La numérotation automatique dans Tribe vous aide à attribuer des numéros structurés aux relations et aux activités sans travail manuel. C'est utile lorsque vous souhaitez des identifiants cohérents tels que des numéros de facture, des numéros de Relation ou des numéros de débiteur. Vous pourriez utiliser cette fonctionnalité pour aligner Tribe avec votre administration interne ou votre processus comptable. En suivant ce guide, vous apprendrez où la numérotation automatique peut être utilisée et Comment la configurer correctement.
Table des matières
Que fait la numérotation automatique ?
Pour quelles données pouvez-vous utiliser la numérotation automatique ?
Comment configurer la numérotation automatique ?
Comment fonctionnent les éléments et les séquences numériques ?
Que fait la numérotation automatique ?
La numérotation automatique attribue un numéro unique à une relation ou une activité en fonction des règles que vous définissez. Le numéro est généré automatiquement lorsqu'un enregistrement est créé, réduisant ainsi la saisie manuelle et empêchant les numéros en double. Chaque organisation contrôle sa propre structure de numérotation, lui permettant de s'adapter aux flux de travail existants.
Pour quelles données pouvez-vous utiliser la numérotation automatique ?
Vous pouvez utiliser la numérotation automatique pour les activités et les relations.
Toutes les activités dans Tribe incluent un Champ numérique par défaut. Pour la plupart des activités, ce numéro est déjà généré automatiquement, souvent en utilisant l'année combinée avec un numéro de séquence ou l'année et le mois combinés avec un numéro de séquence.
Pour les relations, la numérotation automatique peut être activée pour les champs Numéro et Numéro de débiteur. Ces fonctionnalités ne sont pas actives par défaut et doivent être configurées une fois par un administrateur.
Comment configurer la numérotation automatique ?
Vous devez avoir des droits d'administrateur pour configurer la numérotation automatique.
Cliquez sur Configuration.
Sélectionnez Activités.
Ouvre l'activité pertinente, comme Invoice.
Sélectionnez l'onglet Champs.
Localisez le Champ numérique et sélectionnez le bouton Numéro automatique.
Ajouter des éléments numériques en sélectionnant Ajouter un élément.
Enregistrez la définition du numéro.
Une fois enregistré, Tribe applique automatiquement la numérotation lorsque de nouveaux enregistrements sont créés.
Comment fonctionnent les éléments et les séquences numériques ?
Vous construisez un nombre en combinant différents éléments. Les éléments disponibles incluent :
Numéro de séquence
Texte, tel que des lettres ou des caractères spéciaux
Jour [DD]
Mois [MM]
Année [YY] ou Année [YYYY]
Champ, qui insère une valeur d'un autre champ, comme les initiales de l'employé
Vous définissez également la longueur et la valeur de départ du numéro de séquence.
Par exemple, en utilisant Année [YYYY] avec une séquence à cinq chiffres, cela crée un numéro comme 2025-00001. Si une numérotation existe déjà en dehors de Tribe, vous pouvez définir le numéro de départ pour continuer à partir de la dernière valeur utilisée, comme 2025-00045.
Vous pouvez également définir un Numéro de Départ Consécutif. Cela détermine la valeur de réinitialisation lorsqu'une nouvelle période commence. Par exemple, régler cela à 1 garantit que la séquence redémarre au début d'une nouvelle année.
Remarque : Les modifications de numérotation n'affectent que les nouveaux enregistrements créés après la mise à jour.
Résumé rapide
La numérotation automatique dans Tribe attribue des numéros structurés aux activités et aux relations en fonction des règles que vous définissez. Les administrateurs peuvent configurer la numérotation en utilisant des éléments tels que des dates, du texte, des champs et des séquences. Cela garantit une identification cohérente des enregistrements tout en réduisant l'effort manuel et les erreurs.