fakturering i Tribe giver dig mulighed for at håndtere din fakturering effektivt og præcist. Du kan oprette fakturaer direkte fra relationer, aktiviteter eller projekter, sende dem online og følge deres status. Automatisering af påmindelser og udstedelse af kreditfakturaer sikrer, at dine finansielle optegnelser forbliver opdaterede. Ved at følge denne guide vil du lære, sådan du opretter, sender og håndterer fakturaer inden for Tribe.
Indholdsfortegnelse
Forudsætninger for at oprette en faktura
sådan opretter du en fakturaskabelon
sådan Opret en Ny Faktura
sådan tilføjer du produktlinjer til en faktura
sådan eksempel og send en faktura
sådan Tracker Statusen af en Faktura
sådan automatiserer du påmindelser
sådan krediterer du en faktura
Arbejde med salg ordrer i stedet for Fakturaer
fakturering spolitik
Forudsætninger for at oprette en faktura
Før du opretter fakturaer, skal du sikre dig, at:
fakturering modul er aktiveret i Tribe.
Eventuelle nødvendige fakturaskabeloner og e-mail skabeloner er blevet oprettet.
Relaterede moduler, såsom Projekter, arbejdsordrer eller Abonnementer, er aktive, hvis du har til hensigt at oprette fakturaer fra disse aktiviteter.
sådan Opret en fakturaskabelon
Fakturaskabeloner bestemmer formatet og indholdet af dine fakturaer.
Naviger til de relevante vidensbaseartikler om oprettelse og tilpasning af faktura- og e-mail skabeloner.
Opret eller juster en skabelon i henhold til din organisations krav.
note: Ændringer til skabeloner vil gælde for fremtidige fakturaer; du kan foretage individuelle redigeringer, når du opretter en specifik faktura.
sådan Opret en Ny Faktura
Fakturaer kan oprettes direkte fra en relation eller tilknyttede aktiviteter:
Fra en relation:
Åbn den relation, du vil fakturere.
Klik på +Faktura knappen i handlingslinjen (udvid +Mere hvis nødvendigt).
Indtast de nødvendige oplysninger, og vælg den passende fakturaskabelon.
Klik på Gem.
Fra en aktivitet:
Åbn aktivitet (f.eks. projekt, salgsmulighed, arbejdsordre, tidsregistrering, abonnement).
Klik på +Faktura. Alle relevante produktregler og data fra aktiviteten vil overføres automatisk.
sådan tilføjer du produktlinjer til en faktura
Åbn den nyoprettede faktura.
Klik +Produkt for at Tilføj produktlinjer.
Vælg produkter fra produktbogen eller opret et nyt produkt.
Alle tilføjede linjer gemmes automatisk.
sådan eksempel og send en faktura
Klik på eksempel-fanen for at gennemgå fakturaen, inden du sender den.
For at foretage fakturaspecifikke ændringer uden at ændre skabelonen, klik på fanen Rediger.
Klik på Send.
Juster e-mail teksten hvis nødvendigt, og klik derefter på Send igen. fakturanummer og datoen genereres kun, når fakturaen sendes.
note : Som standard sendes fakturaen til relationens finansielle e-mailadresse. Hvis denne er tom, bruges organisationens e-mailadresse eller kontaktpersonens e-mail. Du kan BCC bogholderiet via Konfiguration > fakturering, og indstil standard betalingsbetingelser på samme sted.
sådan Tracker Statusen for en Faktura
Brug fakturering-dashboard til at overvåge fakturaer:
Fakturaer efter fase: Viser alle fakturaer organiseret efter fase, såsom Udkast, Sendt eller påmindelse.
Faktureret: Viser en samlet oversigt over alle fakturaer, der allerede er sendt.
Du kan også oprette tilpassede widgets eller visninger for at overvåge de data, der er mest relevante for din arbejdsgang / workflow.
sådan automatiserer du påmindelser
Tribe kan automatisk sende første og anden påmindelse for ubetalte fakturaer:
Naviger til Konfiguration > Aktiviteter > Faktura.
Åbn fanen automatisering.
Aktiver begge automatiseringer ved at bruge toggle-knap.
Betingelser for påmindelser:
1. påmindelse: Faktura er sendt, ikke markeret Påmind ikke, forfaldsdato = nuværende dato - 1 dag. Status opdateres automatisk til 1. påmindelse efter afsendelse.
2. påmindelse: Fakturaen er i 1. påmindelse status, ikke markeret Påmind ikke, forfaldsdato = nuværende dato - 7 dage. Status opdateres automatisk til 2. påmindelse efter afsendelse.
Vidste du? Du kan udelukke specifikke relationer fra påmindelser ved at Send ikke påmindelser toggle-knap på kundekortet.
sådan krediterer du en faktura
Åbn fakturaen, der skal krediteres.
Klik på punktmenuen i øverste højre hjørne og vælg Kreditfaktura.
Kreditfakturaen vil fremgå som Udkast i tidslinje under Åbne Aktiviteter. Den oprindelige faktura forbliver under Lukkede Aktiviteter med status Crediteret.
Åbn kreditfakturaen og klik på Send for at udstede den.
Arbejde med salg ordrer i stedet for Fakturaer
Hvis din organisation bruger salg ordrer:
Naviger til Konfiguration > fakturering.
Vælg At arbejde med salg ordrer i stedet for fakturaer.
Systemet vil justere sig for at håndtere salg ordrer, mens fakturering modul forbliver aktivt.
fakturering spolitik
Tribe bruger en standard fakturering politik, der er sat til striks fra 1. april 2024:
Når en faktura er sendt, er den 'frosset' og kan ikke redigeres.
Kreditter skal udstedes gennem kreditfaktura-funktionen.
Faseændringer, såsom at markere en påmindelse som sendt, er stadig mulige.
Alle ændringer af fakturaer bliver logget i ændringsloggen.
Organisationer, der bruger Tribe før 1. april 2024, beholder den imødekommende politik som standard. administratorer kan justere politikken når som helst via Konfiguration > Fakturering > Faktureringsindstillinger.
Hurtig oversigt
Tribe gør det muligt for dig at oprette, sende og administrere fakturaer effektivt. Du kan Tilføj produktlinjer, se eksempel og sende fakturaer, automatisere påmindelser og udstede kreditfakturaer, når det er nødvendigt. Guiden forklarer, sådan du bruger alle funktioner, mens du sikrer præcis sporing og overholdelse af din organisations fakturering politik.