Dette trin forklarer, hvordan du forbereder de byggesten, som dine fakturaer vil være afhængige af: din produktkatalog, eventuelle yderligere fakturafelter, din organisation har brug for, og automatiseret fakturanummerering. Gennemfør dette trin, før du begynder at oprette fakturaer.
Ser tingene lidt anderledes ud? Vi ruller en ny grænseflade ud, og din konto kan allerede have den! Hvis trinene her ikke matcher det, du ser, så gå over til Hvordan bruger jeg stammens nye layout - fanebladsbaseret brugerflade? for den opdaterede version af denne vejledning.
1.Konfigurer produkter til fakturering
Produkter vises som linjeposter på dine fakturaer.Hvis du allerede har konfigureret Salg-modulet, har du muligvis gjort dette trin der.Tjek dit produktkatalog, før du starter.I dette trin administrerer du det fulde katalog: opretter produkter, redigerer beskrivelser og priser, og fjerner varer, der ikke længere tilbydes.Et rent, opdateret katalog betyder mindre manuel indtastning, når du opretter fakturaer.
2.Tilføj yderligere fakturadetaljefelter (valgfrit)
Tribe dækker de standard fakturafelter fra starten.Hvis din organisation eller dine kunder kræver mere, kan du tilføje dem til fakturaaktiviteten.Tilføj kun felter, der vil blive brugt konsekvent — hvert ekstra felt tilføjer arbejde for slutbrugerne.
Almindelige eksempler: PO-nummer, internt reference nummer, omkostningscenter, kontraktnummer, momsfradragsreference.
3. Konfigurer automatiseret fakturanummerering
Automatiseret nummerering sikrer, at hver faktura får et unikt, konsekvent nummer uden manuel indtastning.I Tribe definerer du et præfiks (f.eks."INV-" eller "2025-"), et startnummer, og Tribe øger derfra automatisk.
Før du konfigurerer, skal du tjekke de lovgivningsmæssige krav, der gælder for din organisation.I de fleste EU-lande skal fakturanumre være sekventielle og uden huller.Hvis du fakturerer på tværs af flere enheder, skal du overveje, om hver enkelt har brug for en separat nummereringsserie.Ændring af dit format midt på året kan komplicere regnskab og skatterapportering, så opsæt dette omhyggeligt fra starten.
Tips og bedste praksis
Involver de personer, der opretter fakturaer dagligt, når du gennemgår dit produktkatalog — de ved, hvad der mangler, er forældet eller forvirrende.
Før du tilføjer et nyt fakturafelt, skal du tjekke, om informationen kunne gå ind i et eksisterende felt.Mindre er mere.
Hvis du migrerer fra et andet system, skal du beslutte på forhånd, om du vil fortsætte din eksisterende nummereringsserie eller starte forfra — og dokumentere den beslutning til dit finanshold.
Test ved at oprette en udkastfaktura, før du går live: bekræft, at de rigtige produkter vises, alle felter er tilgængelige, og fakturanummeret tildeles korrekt.
Hurtig oversigt
Dine produkter er klar, eventuelle yderligere felter er på plads, og fakturanummereringen er konfigureret.Alt, hvad dit team har brug for for at oprette nøjagtige, konsekvente fakturaer, er nu i orden.
Fortsæt til næste trin: Trin 3: Opret dine fakturaskabeloner og e-mail-skabeloner