Det sker ofte, at den samme type aftale gentages over flere dage, uger eller måneder. I Outlook og Google Kalender bruger man så en gentagende aftale. Denne funktionalitet er nu også tilgængelig i Tribe-kalenderen. De gentagende aftaler fra Tribe synkroniseres automatisk til din Outlook-kalender eller din Google Kalender. Du kan også oprette gentagende aftaler direkte i din eksterne kalender, og disse synkronisering automatisk til Tribe.
Hvordan opretter jeg en gentagen aftale i Tribe?
Hvordan opretter jeg en tilbagevendende aftale i en ekstern kalender?
Nogle grundregler for gentagne aftaler.
Hvordan opretter jeg en gentagen aftale i Tribe?
Ikke helt bekendt med kalenderlinket til Outlook eller Google? Så læs de følgende artikler først:
note! Følgende gælder for alle aktiveringer før 2. september 2022. Det er nødvendigt at genaktivere et allerede aktiveret link for også at hente eksisterende tilbagevendende aftaler fra kalenderen.
Opret en aftale i Tribe, som du er vant til, f.eks. via kalender-widget'en på din arbejdsplads.
Indtast de korrekte oplysninger.
Aktiver toggle-knap er tilbagevendende.
Vælg typen af gentagelse, dagligt, ugentligt, månedligt eller årligt.
Indtast dine opfølgning felter afhængigt af tilbagevendende type, såsom slutdato eller antal tilbagevendelser.
Gem den gentagne aftale.
Gentagende aftaler - Tribe
Dagligt: du bruger denne mulighed til at planlægge en aftale hver dag eller hver x-antal dage. Slutningen på gentagelsen finder sted efter x-antal gentagelser, en specifik dato eller der er ingen slutning.
Ugentligt: du bruger denne mulighed til at oprette et møde, der organiseres hver x-antal uger på en specifik dag eller dage. Når du for eksempel opretter en aftale, der finder sted hver anden uge på mandage. Slutningen finder sted efter et antal gentagelser, en specifik dato, eller der er ingen slutning.
Månedligt: du bruger denne mulighed til at oprette en aftale, der afholdes på en bestemt dato hver måned eller hver x antal måneder. For eksempel 'hver måned den 15. hver 2. måned'. Du kan også vælge muligheder som den første onsdag i hver måned eller den sidste mandag hver tredje måned. Slutningen af gentagelsen finder sted efter x antal gentagelser, en bestemt dato, eller der er ingen slutning.
Årligt: du bruger denne mulighed til at planlægge en aftale, der finder sted på en bestemt dag hvert år (f.eks. en fødselsdag) eller på en bestemt dag i en måned, f.eks. den tredje tirsdag i september. Slutningen på gentagelsen finder sted efter x antal gentagelser, en bestemt dato, eller der er ingen slutning.
note: I Tribe er det kun muligt at gentage en aftale, dette er ikke muligt for en opgave.
2. Hvordan opretter jeg en gentagen aftale i en ekstern kalender?
Når du opretter en gentagen aftale i Outlook eller Google, bliver den automatisk planlagt i din Tribe-kalender. Linket til Google sikrer, at det næsten straks er synligt i Tribe. Med Microsoft Exchange kan det tage op til flere minutter, før aftaler er synlige i Tribe CRM.
3. Nogle grundregler for gentagne aftaler.
Der er nogle 'grundregler', du skal tage højde for, når du opretter/ændrer tilbagevendende aftaler i Tribe eller den eksterne kalender. Disse grundregler kan variere afhængigt af, om du bruger Outlook eller Google. Årsagen til dette ligger i den forbindelsesplatform, som begge parter tilbyder.
Derfor skal du huske på punkterne nedenfor:
Det er ikke tilladt at trække den første aftale i en gentagelse efter opfølgningsaftalerne i Tribe.
Det er ikke tilladt at trække en midlertidig eller endelig aftale før den første aftale i Tribe.
Det er ikke muligt at slette en midlertidig gentagelsesaftale i Tribe. Sletning skal ske via Google eller Outlook, hvilket også vil slette aftalen i Tribe.
Hvis du arbejder med Outlook, er det muligt at ændre en midlertidig aftale i Tribe ved at trække kalenderen til en anden dato eller tidspunkt. Hvis du arbejder med Google Kalender, skal en midlertidig aftale ændres i Google. Inden for Tribe vil der blive givet en notifikation , hvis bruger alligevel forsøger denne handling.