modul til supportsager hjælper dig med at håndtere kundesupport-e-mails og anmodninger på en struktureret og pålidelig måde inden for Tribe. Det linker indkommende e-mails direkte til supportsager, hvilket giver dig klart indblik i åbne problemer og igangværende kommunikation. Dette er nyttigt, når du vil holde al service-relateret kontakt organiseret og nem at følge. Ved at følge denne guide vil du forstå, hvordan supportsager fungerer i Tribe, og sådan du bruger det effektivt i daglige supportarbejdsgange.
Indholdsfortegnelse
Hvad gør supportsager-modul?
Hvordan fungerer supportsager i Tribe?
Hvordan behandles e-mails i supportsager modul?
Hvordan inkluderer jeg e-mail-tråde i en supportsag?
Kan jeg linke flere e-mailadresser?
Hvad gør supportsager-modul?
modul til supportsager behandler indkommende support-e-mails direkte i Tribe og konverterer dem til supportsager. Hver indkommende e-mail opretter en ny supportsag eller er knyttet til en eksisterende baseret på afsenderens e-mailadresse.
Hvis afsenderen allerede er kendt som en kontakt i Tribe, bliver e-mailen automatisk knyttet til den relation. E-mails fra ukendte e-mail adresser opbevares separat, så du kan beslutte, om du vil knytte dem til en relation eller fjerne dem. Dette holder dine supportdata nøjagtige og komplette.
note
Ticketing is intended for shared mailboxes, such as . For at linke personlige postkasser, brug Outlook- eller Gmail-pluginet.
Hvordan fungerer supportsager i Tribe?
Efter aktivering af supportsager-modul kan du oprette en eller flere postkasser i konfigurationen. Hver postkasse modtager en unik Tribe e-mailadresse, der bruges til at videresende indkommende e-mails til Tribe.
Instruktioner instruktion for instruktion
Klik på Konfiguration.
Vælg postkasser.
Klik + postkasse.
Indtast et postkasse navn og vælg Gem og Åbn.
Kopier Tribe's postkasse e-mailadresse vist under Indstil postkasse.
Opret en videresendelses regel i din e-mailudbyder for at videresende e-mails til denne adresse.
Under automatisering, vælg hvordan indkommende e-mails skal håndteres:
Opret en supportaktivitet med automatisk svar
Opret en supportaktivitet uden automatisk svar
Send et automatisk svar (uden aktivitet)
Under postkasseindstillingerne vil du se en oversigt over tilknyttede og ikke-tilknyttede e-mails modtaget af denne postkasse.
note: Før du sender e-mails fra Tribe, skal du validere dit e-maildomæne. Dette sikrer, at e-mails leveres korrekt.
Hvordan behandles e-mails i supportsager modul?
Måden, en e-mail behandles på, afhænger af, om afsenderen er kendt i Tribe, og om der er inkluderet et supportsagsnummer.
Indgående e-mails fra kendte kontakter
Hvis afsenderens e-mail adresse matcher en kontakt i Tribe, og postkasse er indstillet til at oprette en supportsag, oprettes en ny supportsag automatisk. supportsag vises i supportdashboard under Ny fase.
Udsendte e-mails fra en supportsag
Når en medarbejder sender en e-mail fra en supportsag, tilføjer Tribe automatisk supportsag nummeret til emnelinjen mellem firkantede parenteser. Hvis kunden svarer, og emnet stadig indeholder dette nummer, tilføjes svaret automatisk til den samme supportsag.
Indgående e-mails fra ukendte kontakter
Hvis afsenderen ikke er genkendt, vises e-mail i Unlinked Emails Per postkasse widget. Derfra kan du åbne e-mailen og linke den til en relation eller slette den, hvis den ikke er relevant.
Hvordan inkluderer jeg e-mail-tråde i en supportsag?
For at holde al e-mail kommunikation knyttet til den rigtige supportsag, skal svar inkludere supportsag nummeret i emnelinjen.
Dette kræver, at to indstillinger konfigureres:
Automatisk nummerering for supportsag aktivitet
E-mail skabeloner der inkluderer supportsag nummeret som et flettefelt i emnet
supportsag nummeret skal altid vises inden for firkantede parenteser, for eksempel [ST20210007]. Når dette er sat op korrekt, bliver alle svar automatisk arkiveret under den rigtige supportsag.
vidste du?
inklusiv supportsag nummeret forhindrer duplikerede supportsager og holder lange e-mail samtaler samlet ét sted.
Kan jeg linke flere e-mailadresser?
Ja, du kan linke flere mailbokse til Tribe. Dette er nyttigt, hvis du understøtter forskellige produkter, afdelinger eller virksomheder, hver med sin egen support e-mailadresse.
For at gøre dette, skal du oprette yderligere postkasser ved at følge de samme instruktioner, som beskrevet tidligere. Hver postkasse kan have sine egne automatisering indstillinger og e-mail videresendelsesregler.
Hurtig oversigt
supportsager-modul forbinder indkommende support-e-mails direkte til supportsager i Tribe. Det sikrer, at al kommunikation gemmes med den rigtige kunde og supportsag, inklusiv svar og e-mailtråde. Ved at opsætte postkasser og supportsag numre skaber du en klar og effektiv support arbejdsgang, der er nem at overvåge og administrere.