Fakturaskabeloner definerer layoutet og indholdet af hver faktura, du sender fra Tribe. At opsætte en korrekt betyder, at dine fakturaer altid vil se professionelle ud, inkludere de rigtige oplysninger og være klar til at sende med blot et par klik. Ved at følge denne vejledning vil du lære, hvordan du bygger en grundlæggende fakturaskabelon trin for trin. Fra at åbne skabelonredigeringsprogrammet til at tilføje produktlinjer, virksomhedsoplysninger og en tilhørende e-mailskabelon.
Forudsætninger
Før du bygger din fakturaskabelon, skal du sikre dig, at følgende betingelser er opfyldt:
Faktureringsmodulet er aktiveret i Tribe.For at aktivere det, klik på Organisationsikonet i øverste højre hjørne og vælg Abonnementer og licenser, klik Tilføj/Fjern moduler, og marker Faktureringsmodul.
Du har administratorrettigheder i Tribe.Skabelonindstillinger administreres fra Konfiguration, hvilket kræver adminadgang.
Mindst én fakturaaktivitet findes i Tribe.Skabelonpreviewen bruger rigtige data, så at have en eksisterende faktura giver dig mulighed for at se nøjagtige resultater, når du forhåndsviser.
Bemærk: Fakturaskabeloner er adskilt fra e-mailskabeloner. En fakturaskabelon definerer PDF-dokumentet, som din kunde modtager. E-mailskabelonen definerer beskeden, der leverer det. Denne vejledning dækker begge.
Instruktioner:
1.Åbn fakturaskabelonredigeringsprogrammet
Naviger til Konfiguration i hovednavigationen.
Gå til Fakturering.
Klik på fanen Flet skabeloner.
Klik + Tilføj for at oprette en ny skabelon.
Indtast et klart Skabelonnavn, for eksempel Standardfaktura.
Klik Gem og åbn for at fortsætte til skabelonredigeringsprogrammet.
Tip: Tribe leverer en standard eksempel fakturaskabelon. Hvis du foretrækker at tilpasse en eksisterende skabelon i stedet for at starte fra bunden, skal du åbne eksempel skabelonen og tilpasse den til at passe til din organisation.
2.Konfigurer de generelle indstillinger
De generelle indstillinger styrer det overordnede udseende af dit fakturadokument.
I den første indstillingsblok øverst i redigeringsprogrammet skal du gennemgå og indstille følgende:
Skabelonnavn | Bekræft eller opdater det navn, du indtastede |
Margener | Indstil sidekanterne (top, bund, venstre, højre) til at matche dine layoutpræferencer |
Skrifttype | Vælg en skrifttype, der matcher din organisations husstil |
Sprog | Indstil skabelonsproget.Dette styrer, hvordan standardetiketter (såsom kolonneoverskrifter i produktblokken) vises på dokumentet |
Bemærk: Ændringer i sprogindstillingen påvirker, hvordan Tribe automatisk oversætter standard produktlinje blok etiketter. Sørg for, at dette matcher det sprog, hvori du fakturerer dine kunder.
3. Byg skabelonindholdet
Skabeloner er bygget ved hjælp af blokke.Hver blok styrer et distinkt element af dit dokument, såsom tekst, dit virksomhedslogo eller produktlinjer.Blokke tilføjes ved hjælp af + ikonet, der vises over og under hver eksisterende blok i layoutet.
For en grundlæggende faktura skal du tilføje følgende blokke i fanen Indhold:
Logoblok | Klik + og vælg Logo fra blokvælgeren | Dette indsætter automatisk virksomhedens logo, der er gemt i dit Tribe-miljø |
Tekstblok (afsenderoplysninger) | Klik + og vælg Tekst | Indtast dit firmanavn, adresse og kontaktoplysninger.Du kan også bruge fletfelter til dynamisk at trække data, der er gemt i Tribe.For eksempel medarbejderens navn eller kontaktoplysninger |
Tekstblok (modtageroplysninger) | Tilføj en anden Tekst blok | Brug fletfelter til at indsætte relationens navn og faktureringsadresse.Klik Tilføj felt inde i tekstblokken for at gennemse og indsætte tilgængelige felter såsom Relationsnavn, Adresse og Finansiel E-mail |
Tekstblok (faktura metadata) | Tilføj en Tekst blok for fakturadato, fakturanummer, forfaldsdato og betalingsbetingelser | Brug fletfelter til automatisk at indsætte disse værdier.Fakturanummeret og datoen genereres af Tribe, når fakturaen sendes. |
Tip: BrugKolonner blok for at placere dine virksomhedsoplysninger og modtageroplysninger side om side på siden. Klik+, vælgKolonner, og tilføj enTekst blok inde i hver kolonne.
4.Tilføj en produktlinje blok
Produktlinjeblokken er kernen i hver fakturaskabelon.Den viser de produkter og tjenester, der faktureres, sammen med mængder, priser, moms og totaler.
Klik på + under din faktura metadata blok.
Vælg Produktlinjer fra sektionen Almindelige blokke.
Blokken tilføjes til din skabelon.
Med blokken valgt, gennemgå indstillingerne på højre side og konfigurer visningsmulighederne for din organisation.Almindelige valg inkluderer:
Opdel produktgrupper | Grupper produkter efter produktgruppe i stedet for at liste alle linjer sammen |
Skjul moms pr. linje | Skjul momsprocenter pr. linje, mens total momsberegninger forbliver synlige nederst |
Totaler ekskl. moms kun | Vis kun totaler eksklusive moms |
Vis varenumre | Vis produktvarenumre, hvis dine produkter bruger dem |
5.Tilføj en header og footer (valgfrit)
Headers og footers vises på hver side af den trykte faktura.De er nyttige til at inkludere dit firmalogo, sidenumre eller juridiske meddelelser.
Klik på Header fanen i skabelonredigeringsværktøjet.
Tilføj en Logo blok eller en Text blok med dit firmanavn og eventuelle nødvendige kontaktoplysninger.
Klik på Footer fanen og tilføj eventuel juridisk tekst, bankoplysninger eller sidenummer fletfelter.
Tip: Hvis du bruger den samme header eller footer på tværs af flere skabeloner, overvej at oprette enDel Skabelon (delvis skabelon). Tilføj det delte indhold én gang, og indsæt det derefter i enhver skabelon ved hjælp afDel Skabelon blok. Enhver fremtidig opdatering af delskabelonen vil automatisk gælde overalt, hvor den bruges.
6. Forhåndsvis skabelonen
Før du gemmer din skabelon som klar til brug, skal du forhåndsvise den med rigtige data for at bekræfte, at layoutet og fletfelterne fungerer korrekt.
Klik på Forhåndsvisning fanen i skabelonredigeringsværktøjet.
Tribe vil generere skabelonen ved hjælp af en eksisterende fakturaaktivitet.Vælg en aktivitet fra listen for at se skabelonen udfyldt med rigtige data.
Gennemgå output.Kontroller, at layoutet, fletfelterne, produktlinjerne og totalerne vises som forventet.
Gå tilbage til fanerne Indhold, Header eller Footer for at foretage justeringer.
Bemærk: Hvis produktlinje blokken vises tom i forhåndsvisningen, skal du sikre dig, at den valgte fakturaaktivitet har produkter tilføjet til den. Forhåndsvisningen kræver rigtige aktivitetsdata for at vise produktlinjer.
7. Opret en ledsagende e-mail skabelon
En fakturaskabelon definerer PDF-dokumentet.For at sende det til en kunde, har Tribe også brug for en faktura e-mailskabelon — beskeden, der følger med PDF-vedhæftningen.
I Fakturering, klik på fanen E-mail Skabeloner.
Klik på + Tilføj.
Indtast et navn til e-mailskabelonen, for eksempel Standard Faktura E-mail.
Klik på Gem og Åbn.
Tilføj en Text blok og skriv teksten til e-mailen.Brug fletfelter til at personliggøre det, for eksempel ved at indsætte relationens navn eller fakturabeløbet.
Valgfrit, indtast et standard E-mail Emne i de generelle indstillinger for e-mailskabelonen.
Vidste du? Hvis du bruger Mollie betalingsintegration, kan du tilføje et betalingslink til din faktura e-mailskabelon ved at indsætteTilføj Felt, vælgeFaktura, og vælgeBetalingslink inde i en tekstblok. Kunder kan derefter betale direkte fra e-mailen.
Når både fakturaskabelonen og e-mailskabelonen er gemt, er de tilgængelige til valg, når der oprettes en ny faktura i Tribe CRM.
Hurtig oversigt
At oprette din første fakturaskabelon i Tribe CRM involverer at navigere til Flet Skabeloner, konfigurere generelle indstillinger som navn, skrifttype og sprog, og bygge layoutet ved hjælp af blokke — inklusiv et logo, tekstblokke til firma- og modtageroplysninger, og produktlinje blokken.Du kan valgfrit tilføje en header og footer, forhåndsvise skabelonen med rigtige data, og oprette en ledsager e-mailskabelon under fanen E-mail Skabeloner.Når det er færdigt, er skabelonen klar til brug, når en ny faktura oprettes.