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Comment puis-je travailler avec le Module de Bon de travail ?

Mis à jour il y a plus d'un mois

Introduction

Le Module de Bon de travail de Tribe CRM facilite la création, l'envoi et l'approbation des bons de travail. Vous pouvez le faire sur votre PC, smartphone et ordinateur portable. Donc, même lorsque vous êtes en déplacement. Vous Ajouter facilement des Heures et des produits, Rapport le Bon de travail prêt et l'envoyez directement au client pour approbation. La Facturation se fait également directement à partir du Bon de travail. Dans cet article, vous en apprendrez plus sur Comment travailler avec le Module de Bon de travail.
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  1. Comment puis-je créer des bons de travail ?
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  2. Le Filtrer du Bon de travail.
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  3. Comment puis-je Modifier et créer des phases ?
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  4. Comment puis-je Ajouter des Heures à un Bon de travail ?
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  5. Comment puis-je traiter des Heures sur un Bon de travail ?
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  6. Comment puis-je Ajouter des produits à un Bon de travail ?
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  7. Comment puis-je compléter un Bon de travail ?
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  8. Comment puis-je envoyer un Bon de travail et le faire approuver ?
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  9. Comment puis-je facturer et clôturer un Bon de travail ?
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1 Comment puis-je créer des bons de travail ?

Les bons de travail peuvent être créés à partir des opportunités de Ventes Gagné, des projets, directement sur une relation ou dans le Widget de planification. Pour les opportunités de Ventes Gagné et les projets, le bouton +Bon de travail est disponible en haut à droite.
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+ Bon de travail du projet

Créer un Bon de travail à partir d'une Opportunité de vente Gagné dans Tribe
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Bon de travail d'un client
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Ouvre une relation et clique sur le bouton +Plus dans la barre d'outils, puis sélectionne Bon de travail.
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Créer un Bon de travail à partir d'un client dans Tribe
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Créer un Bon de travail à partir du Widget de planification
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  1. Ouvrez le Tableau de bord des Bon de travail.
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  2. Sélectionnez une date et une heure.
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  3. Sélectionnez Bon de travail dans le prochain Filtrer.
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    Créer un Bon de travail via le Widget de planification dans Tribe
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  4. Entrez le sujet du Bon de travail.
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  5. Sélectionnez le modèle du Bon de travail.
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  6. Cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et Ouvrir si vous souhaitez continuer à travailler sur le Bon de travail.
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    Créer un Bon de travail dans Tribe
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2 Le Filtrer de Bon de travail

L'Filtrer du Bon de travail donne un aperçu complet de votre Bon de travail, des Heures réservées et des produits, des Heures traitées, des factures, des tâches et rendez-vous ouverts, des e-mails et d'autres notes.
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  1. Objet : Entrez le sujet du Bon de travail ici. Ce sujet s'affiche en haut du Bon de travail et peut également être recherché.
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  2. Date de début : La date et l'heure de début peuvent être saisies ici.
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  3. Date de fin : Entrez la date et l'heure de fin. Une fois que la date de début et la date de fin sont remplies, la phase du Bon de travail passe de Ébauche à Planifié.
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  4. Phase : Brouillon, prévu, en cours, prêt, envoyé, signé et clôturé : La phase du Bon de travail est affichée sur le côté gauche de l'écran Filtrer, ainsi qu'en haut du Bon de travail. Les phases changent automatiquement avec les actions suivantes :
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    1. Entrée de la date et de l'heure : Phase Planifier.
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    2. Entrée des Heures et des produits : Phase en cours.
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    3. Rapport terminé : Phase Fait.
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    4. Envoyer le Bon de travail : Phase Envoyée.
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    5. Signer numériquement le Bon de travail : Phase Signé.
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    6. Fermer le Bon de travail : Phase Fermé.
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    7. Il est possible de personnaliser les phases. Cela est expliqué dans la section suivante.
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  5. Employé : L'employé qui crée le Bon de travail est rempli automatiquement. Cela peut être personnalisé.
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  6. Modèle : Le Modèle est la base du document de Bon de travail. C'est un champ obligatoire. Par défaut, deux modèles sont présents. Ceux-ci peuvent être personnalisés selon votre propre style.
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  7. Numéro : Entrez votre propre numéro ici ou laissez Tribe créer le numéro automatiquement.
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  8. Avancé : Sous avancé, les fichiers PDF sont affichés automatiquement. Dans le bloc du haut, le document envoyé et en bas, le document signé. Si vous avez un Bon de travail imprimé signé, vous pouvez télécharger le document scanné ici.
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  9. Minuteurs : Une fois le Bon de travail créé, les minuteries par type d'heure sont disponibles ici. Les employés peuvent démarrer le minuteur à leur arrivée et l'arrêter à leur départ. Les minuteries sont ensuite automatiquement ajoutées au Bon de travail. Une fois le Bon de travail signalé comme Terminé, les minuteries disparaissent et Bon de travail envoyé pour info, Signature numérique et Facturation sont affichés ici.
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    L'Filtrer du Bon de travail dans Tribe
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3 Comment pouvez-vous personnaliser et créer des phases ?

En personnalisant les phases, vous pouvez adapter Tribe à la manière dont le processus de Bon de travail fonctionne dans votre organisation. Vous pouvez personnaliser les phases dans la configuration de l'activité :
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  1. Cliquez sur Configuration.
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  2. Allez dans Activités.
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  3. Cliquez sur Bon de travail.
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    Personnalisez les phases dans Tribe
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  4. Cliquez sur l'onglet Phases. Cliquez sur +Ajouter si vous souhaitez Ajouter une phase. Cliquez sur une phase existante pour la personnaliser. Faites glisser Est par défaut vers la droite si vous voulez que chaque Bon de travail ait cette phase.
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  5. En cliquant sur les 6 points, vous pouvez faire glisser la phase dans un ordre différent.
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    Personnaliser les phases dans Tribe
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4 Comment puis-je Ajouter des Heures à un Bon de travail ?

Après la création du Bon de travail, des Heures peuvent être ajoutées au Bon de travail. Cela peut être fait manuellement par la suite ou via le minuteur.
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Ajouter des Heures au Bon de travail via le minuteur
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  1. Ouvre le Bon de travail.
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  2. Cliquez sur le type d'heure du minuteur que vous souhaitez démarrer. Le minuteur commencera immédiatement.
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    Ajouter des Heures via le minuteur dans Tribe
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  3. Tant que le minuteur est en cours, il est visible dans la barre bleue et sous l'onglet Heures dans En cours.
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  4. Cliquez sur Arrêter les Heures ou sur l'horloge avec la ligne pour arrêter le minuteur.
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    Arrêter le chronomètre dans Tribe
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  5. Avec le minuteur arrêté, l'enregistrement des heures est automatiquement sauvegardé sous le Bon de travail dans À traiter.
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  6. Si les Heures sont facturables, faites glisser Déclarable vers la droite.
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    Enregistrer une saisie de temps via le chronomètre dans Tribe
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Ajouter des Heures à un Bon de travail par la suite
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  1. Ouvre le Bon de travail et clique sur l'onglet Heures.
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  2. Cliquez sur +Suivi du temps.
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    Ajouter ensuite des Heures à un Bon de travail via Tribe.
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5 Comment puis-je traiter les Heures sur un Bon de travail ?

Après que les Heures ont été exécutées, elles doivent être traitées afin qu'elles puissent être affichées sur le Bon de travail. Le traitement signifie que les Heures sont finales et ne peuvent plus être modifiées. Vous pouvez choisir de traiter Sans Facturation ou de déplacer les Heures Vers la facturation.
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  1. Ouvre le Bon de travail et clique sur l'onglet Heures.
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  2. Cochez les Heures que vous souhaitez traiter et cliquez sur Sans Facturation ou sur facturer.
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    Traitement des Heures sur un Bon de travail dans Tribe
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6 Comment puis-je Ajouter des produits à un Bon de travail ?

Si des produits sont livrés lors de la visite, ils peuvent être ajoutés au Bon de travail.
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  1. Pour ce faire, ouvrez le Bon de travail et cliquez sur l'onglet Produits.
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  2. Cliquez sur +Produit et saisissez les détails.
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  3. Traitez les produits pour une nouvelle facture ou une facture existante si nécessaire.
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    Ajouter des lignes de produit à un Bon de travail dans Tribe
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7 Comment puis-je Rapport qu'un Bn de travail est terminé ?

Une fois la visite terminée, le Bon de travail peut être mis en état prêt. Après que le Bon de travail soit mis en état prêt, il peut être traité davantage.
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  1. Ouvre le Bon de travail et clique sur Terminé.
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    Déclarer un Bon de travail prêt dans Tribe
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Note !

Les Heures ne sont pas affichées sur le Bon de travail tant qu'elles n'ont pas été traitées. Donc, commencez par traiter les Heures sur le Bon de travail avant de le mettre à Prêt.
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8 Comment puis-je envoyer un Bon de travail et le faire approuver ?

Après que le Bon de travail soit prêt, il peut être traité davantage. Il est également possible d'envoyer le Bon de travail au client pour information uniquement. Dans ce cas, sélectionnez Envoyer le Bon de travail pour info (1). Le client recevra alors un e-mail avec le Bon de travail en pièce jointe au format PDF. Il est aussi possible de faire signer numériquement le Bon de travail (2).
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Envoyer un Bon de travail dans Tribe
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Si le Bon de travail doit être approuvé par le client, il existe plusieurs options pour l'obtenir approuvé :
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Direct : Le Bon de travail est affiché directement dans un navigateur web et peut être approuvé immédiatement. C'est utile si le technicien souhaite que le Bon de travail soit signé numériquement immédiatement (3) à la fin de la visite.
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Approuver un Bon de travail dans le navigateur web dans Tribe
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Par e-mail : Le Bon de travail est envoyé en tant que PDF et il y a aussi un lien dans l'e-mail d'accompagnement qui permet d'ouvrir et de signer le Bon de travail dans un navigateur web (comme montré ci-dessus).
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Un e-mail de Bon de travail dans Tribe
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Via le lien : Si vous choisissez cette option, une URL est copiée dans le presse-papiers. Cela peut être intégré dans un e-mail ou une autre communication. Ce lien ouvre également le Bon de travail dans un navigateur web où il peut être approuvé.
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L'étape du Bon de travail passe à signé dans Tribe.
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9 Comment puis-je facturer et clôturer un Bon de travail ?

Facturation d'un Bon de travail
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Après que le Bon de travail a été signé, le Bon de travail peut être facturé. Pour ce faire, ouvrez le Bon de travail et cliquez sur Facturer.
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Facturation d'un Bon de travail dans Tribe
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Entrez les détails et cliquez sur Enregistrer et ouvrir :
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Facturation d'un Bon de travail dans Tribe
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La facture est maintenant affichée et peut être envoyée immédiatement :
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Envoyer une facture de Bon de travail dans Tribe
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Saviez-vous.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur la Facturation dans l'article Comment créer et envoyer une facture ?
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Clôturer un Bon de travail
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Une fois qu'un Bon de travail est terminé, il peut être fermé. Cela garantit qu'il est clair pour tout le monde qu'aucune réservation supplémentaire ne peut être effectuée sur ce Bon de travail et que le Bon de travail est fermé. Ouvrez le Bon de travail et cliquez sur Fermer.
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Clore un Bon de travail dans Tribe

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