Dette er modul 1 af Tribe Administrator Træning. At administrere brugere og tilladelser er dit mest grundlæggende ansvar som administrator. Hver kollega, der arbejder i Tribe, har brug for en konto, og den rolle, der tildeles den konto, bestemmer præcist, hvad de kan se, redigere og gøre. At få dette rigtigt fra starten forhindrer forvirring, beskytter følsomme data og sikrer, at hver bruger har de værktøjer, de har brug for.
Forstå tilladelsessystemet
Før du opretter brugere, er det nyttigt at forstå, hvordan Tribe strukturerer adgang.Der er to nøglebegreber.
Roller definerer, hvad en bruger kangøre: hvilke menuer de kan få adgang til, hvilke poster de kan se eller redigere, og hvilke konfigurationsindstillinger der er tilgængelige for dem. Hver bruger skal tildeles mindst én rolle.
Teams definerer, hvad en bruger kanse. Hvis din organisation arbejder med separate afdelinger eller regioner, gør teams det muligt at beskytte data mellem grupper, så hvert team kun ser sine egne poster.
Læs: Hvis du har brug for mere viden om rettigheder og roller, kan du tjekke denne artikel Hvordan håndterer jeg rettigheder og roller i Tribe?
Opret brugere og tildel roller
Når en ny kollega tilslutter sig din organisation, skal du invitere dem til Tribe, tildele den rigtige rolle, eventuelt tilføje dem til et team og verificere resultatet.Den komplette gennemgang af denne proces er dækket i en dedikeret artikel.
Før du starter, skal du altid tjekke, om du har en tilgængelig licens via dit organisationslogo BB Abonnementer og licenser.Og når en kollega forlader, skal du aldrig slette deres brugerkonto.Deaktivering af kontoen forhindrer login, mens den fulde historik over deres aktiviteter i Tribe bevares.
Opgave 1: Opret en ny bruger
Opret en ny brugerkonto ved at bruge en af dine egne e-mailadresser som testbruger, ikke den, der bruges til din admin-konto.
Tildel en eksisterende rolle til brugeren.
Log ind som den bruger i et privat eller inkognito browservindue og tjek, hvad de kan og ikke kan se.
Gå tilbage til din admin-konto og deaktiver testbrugeren.
Opgave 2: Juster en rolle
Find den rolle, du tildelte i Opgave 1.
Fjern adgangen til ét menuitem eller aktivitet.
Log ind igen som testbrugeren og bekræft, at ændringen er synlig.
Gendan den oprindelige tilladelse.
Arbejd med teams
Teams er valgfrie, men værdifulde for organisationer, der har brug for at kontrollere datavisibilitet mellem grupper.For at oprette et team skal du navigere til Konfiguration, derefter vælge Teams, oprette et nyt team, aktivere databeskyttelse, og vælge om du kun vil beskytte aktiviteter eller både relationer og aktiviteter.Du tilføjer derefter medlemmer for at fuldføre opsætningen.
Bemærk! Hvis din organisation ikke bruger databeskyttelse, kan du springe dette trin over.
Opgave 3: Opret et team (valgfrit)
Opret et nyt team og tilføj mindst to brugere.
Gennemgå, om der er eksisterende visninger eller widgets i dit miljø, der bruger team-baseret filtrering.
Konfigurer sikkerhedsindstillinger
At konfigurere brugere og roller er ikke komplet uden at sikre, hvordan de logger ind.Indstillingerne nedenfor gælder for dit samlede miljø.Opsæt dem én gang, og de beskytter automatisk hver bruger.
To-faktor autentificering (2FA)
Tilføjer et andet bekræftelsestrin ved login og reducerer betydeligt risikoen for uautoriseret adgang, selv hvis en adgangskode er kompromitteret.Det anbefales stærkt at aktivere 2FA for alle brugere.
Adgangskodepolitik
Lader dig indstille minimumskrav til adgangskodelængde og kompleksitet, så brugerne ikke kan indstille svage adgangskoder, der sætter dine CRM-data i fare.
Single Sign-On og SCIM
Er avancerede indstillinger for organisationer, der bruger Microsoft Azure AD.Med SSO logger brugerne ind med deres eksisterende virksomhedscertifikater.Med SCIM er brugerprovisionering fuldt automatiseret: oprettelse, opdatering eller deaktivering af en bruger i Azure AD synkroniseres automatisk til Tribe, hvilket fjerner behovet for at administrere brugere på to steder.SSO og SCIM opsættes typisk af en IT-administrator snarere end en funktionel CRM-administrator.Hvis din organisation bruger Azure AD, involver dit IT-team, før du konfigurerer disse indstillinger.
Hurtig oversigt
Dette modul dækker grundlaget for Tribe-administration: hvordan roller og teams kontrollerer adgang og synlighed, hvordan man opretter og administrerer brugerkonti, hvordan man opsætter teams, og hvordan man sikrer dit miljø med autentificering og adgangskodeindstillinger.Med disse på plads har hver bruger i din organisation præcis den adgang, de har brug for.
Modul 1 er færdig. Fortsæt til modul 2: Data & Konfiguration.