Automatisk nummerering i Tribe hjælper dig med at tildele strukturerede numre til relationer og aktiviteter uden manuel arbejde. Det er nyttigt, når du ønsker konsistente identifikatorer som fakturanumre, relation snumre eller debitornumre. Du kan bruge denne funktion til at tilpasse Tribe til din interne administration eller regnskabsproces. Ved at følge denne sådan vil du lære, hvor automatisk nummerering kan bruges, og sådan du konfigurerer det korrekt.
Indholdsfortegnelse
Hvad gør automatisk nummerering?
Hvilke data kan du bruge automatisk nummerering til?
Hvordan sætter du automatisk nummerering op?
Hvordan fungerer nummerelementer og sekvenser?
Hvad gør automatisk nummerering?
Automatisk nummerering tildeler et unikt nummer til en relation eller aktivitet baseret på de regler, du definerer. Nummeret genereres automatisk, når en post oprettes, hvilket reducerer manuel indtastning og forhindrer duplikerede numre. Hver organisation styrer sin egen nummereringsstruktur, så den kan matche eksisterende arbejdsgange / workflows.
Hvilke data kan du bruge automatisk nummerering til?
Du kan bruge automatisk nummerering til både aktiviteter og relationer.
Alle aktiviteter i Tribe inkluderer et talfelt som standard. For de fleste aktiviteter genereres dette nummer allerede automatisk, ofte ved at kombinere året med et sekvensnummer eller året og måneden med et sekvensnummer.
For relationer kan automatisk nummerering aktiveres for felterne Nummer og Debitor Nummer. Disse er ikke aktive som standard og skal konfigureres én gang af en administrator.
Hvordan sætter du automatisk nummerering op?
Du skal have administratorrettigheder for at konfigurere automatisk nummerering.
Klik på Konfiguration.
Vælg Aktiviteter.
Åbn den relevante aktivitet, såsom Faktura.
Vælg fanen Felter.
Find talfelt og vælg Auto Number knappen.
Tilføj nummerelementer ved at vælge Tilføj Element.
Gem nummerdefinitionen.
Når det er gemt, anvender Tribe automatisk nummereringen, når nye poster oprettes.
Hvordan fungerer nummer elementer og sekvenser?
Du bygger et nummer ved at kombinere forskellige elementer. Tilgængelige elementer inkluderer:
Sekvensnummer
Tekst, såsom breve eller specialtegn
Dag [DD]
Måned [MM]
År [YY] eller År [YYYY]
Felt, som indsætter en værdi fra et andet felt, såsom medarbejderinitialer
Du definerer også længden og startværdien af sekvensnummeret.
For eksempel, ved at bruge År [YYYY] med en femcifret sekvens skaber det et nummer som 2025-00001. Hvis nummereringen allerede findes uden for Tribe, kan du indstille startnummeret til at fortsætte fra den sidst brugte værdi, såsom 2025-00045.
Du kan også definere et Konsekutivt Startnummer. Dette bestemmer nulstillingsværdien, når en ny periode starter. For eksempel, at sætte dette til 1 sikrer, at sekvensen genstarter ved begyndelsen af et nyt år.
note: Ændringer i nummereringen påvirker kun nye poster, der oprettes efter opdateringen.
Hurtig oversigt
Automatisk nummerering i Tribe tildeler strukturerede numre til aktiviteter og relationer baseret på de regler, du definerer. administratorer kan konfigurere nummerering ved hjælp af elementer som datoer, tekst, felter og sekvenser. Dette sikrer en konsekvent identifikation af poster, samtidig med at det reducerer manuel indsats og fejl.