Cette fonctionnalité vous permet d'inclure plusieurs personnes dans un seul rendez-vous ou bon de travail, en maintenant tout le monde aligné et informé. C'est utile lorsque des réunions, des tâches ou des travaux impliquent plus d'un participant et nécessitent une visibilité claire à travers les calendriers. Vous pourriez l'utiliser lors de la coordination de membres d'équipe, de clients ou de contacts externes. En suivant ce guide, vous comprendrez comment fonctionnent plusieurs invités et comment les changements apportés aux rendez-vous et aux bons de travail les affectent.
Table des matières
Que fait cette fonctionnalité ?
Pourquoi ou quand devriez-vous l'utiliser ?
Plusieurs invités dans un rendez-vous
Que se passe-t-il lorsqu'un rendez-vous change ou est annulé
Membres du bon de travail
Où cette fonctionnalité est-elle affichée ?
Que fait cette fonctionnalité ?
Cette fonctionnalité vous permet d'ajouter plusieurs personnes aux rendez-vous et aux bons de travail.Ces personnes sont ajoutées en tant que participants en utilisant leurs dossiers de relation dans Tribe.
Lorsque les invités ont une adresse email, ils reçoivent une invitation au calendrier qu'ils peuvent accepter ou refuser.Leur statut de réponse est alors visible directement dans le rendez-vous au sein de Tribe.
Pourquoi ou quand devriez-vous l'utiliser ?
Vous pourriez utiliser cette fonctionnalité lorsque plusieurs personnes doivent assister à la même réunion, travail ou tâche.Cela aide à s'assurer que tout le monde reçoit les bonnes informations de calendrier et reste à jour.
C'est particulièrement utile pour les équipes qui travaillent ensemble ou lorsqu'il s'agit de coordonner avec des clients ou des contacts externes.
Plusieurs invités dans un rendez-vous
Pour que cette fonctionnalité fonctionne comme décrit ci-dessous, une connexion au calendrier avec MS 365 ou Google Calendar est requise.
Lorsque vous créez un nouveau rendez-vous, vous pouvez ajouter plusieurs participants.Ces participants doivent être des relations existantes dans Tribe.Si un invité a une adresse email, il reçoit une invitation dans sa boîte de réception.Ils peuvent accepter ou décliner l'invitation, et leur réponse est affichée dans le rendez-vous dans Tribe.
Le rendez-vous est affiché dans :
Le calendrier Tribe
Le calendrier externe (MS 365 ou Google Calendar) du propriétaire du rendez-vous
Après qu'un invité ait accepté l'invitation, le rendez-vous est également ajouté à son propre calendrier.Le propriétaire du rendez-vous reçoit une notification par email lorsque l'invité accepte ou décline.
Que se passe-t-il lorsqu'un rendez-vous change ou est annulé
Si vous annulez un rendez-vous, vous devez déconnecter les invités du rendez-vous.Cela leur envoie un email les informant de l'annulation.
Marquer un rendez-vous comme Terminé n'envoie aucune notification aux invités.
Supprimer un rendez-vous dans Tribe n'envoie également pas d'email d'annulation.
Si vous replanifiez un rendez-vous, tous les invités reçoivent un nouvel email.Ils peuvent alors accepter ou refuser l'invitation mise à jour.
Membres du bon de travail
Un bon de travail est affiché par défaut dans le calendrier de l'employé lié.
Vous pouvez également ajouter des personnes supplémentaires en utilisant le bouton + Bon de travail Membre.Chaque membre ajouté verra le bon de travail dans son agenda Tribe.
Si votre compte est connecté à MS 365 ou Google Calendar, un rendez-vous est automatiquement créé dans le calendrier externe pour chaque membre du bon de travail.
Où cette fonctionnalité est-elle affichée ?
Les rendez-vous et les ordres de travail apparaissent dans le calendrier Tribe.
Lorsque l'intégration de calendrier est active, ils apparaissent également dans les calendriers externes connectés tels que MS 365 ou Google Calendar.Les statuts d'acceptation sont visibles à l'intérieur du rendez-vous Tribe.
Résumé rapide
Vous pouvez ajouter plusieurs personnes à la fois aux rendez-vous et aux ordres de travail dans Tribe.Les invités reçoivent des invitations de calendrier et leurs réponses sont affichées directement dans le rendez-vous.Cela aide à tenir tout le monde informé et garantit une visibilité partagée entre les calendriers internes et externes.