Har du brug for hjælp til at installere din nye integration fra markedspladsen? Se denne artikel!
Tribes QuickBooks-integration forbinder dit CRM direkte til en af verdens mest anvendte regnskabsplatforme, hvilket gør det muligt for kundeoptegnelser og fakturaer at flyde automatisk mellem de to systemer. Hvis din virksomhed bruger Tribe til salg og fakturering og QuickBooks til regnskab, fjerner denne integration behovet for manuel dataindtastning på tværs af begge platforme. Den holder kunder, leverandører og betalingsstatusser synkroniseret, så dine optegnelser forbliver nøjagtige og opdaterede uden ekstra indsats. Ved at følge denne guide vil du kunne aktivere integrationen, konfigurere de nødvendige indstillinger og begynde at synkronisere dine data mellem Tribe og QuickBooks.
Indholdsfortegnelse
Hvilke funktionaliteter har integrationen med QuickBooks?
Forudsætninger
Hvordan aktiverer jeg QuickBooks-integration?
Hvilke data synkroniseres?
Hvordan fungerer synkronisering?
Tips og bedste praksis
Fejlfinding
Hvilke funktionaliteter har integrationen med QuickBooks?
QuickBooks-integration består af to komponenter:
relation synkronisering
Faktura synkronisering
relation synkronisering
Når integrationen er aktiveret, bliver kunder og leverandører fra QuickBooks automatisk indlæst i Tribe CRM under den indledende synkronisering.Der udføres en duplikatkontrol på de eksisterende relationer i Tribe. Denne kontrol er baseret på et unikt ID fra QuickBooks.Hvis dette ikke findes, udføres en yderligere kontrol baseret på debitor- eller kreditornummeret.
Efter den indledende synkronisering opdateres nye relationer og ændringer i eksisterende relationsdata automatisk.Dette gælder både fra Tribe CRM til QuickBooks og omvendt.Synkroniseringen er baseret på det unikke ID i QuickBooks.
En ny kunde eller leverandør modtager altid et debitor- eller kreditornummer i Tribe. Hvis QuickBooks genererer et debitor- eller kreditor-nummer, overskrives nummeret i Tribe med det debitor- eller kreditor-nummer, der er tildelt af QuickBooks.
Faktura synkronisering
Når en fakturastatus ændres til "Sendt", vil det automatisk synkronisere som en bogført faktura til QuickBooks. Vi sikrer, at du har alle nødvendige oplysninger ved at tilføje alle relevante oplysninger til den bogførte faktura, såsom dato, faktura og produktlinjer. Faktura-PDF'er fra Tribe sendes også til QuickBooks som vedhæftninger.
Bemærk: Faktura-synkronisering kan også udløses manuelt ved at klikke på "Synkroniser" knappen på fakturaen. Denne knap er tilgængelig, når "Send faktura fra eksternt system" er aktiveret i fakturamenuen.
Forudsætninger
Før du aktiverer integrationen, skal du sikre dig, at følgende er på plads:
En aktiv QuickBooks konto med adminadgang til at godkende forbindelsen.
Pakke Salgs er aktiveret i din Tribe-instans.
MOMS grupper er konfigureret i både Tribe og QuickBooks, klar til at blive kortlagt.
Generelle konti (GL) er tildelt produkter eller MOMS grupper i Tribe.
Alle kunde- og leverandøradresser inkluderer en gade, postnummer, by og land.
Sådan aktiveres QuickBooks integrationen
Naviger til Markedspladsen i Tribe.
Find QuickBooks Accounting og klik på Installer.
Følg autentificeringsprompten for at oprette forbindelse via Chift.Dette bruger en sikker OAuth 2.0 flow — Chift håndterer QuickBooks samtykkeprocessen på dine vegne.
Når du er autentificeret, kortlæg dine MOMS grupper mellem Tribe og QuickBooks ved hjælp af de angivne kortlægningsfelter.
Bekræft, at Generelle konti er tildelt dine produkter eller MOMS grupper.Disse er nødvendige for, at fakturaeksporten fungerer korrekt.
Valgfrit, aktiver Leverandør synkronisering, hvis du ønsker at importere leverandørposter fra QuickBooks til Tribe.Dette er deaktiveret som standard.
Klik på Start initial synkronisering knappen for at begynde den første fulde synkronisering af dine kunder, personer og leverandører.
Hvilke data synkroniseres?
Tabellen nedenfor skitserer, hvilke data der flyder mellem Tribe og QuickBooks, og i hvilken retning.
Tribe | QuickBooks | Tribe → QuickBooks | QuickBooks → Tribe |
Organisation (kunde) | Kunde (konto) | Ja | Ja — hver 10. minut |
Person (kunde) | Kunde (konto) | Ja | Ja — hver 10. minut |
Organisation (leverandør) | Leverandør | Nej | Ja — hver 10. minut |
Faktura + Linjer | Salgsindgang | Ja | Nej |
Faktura (betalingsstatus) | Betaling | Nej | Ja — dagligt kl. 03:00 |
Generelt hovedbogskonto | Kontoplan | Nej | Ja (kun indtægtstype) |
Momsgruppe | Momsrate | Nej | Ja |
Faktura (PDF-vedhæftning) | Base64 PDF | Ja | Nej |
Hvordan fungerer synkronisering?
Synkronisering mellem Tribe og QuickBooks kører på forskellige tidsplaner afhængigt af den type data, der er involveret.
Initial synkronisering kører én gang, når du aktiverer integrationen og dækker alle eksisterende kunder, personer og leverandører.
Kunde- og personposter synkroniseres inkrementelt hver 10. minut, og næsten øjeblikkeligt når der foretages en ændring i Tribe.
Fakturaer eksporteres til QuickBooks i næsten realtid, når en oprettes eller opdateres i Tribe.
Betalingsstatusser opdateres i Tribe én gang dagligt kl. 3:00, baseret på betalingsdata fra QuickBooks.
Bemærk: En faktura betragtes som betalt, når de samlede modtagne betalinger er inden for €0,05 af fakturaens beløb. Hvis en kundeoptegnelse ikke er blevet oprettet i QuickBooks, når en faktura eksporteres, vil systemet først stille optegnelsen i kø og forsøge at eksportere fakturaen igen efter 120 sekunder.
Tips og bedste praksis
Kortlæg alle MOMS grupper, før du eksporterer nogen fakturaer.Manglende kortlægninger vil forårsage fejl ved fakturasynkronisering.
Tildel en Generel konto til hvert produkt, der bruges i fakturaer.Hvor der ikke er indstillet en produkt Generel konto, falder systemet tilbage til MOMS gruppens Generelle konto.
Sørg for, at alle adresser er komplette — gade, postnummer, by og land — for at undgå synkroniseringsfejl på kunde- og leverandørposter.
Aktiver leverandør synkronisering kun, hvis du aktivt administrerer leverandørposter i QuickBooks og ønsker at se dem afspejlet i Tribe.
Fejlfinding
Fakturaeksport fejler
Bekræft, at alle MOMS grupper, der bruges i fakturaen, er kortlagt til en QuickBooks MOMS sats, og at hvert produkt på fakturaen har en Generel konto tildelt.Synkroniseringsfejlmeddelelser i Tribe inkluderer en beskrivelse af den manglende konfiguration.
Kunde- eller leverandørposter vises ikke i QuickBooks
Kontroller, at adressefelterne er komplette.Posteringer med manglende gade, postnummer, by eller land synkroniseres muligvis ikke korrekt.
Betalingsstatus opdateres ikke i Tribe
Betalingsstatusser synkroniseres én gang dagligt kl. 3:00.Hvis status ikke er blevet opdateret den følgende dag, skal du bekræfte, at fakturaen ikke er i udkaststatus, og at de samlede betalinger i QuickBooks er inden for €0,05 af fakturaens samlede beløb.
Forbindelsesproblemer efter opsætning
Hvis OAuth-forbindelsen til QuickBooks bliver ugyldig, skal du vende tilbage tilMarkedspladsen, åbne QuickBooks Accounting connectoren, og re-autentificere via Chift.QuickBooks Accounting connector, og genautentificer via Chift.
Hurtig oversigt
QuickBooks integrationen forbinder Tribe CRM til QuickBooks via Chift, synkroniserer kunder, leverandører, fakturaer og betalingsstatusser mellem de to systemer.Når den er aktiveret og konfigureret med de korrekte MOMS gruppe kortlægninger og Generelle konti, flyder data automatisk med minimal manuel input krævet.Denne integration er velegnet til enhver virksomhed, der bruger begge platforme og fjerner behovet for at administrere optegnelser på to steder separat.