Tribe CRM kan automatisk generere fakturanumre hver gang en faktura er færdiggjort og sendt. Ved at konfigurere et nummereringsformat, der matcher din organisations struktur, sikrer du konsistens på tværs af alle fakturaer, forenkler bogføringen og opfylder compliance-krav. Denne guide forklarer, hvordan fakturanummerering fungerer i Tribe CRM, hvordan du konfigurerer dit foretrukne format, og hvad du skal overveje, når du bruger et eksternt økonomisystem. Ved at følge denne guide vil du have en fuldt konfigureret og compliant fakturanummereringsopsætning.
Indholdsfortegnelse
Forudsætninger
Før du konfigurerer fakturanummerering, skal du sikre dig, at:
Fakturering-modulet er aktiveret i Tribe.Hvis det ikke er aktivt endnu, skal du gå til Organisationsikonet og derefter Abonnementer og licenser.Klik på Tilføj/Fjern moduler og aktiver Fakturering-modulet.
Du har administratoradgang, da nummereringsindstillingerne styres i konfigurationsområdet.
Hvordan fakturanummerering fungerer i Tribe
I Tribe tildeles der ikke et fakturanummer, når en udkastfaktura oprettes.Nummeret, sammen med fakturadatoen, genereres automatisk i det øjeblik, fakturaen sendes eller færdiggøres.Dette sikrer, at din nummerserie forbliver ubrudt, og at kun færdiggjorte fakturaer forbruger et nummer i din serie.
Dette betyder også, at hvis en udkastfaktura slettes før sending, går der ikke noget nummer tabt fra din sekvens.
Bemærk: Når en faktura er sendt, fryses den i overensstemmelse med Tribe CRMs strenge faktureringspolitik (aktiv fra 1. april 2024). Nummeret og datoen kan ikke ændres. Eventuelle rettelser skal foretages gennem en kreditfaktura.
Fakturanummerformater
Tribe understøtter flere nummereringsformater for at matche forskellige organisatoriske konventioner.Du kan vælge et format, der inkluderer et årspræfiks, et brugerdefineret tekstpræfiks eller et simpelt sekventielt nummer.De tilgængelige formater er:
Format | Eksempel | Beskrivelse |
Kun sekventielt nummer | 1001, 1002, 1003 | En ren, simpel serie uden yderligere kontekst kodet i nummeret. |
Årspæfiks | 2025-001, 2025-002 | Året tilføjes det sekventielle nummer, hvilket gør det nemt at identificere perioden ved første øjekast og at nulstille tælleren årligt, hvis det er nødvendigt. |
Brugerdefineret tekstpræfiks | INV-1001 eller ACME-2025-001 | En fast tekststreng tilføjes før nummeret, som kan afspejle dit firmanavn, brandforkortelse eller dokumenttype. |
Vidste du?
Hvis du synkroniserer fakturaer med et eksternt regnskabssystem som eAccounting, er Tribe fakturanummeret kun synligt i det system, når det er numerisk.
Ikke-numeriske formater (såsom dem der inkluderer bogstaver eller bindestreger) genkendes muligvis ikke af visse integrationer.
Tjek kravene fra dit regnskabssystem, før du vælger et format.
Sådan konfigurerer du automatisk nummerering
Fakturanummerering konfigureres i faktureringsindstillingerne under konfiguration.Her kan du indstille både nummereringsformatet og, hvis nødvendigt, et brugerdefineret startnummer - for eksempel når du migrerer fra et tidligere system og ønsker at fortsætte en eksisterende serie.
Klik på Konfigurationsikonet.
Åbn fanen Aktiviteter, og gå til Faktura.
Gå til Felter, og find derefter sektionen Administrer.
Rul ned til feltet Nummer og vælg Automatisk nummerering.
Vælg dit foretrukne nummereringsformat fra de tilgængelige muligheder.
Hvis du bruger et brugerdefineret præfiks, skal du indtaste den ønskede præfiks tekst i det angivne felt.
Hvis du vil have serien til at begynde ved et bestemt nummer i stedet for 1, skal du indtaste værdien i feltet Startnummer.
Gem dine ændringer.
Bemærk: Ændringer til nummereringsformatet gælder for alle fakturaer, der sendesefter ændringen er gemt. Fakturaer, der allerede er sendt, bevarer deres oprindelige numre. Eksisterende udkastfakturaer vil modtage et nummer i det nye format, når de sendes.
Vidste du? At indstille et startnummer er især nyttigt, når du overgår fra et tidligere faktureringssystem. Ved at tilpasse din Tribe CRM nummerserie med dine eksisterende optegnelser undgår du huller eller dubletter i din finansielle historie og sikrer revisionskontinuitet.
Compliance-overvejelser
Fakturanumre er et lovkrav i de fleste jurisdiktioner.Følgende principper gælder for Tribe CRM's nummereringsadfærd og bør overvejes sammen med dine lokale regler:
Unikhed — hvert fakturanummer i Tribe er unikt inden for dit miljø. Systemet genbruger ikke numre, selvom et udkast til faktura bliver forkastet.
Sekventiel integritet - numre tildeles i rækkefølge i det øjeblik, de sendes. Fordi numre ikke reserveres på forhånd, forbruges sekvensen kun af bekræftede, sendte fakturaer.
Uforanderlighed — når et fakturanummer er tildelt, kan det ikke ændres. Den strenge faktureringspolitik sikrer dette ved at logge al faktureringsaktivitet i ændringsloggen.
Kreditfakturaer — når en sendt faktura skal rettes eller annulleres, oprettes en kreditfaktura. Kreditfakturaen får sit eget sekventielle nummer, hvilket opretholder en komplet og sporbar finansiel post.
Årlig nulstilling — hvis dine lokale regler eller interne politikker kræver en ny nummerserie hvert kalenderår, skal du bruge et årspræfiksformat. Dette gør det enkelt at identificere, hvilket år et nummer tilhører, og at genstarte tælleren i begyndelsen af hvert år.
Bemærk: Tribe's ændringslog registrerer alle fakturaaktioner, herunder oprettelse, sending og kreditering. Dette understøtter sporbarhedskrav i regulerede miljøer. Konsulter din revisor eller finansielle rådgiver for at bekræfte, om dit valgte format opfylder de specifikke krav i dit land eller din branche.
Nummerering ved brug af et eksternt økonomisystem
Hvis din organisation sender fakturaer gennem et eksternt økonomisystem, såsom SnelStart, eAccounting, Sage eller en anden tilsluttet regnskabsplatform, kan fakturanummereringsadfærden i Tribe afvige fra den standard flow:
Afslut arbejdsgang — nårSend faktura fra eksternt system indstillingen er aktiveret iKonfiguration > Fakturering, klikker påAfslut i Tribe vil sætte fakturadato og nummer, generere og vedhæfte PDF'en og flytte fakturaen til sendt status — uden at sende en e-mail fra Tribe direkte.
Synkroniser arbejdsgang — hvis en finansiel integration (såsom SnelStart eller E-conomic) også er aktiv, klikker påSynkroniser udfører alt det ovenstående og skubber desuden fakturaen til det tilsluttede regnskabssystem.
ERP-ledet nummerering — i nogle ERP-ledende opsætninger, hvor fakturaer afsluttes i det eksterne system, kan fakturanummeret tildeles af det system og skrives tilbage til Tribe CRM. I disse tilfælde skal du konfigurere dine integrationsindstillinger i overensstemmelse hermed og sikre, at det eksterne system producerer kun numeriske numre, hvis synkronisering tilbage til Tribe er påkrævet.
Bemærk: DenSend faktura fra eksternt system indstillingen er kun tilgængelig, når e-faktureringsconnectoren erikke aktiveret. Når e-fakturering er aktiv, skal du brugeAfslut indstillingen fra Send-dropdown i stedet.
Hurtig oversigt
Tribe CRM tildeler fakturanumre automatisk i det øjeblik, en faktura sendes eller afsluttes, hvilket sikrer en ren, ubrudt sekvens.Du kan konfigurere nummereringsformatet — inklusiv sekventielle, årspræfikserede eller brugerdefinerede tekstpræfikserede muligheder — og definere et startnummer for at tilpasse det til dine eksisterende optegnelser, alt fra en enkelt sektion i Konfiguration > Fakturering.Når numre er tildelt, er de uforanderlige og fuldt sporbare i ændringsloggen.Hvis du bruger et eksternt økonomisystem, kontrollerer afslutnings- eller synkroniseringsarbejdsgangen, hvornår og hvordan numre sættes.Verificer altid, at dit valgte format opfylder lokale overholdelseskrav, før du går live.