Når du sender en faktura fra Tribe, leveres den til kunden via e-mail. I stedet for at skrive den e-mail fra bunden hver gang, kan du opsætte en standard e-mailskabelon, der er klar til brug, når en faktura sendes. Dette sikrer, at hver faktura sendes med en klar, ensartet besked i din organisations egen stemme. Ved at følge denne guide vil du lære, hvordan du opretter en e-mail skabelon til faktura, tilføjer personligt indhold ved hjælp af flettefelter, og gør skabelonen tilgængelig for dit team.
Hvad Gør En E-mail Skabelon Til Faktura?
En e-mail skabelon til faktura er beskeden, der følger med din faktura PDF, når den sendes til en kunde.Den er adskilt fra selve fakturadokumentet: fakturaskabelonen definerer, hvordan PDF'en ser ud, mens e-mailskabelonen definerer beskeden, din kunde modtager i deres indbakke.
Ved at oprette en standard e-mailskabelon giver du dit team et klar-til-brug, professionelt udgangspunkt hver gang en faktura sendes.Beskeden kan inkludere personlige detaljer, såsom kundens navn eller fakturabeløbet, der automatisk hentes fra Tribe ved hjælp af flettefelter.
Hvorfor Eller Hvornår Skal Du Bruge Den?
Du bør oprette en standard e-mail skabelon til faktura, når du vil sikre, at hver faktura ledsages af en klar, ensartet besked.Dette er især nyttigt, når flere personer i dit team sender fakturaer, da en delt skabelon holder kommunikationen ensartet og reducerer risikoen for, at vigtig information bliver udeladt.
Du kan også bruge dette trin til at tilføje et betalingslink til e-mailen (hvis du bruger Mollie integrationen), inkludere betalingsbetingelser, eller sætte en standard emnelinje, så kunderne nemt kan identificere e-mailen i deres indbakke.
Før Du Starter
Før du opretter din e-mail skabelon til faktura, skal du sikre dig, at følgende betingelser er opfyldt:
Faktureringsmodulet er aktiveret i Tribe.For at aktivere det, klik på Organisationsikonet i øverste højre hjørne, vælg Abonnementer og Licenser, klik på Tilføj/Fjern Moduler, og sæt kryds ved Faktureringsmodul.
Du har administratorrettigheder i Tribe.E-mail skabelonindstillinger administreres fra Konfiguration, hvilket kræver adminadgang.
Bemærk: E-mail skabeloner til fakturaer og faktura PDF skabeloner er to separate ting. Denne guide dækkere-mail skabelon — beskeden, der leverer fakturaen. Hvis du endnu ikke har oprettet din faktura PDF skabelon, henvis til artiklenOpret Din Første Faktura Skabelon
Sådan Opretter Du En Standard E-mail Skabelon Til Faktura
Klik på Konfiguration ikonet i hovednavigationen.
Vælg Fakturering fra venstre panel.
Klik på fanen E-mail Skabeloner.
Klik på + Tilføj.
Indtast et klart navn til din skabelon, for eksempel Standard Faktura E-mail.
Klik på Gem og Åbn for at åbne skabelonredigeringsværktøjet.
I skabelonredigeringsværktøjet, klik på + ikonet for at tilføje en blok.
Vælg Tekst fra blokmulighederne.
Skriv teksten i din faktura e-mail.En typisk besked kunne hilse kunden, bekræfte at en faktura er vedhæftet, angive forfaldsdatoen og inkludere betalingsinstruktioner.
(Valgfrit) I de generelle indstillinger for e-mail skabelonen kan du indtaste en standard E-mail Emne.Denne emnelinje vil være forudfyldt hver gang skabelonen vælges, hvilket sparer tid og sikrer ensartethed.Et klart emne, såsom Faktura [Fakturanummer] fra [Dit Firmanavn], hjælper kunderne med hurtigt at identificere e-mailen.
Gem din e-mail skabelon.
Vidste du? Du kan tilføje flere tekstblokke for at strukturere din e-mail klart. For eksempel, en hilsenblok efterfulgt af en blok med betalingsoplysninger og en afsluttende linje.
Tip: Brug flettefelter inde i emnelinjen for automatisk at inkludere fakturanummeret eller kundens navn. Dette gør hver e-mail unik uden manuel redigering.
Brug af Flettefelter Til At Personalisere E-mailen
Flettefelter henter information direkte fra Tribe og indsætter det automatisk i din e-mail, når fakturaen sendes.Dette giver dig mulighed for at oprette en enkelt skabelon, der adresserer hver kunde ved navn og henviser til de korrekte fakturadetaljer, uden manuel indtastning.
For at tilføje et flettefelt til din e-mail skabelon:
Klik inde i en Tekst blok i skabelonredigeringsværktøjet.
Klik på Tilføj Felt.
Gennemse de tilgængelige felter og vælg det, du vil indsætte — for eksempel, Relation Navn, Faktura Beløb, eller Forfaldsdato.
Tip: Hvis du bruger Mollie betalingsintegration, kan du tilføje et betalingslink direkte til din faktura e-mail. Inde i en tekstblok, klikTilføj Felt, vælgFaktura, og vælgBetalingslink. Dette giver kunderne et direkte link til at betale deres faktura online. For mere information, se artiklenHvordan Forbinder Jeg Mollie Med Tribe CRM?
Tips Og Bedste Praksis
Hold e-mailen kortfattet.Kunder, der modtager en faktura, leder efter klare oplysninger: beløbet, forfaldsdatoen og hvordan man betaler.Undgå lange introduktioner.
Inkluder altid forfaldsdatoen som et flettefelt, så kunderne ved præcist, hvornår betalingen forventes.
Hvis din organisation fakturerer kunder på forskellige sprog, kan du oprette separate e-mail skabeloner for hvert sprog og vælge den passende, når du sender.
Overvej at oprette en anden skabelon til betalingspåmindelser.Processen er præcis den samme, og at have en påmindelsesskabelon klar sparer tid, når du følger op på udestående fakturaer.
Test din skabelon, før du ruller den ud til teamet ved at sende en testfaktura til dig selv.Dette lader dig bekræfte, at flettefelter udfyldes korrekt, og at e-mailen læses som ønsket.
Hurtig oversigt
At oprette en standard e-mailskabelon til at sende fakturaer sikrer, at hver faktura forlader Tribe med en klar, konsekvent og professionel besked.Du opretter skabelonen under Fakturering i Konfiguration, og ved at vælge E-mail Skabeloner, bygger du e-mailens indhold ved hjælp af tekstblokke og flettefelter, og eventuelt sætter en standard emnelinje.Når skabelonen er gemt, er den straks tilgængelig for hele dit team at bruge, når de sender fakturaer.