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L'Intégration ValidSign vous permet de signer numériquement des propositions directement depuis Tribe. Cela vous aide à accélérer les processus d'approbation, à réduire la paperasse manuelle et à conserver les documents signés avec l'opportunité correspondante. C'est utile lorsque vous envoyez des propositions nécessitant une ou plusieurs signatures. En suivant ce guide, vous apprendrez Comment activer l'Intégration, préparer des modèles de propositions et envoyer des documents pour signature.
Table des matières
Que fait l'Intégration ValidSign ?
Pourquoi ou quand devriez-vous utiliser cette Intégration ?
Comment activer l'Intégration ValidSign ?
Comment Ajouter des Champs de Signature à un Modèle de Proposition ?
Comment envoyer une proposition via ValidSign ?
Où puis-je voir l'état de signature ?
Signer des pièces jointes
Que fait l'Intégration ValidSign ?
L'Intégration ValidSign vous permet d'envoyer des propositions depuis Tribe pour une signature numérique. Vous créez des opportunités et des propositions comme d'habitude, puis choisissez de les envoyer via ValidSign. Un ou plusieurs destinataires peuvent être invités à signer, et le statut de signature est visible à la fois dans Tribe et ValidSign.
Une fois que tous les destinataires ont signé, les documents signés et les fichiers de preuve sont automatiquement ajoutés à l'opportunité dans Tribe.
Pourquoi ou quand devriez-vous utiliser cette Intégration ?
Vous devriez utiliser l'Intégration ValidSign lorsque les propositions nécessitent une approbation formelle ou des signatures. C'est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes doivent signer le même document. Utiliser des signatures numériques aide à raccourcir les délais de traitement et garde tous les documents signés stockés avec les bons enregistrements de Ventes.
Comment activer l'Intégration ValidSign ?
Connectez-vous à ValidSign.
Ouvre les Paramètres Admin en utilisant l'avatar dans le coin supérieur droit.
Allez dans API Access.
Révélez et copiez la clé API.
Connectez-vous à Tribe.
Ouvre le Marketplace en haut à droite du Filtrer.
Allez dans l'onglet Signature numérique et sélectionnez ValidSign.
Collez la clé API dans le champ.
Cliquez sur Activer.
L'Intégration est maintenant active.
Comment Ajouter des Champs de Signature à un Modèle de Proposition ?
Pour activer la signature numérique, des champs de signature doivent être ajoutés à votre modèle de proposition.
Allez dans Configuration, puis ouvrez Ventes.
Ouvre le modèle de proposition que tu souhaites utiliser.
Décidez où les champs de signature doivent apparaître.
Ajouter un Bloc de texte au modèle.
Cliquez sur Ajouter un champ et sélectionnez les champs requis dans le groupe Variables.
ValidSign utilise des balises de texte pour définir les champs de signature.
Pour une signature click-to-sign, Ajouter :
##{{Validsign.Signer1.ClickToSign}}
Pour une signature dessinée à la main, Ajouter :
##{{Validsign.Signer1.Signature}}
Pour Ajouter plusieurs signataires, répétez le champ et changez le numéro en Signer2, Signer3, et ainsi de suite.
Remarque : Assurez-vous d'Ajouter suffisamment de champs de signature si plusieurs personnes doivent signer.
Comment envoyer une proposition via ValidSign ?
Ouvre une Opportunité et va à l'onglet Produits.
Ajouter les produits requis.
Cliquez sur + Devis.
Entrez les détails de la proposition et sélectionnez le modèle avec les champs ValidSign.
Cliquez sur Soumettre l'offre.
Sélectionnez Via ValidSign.
Ajouter des pièces jointes supplémentaires si nécessaire.
Ajouter des signataires supplémentaires en utilisant + Ajouter un signataire numérique si nécessaire.
Cliquez sur Démarrer.
ValidSign envoie à tous les destinataires un email avec un lien pour signer le document.
Où puis-je voir l'état de signature ?
Le processus de signature peut être suivi dans les deux systèmes.
Dans Tribe, une activité eSignature apparaît dans la Chronologie de l'opportunité. Cela montre quelles signatures sont complètes et lesquelles sont encore en attente. Les pièces jointes, la proposition originale, le document signé et le fichier de preuve sont tous stockés ici.
Une fois toutes les signatures collectées, l'étape de l'opportunité se met à jour en Devis Signé, et le représentant des Ventes responsable reçoit une notification.
Le saviez-vous ?
Vous pouvez annuler un processus de signature actif en cliquant Annuler dans l'activité eSignature, tant que le processus est encore en cours.
Signer des pièces jointes
Si un document joint doit être signé séparément, vous pouvez utiliser le ValidSign Designer pour Ajouter des champs de signature.
Ouvre l'activité eSignature dans la Chronologie de l'opportunité.
Ajouter la pièce jointe si elle n'est pas déjà incluse.
Cliquez sur ValidSign Designer.
Faites glisser et déposez les Champs de Signature aux emplacements corrects dans le document.
Remarque : Les pièces jointes ne peuvent être modifiées que dans le ValidSign Designer avant le début du processus de signature.
Résumé rapide
L'Intégration ValidSign vous permet d'envoyer des propositions depuis Tribe pour une signature numérique. Vous pouvez suivre l'avancement de la signature directement depuis la Chronologie de l'opportunité et stocker automatiquement les documents signés. Cette Intégration vous aide à gérer les approbations de manière efficace tout en maintenant tous les documents liés aux bons enregistrements de Ventes.