Spring videre til hovedindholdet

Hvordan fungerer arkiveringsmodulet?

Tribe's arkiverings modul er forbundet med projekt modul. Inden for et projekt registreres forskellige data, såsom projektaktiviteter, noter og vedhæftninger. Her angives også opbevaringsperioden baseret på arkiveringstypen. Når opbevaringsperioden udløber, skal hele filen destrueres. Du kan læse, hvordan denne proces fungerer inden for Tribe i denne artikel.
​

  1. Hvordan aktiverer jeg arkiveringsmodul?
    ​

  2. Hvilke indstillinger skal jeg lave?
    ​

  3. Hvordan fungerer processen?
    ​

1 Hvordan aktiverer jeg arkiveringsmodul?

Tribe CRM-administratorer kan nemt aktivere det gratis arkiveringsmodul selv. Du kan gøre dette i kontoindstillingerne:
​

  1. Klik på organisationsikonet i øverste højre hjørne af den blå bjælke.
    ​

  2. Klik på kontoindstillinger.
    ​

  3. Klik på tilføj/fjern modul knappen.
    ​

  4. Sæt kryds i arkiveringsmuligheden og klik på kom i gang.
    ​

  5. Log ind igen i Tribe for at opdatere alle indstillinger.
    ​

Aktivering af modul vil tilføje de nødvendige arkiveringsfelter til aktiviteterne i Tribe. Det tilføjer også arkiverings dashboard med standard widgets og visninger baseret på projektaktiviteten. Endelig tilføjes de nødvendige automatiseringer til projektaktiviteten.
​

2 Hvilke indstillinger skal jeg lave?

Før vi dykker ned i processen, er der et par indstillinger, vi skal igennem.
​

Arkivtype
​

Opbevaringsperioden for et projekt bestemmes af arkiveringstypen. Dette er en dropdown-liste i konfigurationen. Her definerer du navn og opbevaringsperiode.
​

  1. Naviger til konfiguration
    ​

  2. Vælg udvalgslister i menuen
    ​

  3. Klik på arkiveringstype og klik på tilføj knappen
    ​

  4. Indtast navn og periode og gem
    ​

Arkiveringsfelter
​

Da arkiveringstypen i sidste ende bestemmer opbevaringsperioden for projektet, anbefaler vi, at du gør dette felt obligatorisk og tilføjer det til oprettelsesdialogen. På den måde undgår du, at projekter eksisterer uden en arkiveringstype og dermed uden en opbevaringsperiode. For at gøre dette, følg instruktionerne nedenfor:
​

  1. Naviger til konfiguration > aktiviteter > projekt
    ​

  2. Åbn felterne fanen
    ​

  3. Aktivér vis og obligatoriske toggle-knapper når du opretter et projekt
    ​

  4. Så juster rækkefølgen af felterne, hvis det er nødvendigt.
    ​

    Tribe - arkivering
    ​

automatisering
​

For at støtte arkiveringsprocessen er det nødvendigt at aktivere de standard automatiseringer for arkivering. For at gøre dette, følg instruktionerne nedenfor:
​

  1. Naviger til konfiguration > aktiviteter > projekt
    ​

  2. Åbn fanen automatiseringer
    ​

  3. Aktivér toggle-knapperne for automatiseringer, der starter med arkivering
    ​

3 Hvordan fungerer processen?

Du kan dele arkiveringsprocessen op i fire dele. Download procesdiagrammet nederst på denne side for yderligere forklaring.
​

  • Projektprocessen
    ​

  • Vurderingsarkivering
    ​

  • Slet projekter
    ​

  • Arkiveringslog
    ​

Projektprocessen
​

Den standardproces, der er beskrevet i artiklen Hvordan fungerer projek modul, gælder også her. Arbejdsmetoden for bruger forbliver den samme. Den eneste afvigelse er i dialogen for oprettelse af projektet. Her skal bruger vælge den korrekte arkiveringstype.
​

Når projektet afsluttes, beregnes arkiveringsdatoen baseret på opbevaringsperioden fra arkiveringstypen. Denne dato tilføjes til projektet og alle underliggende projektaktiviteter. Dette gøres baseret på de tidligere nævnte automatiseringer. Hvis et projekt genåbnes, fjernes arkiveringsdatoen fra både projektet og de underliggende projektaktiviteter.
​

Vurderingsarkivering
​

Efter udløbet af opbevaringsperioden udføres der en kontrol af projekterne, før de faktisk slettes. Baseret på widgets og visninger opretter arkivaren oversigter til proces-ejerne til gennemgang. Godkendelse eller blokering af arkivering registreres i projektet.
​

Slet projekter
​

Baseret på den standard automatisering, startes arkiveringshandlingen den 1. dag i måneden. Dette sletter alle projekter med underliggende projektaktiviteter, forudsat at opbevaringsperioden er udløbet, og projekterne er godkendt til arkivering. Projekter, der er markeret som blokerede, slettes ikke, ligesom alle underliggende projektaktiviteter.

Arkiveringsbegivenhed
​

Hvert projekt, der arkiveres, bliver registreret i en arkiveringsbegivenhed. Følgende data bliver registreret i denne log:
​

  • arkiveringsdato
    ​

  • arkiverings type
    ​

  • aktivitetstype
    ​

  • aktivitet nummer
    ​

  • aktivitet emne
    ​

Arkiverings dashboard indeholder forskellige widgets og visninger til at håndtere ovenstående proces.

Besvarede dette dit spørgsmål?