Dette trin forklarer, hvordan du får dit team med ombord efter at have afsluttet opsætningen af faktureringsmodulet. Det hjælper dig med at definere brugerroller og adgangsrettigheder, introducere slutbrugere til faktureringsarbejdsgangen og opbygge de daglige vaner, der holder din proces kørende glat. Ved at følge denne vejledning vil dit team føle sig selvsikkert, støttet og klar til at arbejde med faktureringsmodulet fra dag ét.
Ser tingene lidt anderledes ud? Vi ruller en ny grænseflade ud, og din konto kan allerede have den! Hvis trinene her ikke matcher det, du ser, så gå over til Hvordan bruger jeg stammens nye layout - fanebladsbaseret brugerflade? for den opdaterede version af denne vejledning.
1.Definer brugerroller og tilknyttede rettigheder
Ikke alle i din organisation har brug for samme niveau af adgang til faktureringsdata.At definere roller og rettigheder omhyggeligt sikrer, at din faktureringsarbejdsgang kører glat, mens følsomme finansielle oplysninger forbliver beskyttede.
Før du indstiller tilladelser, tænk over følgende:
Hvem kan oprette og redigere fakturaer? Er dette begrænset til et finanshold eller kontorleder, eller skal alle brugere kunne oprette en udkastfaktura?
Hvem kan sende fakturaer og kreditnotaer? At sende et dokument til en kunde er en betydelig handling. Overvej, om dette skal kræve en specifik rolle eller godkendelse.
Hvem kan se fakturadata? Nogle organisationer giver alle brugere læseadgang til fakturastatus, så de kan besvare kundespørgsmål; andre begrænser dette til finansroller.
Hvem kan få adgang til faktureringsrapporter og dashboards? Ledelse og finanshold har typisk brug for fuld synlighed, mens andre brugere måske kun har brug for at se deres egen faktureringsaktivitet.
At tage sig tid til at definere disse grænser nu forhindrer forvirring senere og sikrer, at din faktureringsproces forbliver kontrolleret, efterhånden som dit team vokser.
2.Få kollegerne med ombord
Et godt konfigureret system leverer kun værdi, når det bruges konsekvent.Dette trin handler om at sikre, at dit team forstår faktureringsarbejdsgangen, føler sig trygge ved at bruge den, og opbygger de vaner, der holder dine data nøjagtige og din proces kørende glat.
Introducer slutbrugere til faktureringsarbejdsgangen | Sørg for, at hver slutbruger, der arbejder med fakturaer, ser træningsvideoerne for slutbrugere, før de starter.Disse korte, praktiske videoer fører dem gennem de vigtigste handlinger — fra at oprette en faktura til at spore betalingsstatus — og hjælper dem med at forstå ikke kun hvordan man bruger systemet, men hvorfor hvert trin er vigtigt. |
Organiser en intern træningssession | Ud over videoerne, organiser en kort intern session, hvor brugerne kan stille spørgsmål og øve sig i et sikkert miljø.Brug dette øjeblik til at dele eventuelle organisationsspecifikke aftaler om, hvordan Tribe skal bruges til fakturering. |
Opsæt en adoptionsplan | Konsistent brug sker ikke af sig selv.Overvej følgende elementer:
|
Del med dine kolleger: Brug af faktureringsmodulet i 3 nemme trin[Kommer snart].
Tips og bedste praksis
Hold træningen kort og praktisk — fokuser på de handlinger, slutbrugerne vil udføre hver dag, ikke hver mulig funktion.
Del organisationsspecifikke aftaler skriftligt efter træningssessionen, så brugerne har et referencepunkt at vende tilbage til.
Brug rapportering og dashboards til at overvåge adoptionen i de første uger — ikke for at kontrollere dit team, men for at identificere, hvor ekstra støtte er nødvendig.
Gør det nemt at stille spørgsmål.En delt kanal eller en udpeget intern kontakt reducerer tøven og hjælper brugerne med at opbygge selvtillid hurtigere.
Gennemgå din rolle- og rettighedsopsætning periodisk, efterhånden som dit team vokser, eller din faktureringsproces udvikler sig.
Hurtig oversigt
At gøre Tribe til en del af det daglige arbejde kræver mere end god konfiguration.Ved at definere de rigtige roller, træne dit team og lægge en adoptionsplan på plads, sikrer du, at faktureringsmodulet bliver en naturlig og betroet del af det daglige arbejde.
Du har afsluttet den fulde opsætning af faktureringsmodulet.Klar til at begynde at bruge Tribe til fakturering hver dag?Sørg for, at dine slutbrugere tjekker Brug af Tribe faktureringsmodul: Træning for slutbrugere [kommer snart].