
Arbejdsordrer er ideelle, når feltpersonale leverer produkter eller tjenester på stedet, og kundens godkendelse er nødvendig, før fakturering.De kan knyttes til en relation, et projekt eller en salgsmulighed.
Sådan opretter du det:
Åbn arbejdsordre.
Udfyld manglende oplysninger og vælg en Skabelon.Klik på Gem og Åbn.
Book eventuelle timer eller tilføj produkter efter behov.
Klik på +Faktura for at oprette en faktura direkte fra arbejdsordren.Alle relevante produktregler og data vil automatisk blive overført.
Udfyld de resterende oplysninger og send fakturaen.
Hurtig oversigt
Tribe CRM giver dig fleksibiliteten til at oprette fakturaer fra flere steder, hver tilpasset et forskelligt faktureringsscenarie.Brug en salgsmulighed til hurtig, forudbetaling på ligetil opgaver.Brug et projekt, når fakturering skal tilpasses milepæle og fremskridt.Brug et abonnement til automatiseret, tilbagevendende fakturering af løbende tjenester.Fakturer direkte fra en relation for ad-hoc fakturaer uden en tilknyttet aktivitet.Og brug en arbejdsordre, når levering på stedet og kundens godkendelse går forud for fakturering.At vælge det rigtige udgangspunkt sikrer nøjagtige optegnelser, en sund pengestrøm og en mere glidende oplevelse for både dit team og dine kunder.