Le Module d'administration des cours vous aide à planifier, gérer et suivre les cours, formations et ateliers de manière structurée. Il vous permet de Planifier des leçons, de lier des participants, d'enregistrer les présences et de communiquer clairement sur les changements. C'est utile lorsque vous souhaitez un endroit central pour gérer à la fois les informations logistiques et celles des participants. En suivant ce guide, vous comprendrez Comment mettre en place des cours, gérer des leçons et travailler efficacement avec les participants.
Table des matières
Que fait le Module d'Administration des Cours ?
Quelles configurations devez-vous effectuer ?
Comment créer un nouveau cours ?
Où les informations sur le cours sont-elles affichées ?
Comment Ajouter des Participants au Cours ?
Comment puis-je créer un Planifier de leçon ?
Comment envoyer des e-mails aux apprenants ?
Comment puis-je enregistrer ma présence ?
Les participants doivent s'inscrire pour chaque leçon.
Y a-t-il un portail pour les enseignants ou les étudiants ?
Résumé rapide
Que fait le Module d'Administration des Cours ?
Le Module d'administration des cours vous permet d'organiser des cours de A à Z au sein de Tribe. Vous pouvez planifier des cours, lier des instructeurs et des lieux, gérer les participants et tenir des registres de présence. Toutes les communications et la documentation liées aux cours sont stockées de manière centralisée.
Quelles configurations devez-vous effectuer ?
Avant de créer des cours, plusieurs paramètres doivent être définis dans Configuration sous Cours. Certaines paramètres nécessitent des droits d'administrateur.
Instructeurs
Vous définissez des instructeurs pour les cours et les leçons.
Allez dans Instructeurs de cours.
Cliquez sur + Instructeur de cours ou utilisez le bouton + dans la barre bleue.
Entrez les coordonnées de l'instructeur et enregistrez.
Emplacements
Les cours sont liés à des emplacements spécifiques.
Allez dans Emplacements des cours.
Cliquez sur + Emplacement du cours.
Entrez le nom de l'emplacement et les détails de l'adresse.
Sélectionnez Enregistrer.
Périodes de vacances
Les périodes de vacances sont utilisées lors de la création des plannings de cours. Tribe évite automatiquement de programmer des leçons pendant ces périodes et continue de planifier par la suite.
Allez dans Holidays.
Cliquez sur + Vacances.
Définissez la période de vacances et enregistrez.
Modèles de cours
Les modèles de cours stockent des données fixes sur le cours, telles que le nombre de leçons, la durée et le nombre maximum de participants.
Cliquez sur + Modèle de Cours.
Entrez les détails du modèle.
Sélectionnez Planifier pour le programme de leçon.
Définir la répétition et le timing.
Ajouter des emplacements ou des documents standards si nécessaire.
Sélectionnez Enregistrer et Ouvrir, puis enregistrez les données.
Modèles d'e-mail
Pour une communication cohérente, nous recommandons d'utiliser Modèles d'e-mail. Ceux-ci vous permettent d'envoyer rapidement des messages uniformes aux participants.
Comment créer un nouveau cours ?
Cliquez sur le bouton + en haut à droite de la barre bleue.
Sélectionnez Cours.
Entrez le sujet et choisissez un Modèle de Cours.
Ajustez les données préremplies si nécessaire.
Sélectionnez l'organisation ou la relation associée.
Activez Les Participants Doivent S'inscrire Pour Chaque Leçon si applicable.
Sélectionnez Enregistrer et Ouvrir.
Où les informations sur le cours sont-elles affichées ?
Chaque cours a une activité dédiée contenant toutes les informations liées :
Détails montrent les données générales du cours et la planification des leçons.
Liste des leçons programmées.
Les fichiers de cours stockent des documents liés au cours.
Les participants montrent les apprenants inscrits.
Email Participants vous permet d'envoyer des e-mails aux apprenants.
Comment Ajouter des Participants au Cours ?
Ouvre le cours.
Allez à l'onglet Participation au cours.
Cliquez sur + Ajouter.
Sélectionnez ou créez la relation.
Complétez tous les champs restants.
Sélectionnez Enregistrer et Ouvrir.
Chaque participation est liée à un cours spécifique. Les données de communication et de cours sont stockées au niveau de la participation, tandis que les données personnelles restent liées au dossier de la personne.
Comment puis-je créer un Planifier de leçon ?
Vous pouvez Ajouter des leçons manuellement ou les générer automatiquement.
Pour Ajouter des Leçons Manuellement :
Ouvre le cours.
Allez dans l'onglet Leçons.
Cliquez sur + Ajouter.
Entrez les détails de la leçon.
Sélectionnez Enregistrer.
Pour créer des leçons automatiquement :
Ouvre le cours.
Ouvre la section Planification des leçons.
Vérifiez les paramètres du cours.
Cliquez sur Créer des leçons selon le Planifier.
Ouvre l'onglet Leçons pour revoir les leçons créées.
Remarque : La date de début du cours détermine quand la première leçon est planifiée, en fonction de l'intervalle et des jours définis.
Comment envoyer des e-mails aux apprenants ?
Ouvre le cours.
Allez dans l'onglet Email Participants.
Sélectionnez un ou plusieurs apprenants en utilisant les cases à cocher ou les filtres.
Entrez un sujet.
Tapez le message ou sélectionnez un Modèle d'Email.
Cliquez sur Envoyer un e-mail.
Les e-mails sont enregistrés à la fois sur la participation au cours et sur la Chronologie de la personne.
Comment enregistrer ma présence ?
Ouvre le cours.
Allez dans l'onglet Leçons.
Ouvre la leçon pertinente.
Cochez les apprenants présents.
Cliquez sur Enregistrer la présence.
Vous pouvez consulter la présence dans l'onglet Attendance et créer des vues pour afficher les données pertinentes.
Les participants doivent s'inscrire pour chaque leçon
Cette option est utile lorsque les apprenants assistent à différentes leçons au sein du même cours.
Lorsqu'elle est activée, chaque leçon affiche un onglet Inscription à la participation où vous sélectionnez quels apprenants sont inscrits à cette leçon. Après avoir enregistré les participants, la présence peut être suivie comme d'habitude.
Y a-t-il un portail pour les enseignants ou les étudiants ?
Les enseignants et les apprenants peuvent accéder aux informations de cours pertinentes via un portail. Les instructeurs voient les horaires, les participants, la présence et les matériaux sans accéder au CRM complet. Les apprenants peuvent consulter les détails de la planification, mettre à jour leurs informations personnelles et accéder aux devoirs.
Les portails sont configurés par un coach Tribe en fonction de vos besoins.
Résumé rapide
Le Module d'administration des cours vous aide à Planifier des cours, à planifier des leçons et à gérer les participants en un seul endroit. Vous pouvez suivre la présence, communiquer avec les apprenants et adapter les Plans (schedules) en utilisant des paramètres et des modèles clairs. Cela garantit une gestion structurée des cours pour les instructeurs et les participants.