Denne instruktion forklarer, hvordan du opsætter automatiserede betalingspåmindelser og fakturatracking i Tribe. Du bruger denne instruktion, når dine faktura- og e-mail-skabeloner er på plads, og du er klar til at automatisere din opfølgningsproces. Ved at fuldføre denne instruktion vil dit team bruge mindre tid på manuel opfølgning og have et klart, realtidsbillede af alle udestående fakturaer.
Ser tingene lidt anderledes ud? Vi ruller en ny grænseflade ud, og din konto kan allerede have den! Hvis trinene her ikke matcher det, du ser, så gå over til Hvordan bruger jeg stammens nye layout - fanebladsbaseret brugerflade? for den opdaterede version af denne vejledning.
Før du starter
Før du konfigurerer dine påmindelser, så tag et øjeblik til at definere din opfølgningsstrategi.At have klarhed om dette på forhånd gør konfigurationen hurtigere og sikrer, at resultatet matcher, hvordan din organisation arbejder.
Hvor mange påmindelser vil du sende? En almindelig tilgang er en første venlig påmindelse kort efter forfaldsdatoen, efterfulgt af en mere formel anden påmindelse, og en sidste meddelelse, hvis betaling stadig er udestående.
Hvilken tone skal hver påmindelse have? Den første påmindelse antager typisk en oversigt og holder en høflig tone. Efterfølgende påmindelser kan være mere direkte. En klar optrapning i tonen — understøttet af separate e-mail-skabeloner pr. påmindelsesfase — er mere effektiv end at sende den samme besked gentagne gange.
Hvem skal være opmærksom internt? Overvej, om dit finanshold, kontoadministrator eller begge skal underrettes, når en påmindelse sendes, så den rette person kan følge op personligt, hvis det er nødvendigt.
1.Opsæt betalingspåmindelser i Tribe
Med din påmindelsesstrategi defineret, konfigurerer du den automatiserede påmindelsesplan i Tribe ved at aktivere de automatiseringer, du ønsker at bruge.
Sørg for, at dine e-mail-skabeloner for hver påmindelsesfase er konfigureret som ønsket, før du begynder. Hvis du endnu ikke har oprettet dem, henvises der tilbage til Instruktion 3: Opret dine fakturaskabeloner og e-mail-skabeloner.
2.Spor fakturaer ved hjælp af dashboards og widgets
Påmindelser håndterer den automatiserede del af betalingsopfølgningen, men dit team har også brug for synlighed i den overordnede tilstand af din fakturering.Dashboards og widgets i Tribe giver dig et realtidsoverblik over fakturastatus, hvilket hjælper dig med at prioritere opfølgning og opdage potentielle problemer, før de bliver til problemer.
Fakturering-dashboardet inkluderer standardwidgets som Fakturaer pr. fase, som viser fordelingen af fakturaer på tværs af statusser som udkast, sendt, betalt og forfalden — hvilket giver dig en hurtig sundhedstjek af din faktureringsproces.
Tænk over, hvad du og dit team har brug for at se ved første øjekast, og byg videre på standarderne ved at tilføje widgets og visninger fra biblioteket.
Nyttige eksempler at overveje:
Udestående fakturaer | Alle fakturaer sendt, men endnu ikke betalt, grupperet eller sorteret efter forfaldsdato |
Forfaldne fakturaer | fakturaer, der er overskredet deres forfaldsdato, som kræver øjeblikkelig opmærksomhed, ideelt set viser, hvor mange dage hver enkelt er forfalden |
Indtægtsoversigt | en opsummering af fakturerede beløb over en given periode, der hjælper dig med at spore faktureringsaktivitet og sammenligne med mål |
At gennemgå dit dashboard regelmæssigt holder dit team på linje med betalingsstatus uden at skulle grave igennem individuelle poster.
Tips og bedste praksis
Hold din påmindelsessekvens simpel — to faser er tilstrækkelige for de fleste organisationer. Flere påmindelser fører ikke nødvendigvis til hurtigere betaling og kan skade kundeforhold.
Match altid tonen i din påmindelses-e-mail til den fase, den repræsenterer. En sidste meddelelse, der lyder som en venlig påmindelse, underminerer dens hastende karakter; en første påmindelse, der lyder som en juridisk trussel, skader goodwill unødigt.
Gennemgå dit dashboard for forfaldne fakturaer regelmæssigt — ideelt set på et fast tidspunkt hver uge. Konsistent gennemgang gør dashboardet til et pålideligt styringsværktøj snarere end et reaktivt.
Hvis en kunde konsekvent ignorerer automatiserede påmindelser, er et personligt opkald eller e-mail fra kontoadministratoren ofte mere effektivt end at tilføje endnu en automatiseret fase.
Genbesøg din påmindelsesopsætning periodisk. Hvis en bestemt fase sjældent er effektiv, så juster timingen eller tonen i stedet for at acceptere det som en given.
Hurtig oversigt
Automatiserede påmindelser og klare dashboards skaber tilsammen en betalingsopfølgningsproces, der er konsekvent, effektiv og nem at administrere.Ved at fuldføre denne instruktion bruger dit team mindre tid på manuel opfølgning og har altid et klart billede af, hvor tingene står.
Fortsæt til næste instruktion: Instruktion 5: Forbind din regnskabssoftware