En struktureret salgsproces kræver klart ejerskab og adgangskontrol. Denne guide viser dig, hvor du kan finde Tribes standarddokumentation om roller og rettigheder, og hvordan du anvender denne ramme specifikt til fakturering. Du kan bruge dette, når du definerer, hvem der kan oprette, redigere eller se fakturaer, eller når du adskiller ansvar mellem salgs- og finanshold. Ved at følge denne guide vil du være i stand til at konfigurere rollebaseret adgang til fakturering på en måde, der holder din proces både effektiv og sikker.
Baggrund og kontekst
I Tribe bestemmer rettigheder, hvilke handlinger en bruger kan udføre, såsom at læse, oprette, redigere eller slette data.Roller er samlinger af de rettigheder, du tildeler medarbejdere.Ved at kombinere roller kan du skræddersy adgangsniveauer på tværs af din organisation uden at konfigurere indstillinger pr. enkeltperson.
Der findes to standard brugertyper i Tribe: Administrator og Bruger.Administratorer har adgang til alle konfigurations- og kontoindstillinger. Regelmæssige brugere kan få adgang til standard CRM-funktionalitet, og deres rettigheder justeres derfra gennem roller.
Når det kommer til fakturering, betyder denne skelnen noget.Ikke hver teammedlem, der arbejder med en salgsmulighed, bør kunne oprette eller redigere en faktura.At definere disse grænser på forhånd holder din faktureringsproces kontrolleret og dine data konsistente.
Hvor du kan finde standarddokumentationen
Tribes fulde referenceguide om roller og rettigheder dækker den komplette tilladelsesstruktur: hvordan rettigheder er organiseret i lag, hvordan arv fungerer på tværs af enheds- og felt niveauer, hvordan man opretter en rolle, og hvordan man gennemgår de effektive rettigheder for en individuel medarbejder.
Før du konfigurerer faktureringsspecifik adgang, skal du gøre dig bekendt med den guide:
Læs:Hvis du har brug for mere viden om rettigheder og roller, kan du tjekke denne artikel Hvordan håndterer jeg rettigheder og roller i Tribe?
Den artikel forklarer de fem tilladelsestyper, der er tilgængelige inden for hver rolle:
Læse
Opret
Rediger
Slet
Eksporter
Det dækker også, hvordan rettigheder er struktureret i lag på tværs af relationer, aktivitetstyper, skabeloner, valg lister og konfiguration, og hvordan hver tilladelse kan være i en af tre tilstande: udstedt, nægtet eller ikke tilgængelig.
Vidste du?
Når en medarbejder er tildelt flere roller, kombineres alle tildelte rettigheder.Enhver tildelt tilladelse overskriver altid en nægtet fra en anden rolle.Dette betyder, at du sikkert kan lagre en faktureringsspecifik rolle oven på en generel brugerrolle uden at miste eksisterende adgang.
Anvendelse af rettigheder til fakturering
I Tribe er fakturaer en aktivitet type.Faktura-relaterede tilladelser findes derfor inden for Aktiviteter sektionen, når du konfigurerer en rolle.Du kan kontrollere adgang på enhed niveau (faktura aktivitetstypen som helhed) og på felt niveau (individuelle fakturafelter som beløb, status eller betalingsbetingelser).
Et praktisk udgangspunkt er at tænke igennem de forskellige ansvar i din faktureringsproces og matche dem til tilladelsesniveauer:
Salgs team: har typisk brug for Læs adgang til fakturaer for at spore, hvad der er blevet faktureret mod en mulighed. I nogle organisationer får salgsbrugere også tildelt Opret rettigheder på faktura aktiviteten, så de kan forberede en Fakturaudkast direkte efter at have lukket en handel. Dette giver dem mulighed for at udfylde fakturadatoen og få fakturaen klar til finans til at gennemgå og sende. At sende fakturadokumentet selv bør forblive finansholdets ansvar. Om salgsbrugere har brug for Opret rettigheder afhænger af din organisations arbejdsmetode.
Finans eller administration: har brug for Opret og Rediger rettigheder for at generere fakturaer, opdatere betalingsstatus og håndtere rettelser.
Ledelse eller rapporteringsroller: kan have brug for Læs og Eksporter rettigheder for at køre finansielle rapporter fra fakturadata, uden mulighed for at foretage ændringer.
Faktura skabeloner — både PDF flet skabeloner og e-mail skabeloner — har deres egne rettigheder under denSkabeloner sektionen inden for en rolle. Hvis en bruger har brug for at sende fakturaer ved hjælp af en specifik skabelon, skal deres rolle inkludere Læs adgang til den skabelon. Rediger rettigheder på en skabelon bør begrænses til de personer, der er ansvarlige for at opretholde dine dokumentstandarder.
Bemærk: Eksportrettigheder for fakturaer styres under denGenerel sektion af en rolle og anvende på tværs af alle enheder i den rolle. Hvis du fjerner eksportrettigheder, påvirker det alle enheder — ikke kun fakturaer. Vær bevidst, når du bruger denne indstilling.
Tips og bedste praksis
Brug en basisrolle plus en topping tilgang. Start med en grundlæggende rolle, der dækker, hvad de fleste brugere har brug for — for eksempel Læs adgang til fakturaer som en del af en generel CRM rolle. Opret derefter en separat faktureringsrolle, der tilføjer Opret og Rediger rettigheder, og tildel den kun til de personer, der har brug for det. Dette holder din rollekonstruktion ren og lettere at vedligeholde, efterhånden som dit team vokser.
Hold rollenavne klare og beskrivende. En rolle kaldet "Finans — Fakturastyring" er lettere at revidere og tildele end en generisk "Rolle 2." Dette er især vigtigt, når du gennemgår adgang under teamændringer eller revisioner.
Gennemgå adgangsrettigheder regelmæssigt. Efterhånden som din organisation vokser eller processer ændrer sig, kan adgang, der gav mening i starten, ikke længere være passende. Tjek de effektive rettigheder pr. medarbejder ved at bruge nøgleikonet i Konfiguration > Brugere & Rettigheder > Medarbejdere for at bekræfte, at intet er driftet.
Begræns Slet rettigheder som standard. At slette en faktura er sjældent den rigtige handling — i de fleste tilfælde er en kreditfaktura den korrekte korrigeringsvej. Forbehold Slet rettigheder til administratorer kun, eller fjern dem helt fra faktureringsroller.
Test før udrulning. Efter at have konfigureret en ny faktureringsrolle, skal du verificere den ved at tjekke de effektive rettigheder for en testbruger, før du tildeler den til hele teamet. Uventet arv fra højere tilladelsesniveauer er let at fange på dette stadium.
Hurtig oversigt
Tribes roller og rettigheder ramme giver dig præcis kontrol over, hvem der kan interagere med fakturaer og hvordan.Fakturaer er en aktivitetstype i Tribe, så deres tilladelser findes i Aktiviteter sektionen af en rolle.Faktura skabeloner administreres separat under Skabeloner.Den mest effektive tilgang er at bygge en basisrolle for generel adgang og lagre faktureringsspecifikke tilladelser oven på for de brugere, der har brug for dem.Gennemgå standarddokumentationen om rettigheder og roller for det fulde billede, og brug oversigten over effektive rettigheder pr. medarbejder til at validere din opsætning, før du går live.