Introduktion
En af styrkerne ved at integrere Tribe og Office 365 er at de så fungerer som et samlet program, hvor dine aftaler i begge kalendere automatisk er synkroniserede. På den måde har du altid et opdateret overblik over dine aftaler begge steder, og forbindelsen virker begge veje.
Det vil sige, at hvis du tilføjer en ny aftale i Tribe, så bliver den automatisk registreret i din Outlook-kalender med alle de vigtige detaljer, og hvis du opretter en aftale i Outlook, så vises den også automatisk i Tribe. I Outlook har du også mulighed for at linke aftalen direkte til en relation.
Hvordan forbinder jeg min kalender?
Hvordan laver jeg en ny aftale/møde i kalenderen?
Hvordan ændrer jeg en aftale?
Vigtig information til systemadministratoren
1 Hvordan forbinder jeg min kalender?
Gå til Markedsplads øverst til højre i menulinjen og klik på fanen Email og kalender og derefter på Microsoft Office 365.
Tribe CRM – forbind Office 365
Tryk derefter på knappen Aktiver.
Vælg Outlook-kalendermodulet og tryk på knappen Giv tilladelser.
Indtast derefter dine Office 365-data for at aktivere.
Tribe CRM – forbind Office 365
2 Hvordan laver jeg en ny kalenderaftale/møde?
Du kan oprette en aftale enten i din Outlook-kalender eller i Tribe-kalenderen. Det er ligegyldigt, hvilket af de to programmer du opretter en aftale i, da Tribe synkroniserer kalenderne med hinanden i realtid.
Fra Tribe-kalenderen
I dit CRM-system vil du have det størst mulige overblik over alle kontaktpunkter med din kunde, inklusive alle dine aftaler. Kalender-widgetten på dit dashboard giver dig det overblik og giver dig mulighed for at oprette aftaler direkte herfra.
Vælg dagen og tidspunktet og vælg så Aftale i den pop-up, der kommer. Her vælger du relationen (kunde, lead eller andet) og indtaster de øvrige oplysninger, som er relevante. Denne aftale tilføjes automatisk til din Outlook-kalender.
Vigtigt at vide!
Dine aftaler i Tribe bliver altid automatisk synkroniseret med Outlook-kalenderen. Opgaver i Tribe synkroniseres ikke som standard. Det sker kun, når du aktiverer Inkludér i kalender i en opgave.
Fra din Outlook-kalender
Som tidligere nævnt giver kalender-widgetten i Tribe dig indsigt i alle aftaler. Det gælder også de aftaler, du har oprettet i Outlook. Som standard bliver alle Outlook-aftaler straks synkroniseret med din Tribe-kalender med korrekt dato og klokkeslæt. På den måde kan du også se i Tribe, om du er ledig på en bestemt dag og et bestemt tidspunkt og undgå at booke dobbeltaftaler.
Nogle aftaler i Outlook vil være relateret til relationer (kunder, leads, osv.) i dit CRM-system. Når du opretter en aftale i Outlook, kan du derfor linke aftalen direkte til den rigtige relation i Tribe. At linke en relation til en Outlook-aftale kan gøres på to måder:
1. Automatisk via en invitation i Outlook
Opret en ny aftale (eller åbn en eksisterende) i Outlook og klik på knappen Inviter deltagere. Indtast derefter vedkommendes e-mailadresse og tryk på Tribe-ikonet. Tryk på knappen Registrer aftale i Tribe CRM i sidepanelet. Baseret på e-mailadressen bliver den korrekte relation slået op i Tribe. Indtast de sidste oplysninger og gem aftalen.
2. Manuelt i Outlook
Opret en ny aftale (eller åbn en eksisterende) i Outlook. Indtast de korrekte oplysninger, og klik på Tribe CRM-ikonet. Tryk på knappen Registrer aftale i Tribe CRM i sidepanelet. Find then relation som aftalen er linked til eller opret den, hvis relationen endnu ikke findes i Tribe. Indtast de sidste oplysninger og gem aftalen.
4 Hvordan ændrer jeg en aftale?
En aftale kan selvfølgelig blive flyttet, eller nogle gange skal længden af mødet tilpasses. Det er ligegyldigt, hvilken kalender du ændrer aftalen i, da en opdatering i Tribe-kalenderen synkroniseres til Outlook-kalenderen og omvendt. Du kan ændre en aftale ved blot at ændre datoen og/eller klokkeslættet i aftalen. Du kan også trække og slippe for at flytte til en ny dato, forlænge eller forkorte aftalen.
5 Bemærkninger til systemadministratoren
Denne integration kan kun bruges til Exchange Online, altså skal brugeren have en Business Office 365-konto. Hvis Microsoft Exchange on Premise bruges, anbefaler vi vores anden integration, og I kan læse mere om den i artilken Hvordan forbinder jeg min Outlook-kalender (Microsoft Exchange)?
Vær opmærksom på at begge integrationer (Microsoft 365 og On premise) ikke kan være aktive samtidig for den samme bruger!