Introduction
Synchronisez automatiquement les rendez-vous de votre calendrier. La puissance de l'intégration de Tribe CRM et d'Office 365 réside dans le fait qu'ils fonctionnent comme un seul programme. Vous avez donc toujours un aperçu actualisé de vos rendez-vous dans les deux systèmes. L'association fonctionne dans les deux sens. Si vous ajoutez un nouveau rendez-vous dans Tribe CRM, il est automatiquement enregistré dans votre calendrier Outlook avec tous les détails importants. Lorsque vous planifiez un rendez-vous dans Outlook, il apparaît automatiquement dans Tribe. Outlook vous permet également d'associer un rendez-vous directement à une relation.
Comment associer mon calendrier ?
Comment créer un nouveau rendez-vous dans mon calendrier ?
Comment modifier un rendez-vous ?
Remarques pour les administrateurs système
1 Comment associer mon calendrier ?
Accédez au Marketplace (marketplace)(1), en haut à droite de la barre de menu dans Tribe CRM. Cliquez sur l'onglet Email and calendar (E-mails et calendrier)(2), puis sur Microsoft Office 365(3).
Tribe CRM : association d'Office 365
Cliquez ensuite sur le bouton Activer (Activate).
Sélectionnez Outlook calendar module (le module Calendrier d'Outlook) et cliquez sur le bouton Grant permissions (Accorder les autorisations).
Saisissez vos données Office 365 pour activer l'association.
Tribe CRM : association d'Office 365
2 Comment créer un nouveau rendez-vous dans mon calendrier ?
Vous pouvez programmer un rendez-vous dans votre calendrier Outlook ou dans le calendrier de Tribe CRM. Le programme dans lequel vous créez votre rendez-vous n'a pas d'importance. Tribe CRM synchronise les calendriers entre eux. En temps réel !
Depuis le calendrier Tribe CRM
Dans votre CRM, vous souhaitez avoir une vue d'ensemble aussi complète que possible de tous les moments de contact avec votre client, y compris tous vos rendez-vous. Le widget de calendrier de votre dashboard le permet, et vous permet également de planifier un rendez-vous immédiatement. Sélectionnez le jour et l'heure qui vous conviennent et choisissez Appointment (Rendez-vous). Saisissez la relation appropriée et les autres détails. Ce rendez-vous est automatiquement ajouté à votre calendrier Outlook.
Important à savoir !
Les rendez-vous dans Tribe CRM sont toujours automatiquement synchronisés avec le calendrier Outlook, mais les tâches dans Tribe CRM ne sont pas synchronisées par défaut. Il vous faut alors activer le curseur Include in Calendar (Ajouter au calendrier) dans une tâche.
Depuis votre calendrier Outlook
Comme évoqué précédemment, le widget de calendrier de Tribe CRM offre une vue d'ensemble de tous les rendez-vous, dont ceux que vous avez programmés dans Outlook. Par défaut, tous les rendez-vous Outlook sont immédiatement synchronisés avec votre calendrier Tribe CRM, à la date et à l'heure appropriées. Vous pouvez ainsi voir dans Tribe si vous êtes disponible à un certain jour et à une certaine heure et éviter les rendez-vous en doublon.
Certains rendez-vous dans Outlook seront liés à des relations dans le CRM. Lorsque vous planifiez dans Outlook, vous pouvez donc associer le rendez-vous directement à la bonne relation, ce qui vous permet de voir tous les moments de contact dans Tribe. L'association d'une relation à un rendez-vous Outlook peut se faire de deux manières :
1. Automatiquement via une invitation dans Outlook
Planifiez un nouveau rendez-vous (ou ouvrez un rendez-vous existant) dans Outlook et cliquez sur le bouton Invite participants (Inviter des participants). Saisissez l'adresse e-mail de la relation et d'autres détails, puis cliquez sur l'icône Tribe CRM. Dans la barre latérale, cliquez sur le bouton Capture appointment in Tribe CRM (Enregistrer le rendez-vous dans Tribe CRM). En fonction de l'adresse e-mail, la relation appropriée est recherchée dans Tribe CRM. Saisissez les détails restants et enregistrez le rendez-vous.
2. Manuellement dans Outlook
Programmez un nouveau rendez-vous (ou ouvrez un rendez-vous existant) dans Outlook. Saisissez les informations appropriées et cliquez sur l'icône Tribe CRM. Dans la barre latérale, cliquez sur le bouton Capture appointment in Tribe CRM (Enregistrer le rendez-vous dans Tribe CRM). Recherchez la relation ou créez-la si elle n'existe pas encore dans Tribe. Saisissez les détails restants et enregistrez le rendez-vous.
4 Comment modifier un rendez-vous ?
Évidemment, il arrive qu'un rendez-vous soit reporté ou que sa durée doive être adaptée. Dans quel calendrier apporter les modifications ? L'un ou l'autre : cela n'a pas d'importance. Une mise à jour dans le calendrier Tribe est synchronisée avec le calendrier Outlook et vice versa. Vous pouvez modifier un rendez-vous en changeant simplement la date et/ou l'heure. Vous pouvez également effectuer un glisser-déposer pour reporter, prolonger ou raccourcir le rendez-vous.
5 Remarques pour les administrateurs système
Cette association peut être utilisée pour Exchange Online. L'utilisateur doit disposer d'un compte Business Office 365. Si Microsoft Exchange on Premise est utilisé, nous recommandons notre autre association, dont les détails sont décrits dans l'article How do I link my Outlook calendar (Microsoft Exchange)? (Comment associer mon calendrier Outlook (Microsoft Exchange) ?)
Veuillez noter que les deux associations ne peuvent pas être actives simultanément pour le même utilisateur.