Når en faktura ikke betales efter forfaldsdatoen, kan Tribe automatisk sende påmindelser til dine kunder. Ingen manuel opfølgning nødvendig. Du kan konfigurere to påmindelsesautomatiseringer, hver med sine egne tidsbetingelser og e-mailskabelon. Ved at følge denne guide vil du lære, hvordan du aktiverer påmindelsesautomatiseringerne, forstår hvornår hver påmindelse udløses, og kontrollerer hvilke kunder der modtager dem.
Hvordan påmindelsesautomatiseringer fungerer
Tribe understøtter to automatiserede påmindelser for ubetalte fakturaer: en første påmindelse og en anden påmindelse.Hver kører dagligt og tjekker, om der er fakturaer, der opfylder triggerbetingelserne.Når betingelserne er opfyldt, sendes påmindelses-e-mailen automatisk, og fakturastatus opdateres for at afspejle hvilken påmindelse der blev sendt.
Automatiseringerne er ikke aktiveret som standard.Du aktiverer dem én gang i konfigurationen, og fra det tidspunkt kører de uden manuel indblanding.
Tribe inkluderer allerede en standard e-mailskabelon til påmindelser.Du kan bruge denne skabelon som den er, eller oprette en dedikeret påmindelses-e-mailskabelon på samme måde som en standard faktura-e-mail.Faktura-PDF'en vedhæftes automatisk til påmindelsen.
Bemærk: Påmindelses-e-mailskabeloner administreres underFakturering, og vælgeE-mail skabeloner. Hvis du bruger Mollie betalingsintegration, kan du også tilføje et betalingslink til din påmindelsesskabelon. Se artiklenOpret standard e-mails til sending af fakturaer for vejledning i opbygning af e-mailskabeloner.
Før du starter
Før du aktiverer automatiseringerne, skal du sikre dig, at:
Faktureringsmodulet er aktivt i Tribe.
Du har administratorrettigheder, da automatiseringsindstillinger administreres i konfigurationen.
Fakturaer har en forfaldsdato indstillet.Påmindelser udløses baseret på forfaldsdato, så fakturaer uden en vil ikke blive inkluderet.
Sådan aktiveres påmindelsesautomatiseringerne
Naviger til Konfiguration.
Vælg Aktiviteter, og klik derefter på Faktura.
Åbn fanen Automatiseringer.
Aktiver begge automatiseringer ved at bruge toggle-knap.
Begge automatiseringer er nu aktive.De vil køre dagligt og sende påmindelser til alle fakturaer, der opfylder betingelserne nedenfor.
Betingelser for påmindelse-trigger
Hver automatisering tjekker et specifikt sæt betingelser, før den sender.Alle betingelser skal være opfyldt for at en påmindelse kan sendes.
1. påmindelse
Fakturastatus er Sendt
Muligheden Ikke påmind er ikke aktiveret på kunden
Forfaldsdatoen svarer til den nuværende dato minus 1 dag (dvs. fakturaen er 1 dag forsinket)
Efter den 1. påmindelse er sendt, opdateres fakturastatus automatisk til 1. påmindelse.
2. påmindelse
Fakturastatus er 1. påmindelse
Muligheden Ikke påmind er ikke aktiveret på kunden
Forfaldsdatoen svarer til den nuværende dato minus 7 dage (dvs. fakturaen er 7 dage forsinket)
Efter den 2. påmindelse er sendt, opdateres fakturastatus automatisk til 2. påmindelse.
Bemærk: Fakturastatus ændres — tilSendt,1. påmindelse, eller2. påmindelse — registreres som faseændringer iændringslog, selv under den strenge faktureringspolitik. Fakturadokumentet forbliver låst og kan ikke redigeres efter sending.
Udelukke specifikke relationer fra påmindelser
Ikke alle kunder bør modtage automatiserede påmindelser.Du kan undtage individuelle relationer ved at aktivere Ikke send påmindelser skyderen på kundekortet.Fakturaer knyttet til den relation vil blive sprunget over af begge automatiseringer.
Dette er nyttigt for kunder med aftalte betalingsbetingelser uden for den standard tidsplan, eller for relationer, du foretrækker at følge op med personligt.
Hurtig oversigt
Tribes påmindelsesautomatiseringer aktiveres én gang i Faktura inden Aktiviteter, og derefter vælge Automatiseringer.Når de er aktive, sendes den første påmindelse, når en faktura er 1 dag forsinket, og den anden påmindelse sendes, når den er 7 dage forsinket.Begge automatiseringer tjekker dagligt, opdaterer fakturastatus automatisk, og vedhæfter en kopi af fakturaen.Individuelle kunder kan udelukkes ved at bruge Ikke send påmindelser skyderen på deres kundekort.