Denne artikel er en del af Modul 3: E-mail og dokumentskabeloner i Administratoruddannelsen. Før du begynder at opbygge skabeloner i Tribe, er det vigtigt at forstå, hvad hver type gør, hvor du finder den i Konfiguration, og hvornår du skal bruge den ene frem for den anden. At vælge den rigtige type fra starten vil spare tid og forhindre forvirring senere.
Tribe har to typer skabeloner: e-mailskabeloner og dokumentskabeloner.De fungerer forskelligt, findes forskellige steder i Konfiguration, og tjener forskellige formål.
e-mail Skabeloner
E-mailskabeloner er til at sende beskeder.Når en bruger vælger en e-mailskabelon i Tribe, åbner den en forudfyldt e-mail, som de kan gennemgå og sende direkte til en kontakt.
Hvor de findes:
Konfiguration E-mails og kampagner E-mailskabeloner.
Nøglekarakteristika:
Sendes direkte fra Tribe som en e-mail til en kontakt.
Generel i omfang tilgængelig fra hvor som helst i Tribe, inklusiv relationer, muligheder, projekter og supportsager.
Understøtter fletfelter, der henter data fra den kontekst, de bruges i.
Kan have en standardafsender og en standard emnelinje.
Bør organiseres i kategorier og underkategorier for nem adgang.
Typiske anvendelsestilfælde:
Opfølgnings-e-mail efter et møde eller opkald.
Tilbuddækkende e-mail sendt sammen med dokumentet.
Aftale bekræftelse.
Svar på supportsag.
Kampagne-e-mails sendt til et udvalg af relationer.
Tip til ticketing: Hvis din organisation bruger Ticketing-modulet, skal du lade emnet for dine supportsabeloner være tomt. Tribe indsætter automatisk ticketnummeret i emnelinjen, hvilket sikrer, at kundens svar er knyttet til den rigtige ticket.
Dokumentskabeloner
Dokumentskabeloner producerer et formateret output.Brugere genererer dokumentet fra en specifik aktivitet, hvorefter de kan downloade, forhåndsvise eller sende det som vedhæftning.
Hvor de findes:
Konfiguration den relevante aktivitetstype (for eksempel, Salg Tilbudsskabeloner, eller Fakturaer Fakturaskabeloner).
Nøglekarakteristika:
Er altid knyttet til en specifik aktivitetstype såsom et tilbud, en faktura eller en arbejdsordre.
Producerer et downloadbart eller printbart dokument, ikke en direkte e-mail.
Understøtter alle skabelonblokke, inklusive produktlinjeblokke til specificerede lister.
Kan forhåndsvises med reelle data fra en faktisk post.
Tilgængelig for brugere fra den relevante aktivitet.
Typiske anvendelsestilfælde:
Tilbud eller tilbudsdokument.
Faktura.
Arbejdsordre.
Leveringsbekræftelse.
Kontrakt eller aftale
Valg mellem de to
Brug tabellen nedenfor til at beslutte, hvilken type der passer til din situation.
Situation | Brug |
Sende en besked direkte til en kontakt | E-mailskabelon |
Producere en PDF til at vedhæfte, downloade eller printe | Dokumentskabelon |
Et tilbudsdækkende brev sendt via e-mail | E-mailskabelon |
Selve tilbudsdokumentet | Dokumentskabelon |
Et standard svar på en supportsag | E-mailskabelon |
En faktura | Dokumentskabelon |
I praksis bruger tilbud og fakturaer ofte begge: en dokumentskabelon til den formaterede PDF og en e-mailskabelon til den ledsagende besked, der følger med.Disse er to separate skabeloner, der arbejder sammen.
Hurtig oversigt
E-mailskabeloner sender beskeder.Dokumentskabeloner producerer formateret output.Begge findes i Konfiguration, men i forskellige sektioner, og bruges på forskellige tidspunkter i arbejdsgangen.At vide, hvilken type du har brug for, før du begynder at opbygge, vil holde din opsætning ren og dine brugere i kontrol.