Passer au contenu principal

Comment travailler avec les abonnements dans Tribe ?

Mis à jour il y a plus d'un mois

Introduction

Vendez-vous des produits ou services répétitifs et préférez-vous automatiser complètement le processus de Facturation ? Alors, utiliser des abonnements dans Tribe vous offre la solution. Les factures sont automatiquement créées et envoyées à l'heure de votre choix. Les modifications de l'abonnement sont faciles à effectuer et les montants de Facturation sont immédiatement calculés correctement. Les tableaux de bord et les widgets vous donnent un aperçu de l'état des abonnements et de la Facturation. Vous pouvez donc facilement apporter des ajustements chaque fois que nécessaire.
​

  1. Pour travailler avec des abonnements, de quoi ai-je besoin ?
    ​

  2. Comment créer un nouvel abonnement ?
    ​

  3. Comment activer un abonnement ?
    ​

  4. Comment puis-je Modifier un abonnement ?
    ​

  5. Comment arrêter ou désactiver un abonnement ?
    ​

  6. Quels widgets d'abonnement sont sur le Tableau de bord de Facturation ?
    ​

1 Pour travailler avec des abonnements, de quoi ai-je besoin ?

Produits récurrents
​

Un abonnement se compose d'une ou plusieurs gammes de produits contenant le produit ou le service. Avant de travailler avec des abonnements, il est nécessaire d'Ajouter des produits dans la configuration dans Tribe. Un abonnement a un caractère répétitif, par exemple annuellement ou mensuellement. Par conséquent, dans le produit, la répétition doit également être Ajouter. L'article Comment Ajouter de nouveaux produits décrit comment Ajouter des produits à la configuration.
​

Produits avec une récurrence dans Tribe
​

2 Comment créer un nouvel abonnement ?

Précédant la création d'un abonnement, il y a généralement la vente de l'abonnement lui-même. Dans l'Opportunité de vente, vous traversez tout le processus de Ventes, depuis le tout premier contact, jusqu'à l'offre, l'abonnement et enfin la Facturation. Dans ce chapitre, nous décrivons donc Comment créer un abonnement à partir de l'Opportunité de vente et transférer directement les règles de produit de l'Opportunité de vente à l'abonnement. Lisez-en plus sur l'utilisation de l'Opportunité de vente dans cet article.
​

Dans l'Opportunité de vente, l'onglet des produits répertorie toutes les règles de produit que vous avez ajoutées. Lorsque le client accepte l'offre, changez le statut de l'Opportunité de vente en Gagnée. Maintenant, vous pouvez Ajouter un abonnement directement depuis l'Opportunité de vente. Cela est possible de deux manières. À partir des règles de produit, ou en cliquant directement sur le bouton +Abonnement. Lorsque vous utilisez le bouton, tous les produits récurrents de l'Opportunité de vente sont directement placés dans le nouvel abonnement.
​

Suivez les Etapes ci-dessous pour faire une sélection de lignes de produits :
​

  1. Ouvre l'Opportunité de vente et clique sur l'onglet Produits.
    ​

  2. Cochez les lignes que vous souhaitez transformer en abonnement.
    ​

  3. Sélectionnez Pour un nouvel abonnement ou Pour un abonnement existant.
    ​

    Démarrer un abonnement à partir des règles produit d'une Opportunité de vente dans Tribe.
    ​

  4. Sur le prochain Filtrer, vous pouvez entrer les détails de l'abonnement. Sélectionnez l'intervalle de l'abonnement, par exemple mensuel.
    ​

  5. Indiquez si la facture doit être envoyée automatiquement en activant le Slider ou non.
    ​

  6. Entrez le Modèle de facture et le Modèle d'e-mail de facture. Choisissez Enregistrer si vous souhaitez uniquement enregistrer l'abonnement ou choisissez Enregistrer et Ouvrir si vous souhaitez personnaliser davantage l'abonnement ou l'activer immédiatement. La phase par défaut est En attente d'activation.
    ​

    Créer un abonnement dans Tribe
    ​

Le saviez-vous ?

Est-il possible d'Ajouter des produits ponctuels à un abonnement ? Ceux-ci ne seront facturés que sur la première facture.
​

Commencez un abonnement dès maintenant
​

Il est également possible de commencer un abonnement directement. Cela peut se faire à partir d'une relation, d'un projet et d'une Opportunité de vente. Pour ce faire, ouvrez la relation ou l'activité et choisissez +Abonnement. Remplissez les champs dans l'Filtrer de création, puis Ajouter les règles de produit dans l'onglet produits.
​

Créez un abonnement directement dans Tribe
​

3 Comment activer un abonnement ?

Lorsque vous avez correctement saisi toutes les règles du produit dans l'abonnement, l'abonnement peut être activé. Pour ce faire, ouvrez l'abonnement et cliquez sur le bouton Activer.
​

  1. Date de début : Entrez la date de début de l'abonnement si vous ne l'avez pas déjà fait.
    ​

  2. Intervalle : Entrez l'intervalle d'abonnement. Selon ce que vous choisissez, des périodes d'échantillonnage seront affichées.
    ​

  3. Date de début de facturation : Si vous laissez ce champ vide, la date d'effet est supposée.
    ​

  4. Premier période différente : Cela n'est nécessaire que si le moment de facturation de la première période diffère de celui des périodes normales. Par exemple, si le nouvel abonnement commence et est facturé au milieu du mois et est toujours facturé le 1er du mois par la suite. Dans ce cas, vous pouvez choisir que la date de début de la deuxième période commence le premier jour du mois suivant.
    ​

  5. Facturation première période : Si vous avez une première période de facturation différente de notre exemple (14-07 à 01-08), vous avez deux options :
    ​

    1. Au prorata : La première facture sera facturée au prorata, ce qui signifie que le montant de l'intervalle sera calculé en fonction du nombre de jours restants dans l'intervalle.
      ​

    2. Ne pas facturer : Vous pouvez également choisir de ne pas facturer les jours restants de l'intervalle.
      ​

  6. Envoyer des factures automatiquement : Vous pouvez choisir d'envoyer des factures automatiquement en activant ce Slider. Si vous ne le faites pas, les factures seront créées et vous pourrez les envoyer manuellement. Cela peut être utile pour les premières factures, afin que vous ayez un moment de contrôle. Si tout est OK, vous pouvez toujours activer le Slider dans les détails de l'abonnement par la suite.
    ​

  7. Cliquez sur Activer pour activer l'abonnement.
    ​

    Activer un abonnement dans Tribe
    ​

Note !

L'activation de l'abonnement crée et/ou envoie immédiatement une facture avec la Date de facture d'aujourd'hui. Activez un nouvel abonnement uniquement à la date d'effet, il n'est pas possible de le programmer pour le futur.
​

Envoyer la facture d'abonnement
​

Si vous avez choisi de ne pas envoyer la facture automatiquement, la facture sera créée en tant que facture brouillon. Vous pouvez la trouver dans l'onglet Activités. Cliquez sur la facture et sur Envoyer pour l'envoyer.
​

Envoi de la facture d'abonnement dans Tribe
​

L'adresse e-mail sélectionnée dans l'e-mail sortant :
​

  1. L'adresse e-mail de facturation saisie dans l'abonnement.
    ​

  2. Si ce qui précède est vide, alors l'adresse e-mail financière de l'organisation est sélectionnée.
    ​

  3. Si l'adresse e-mail de facturation et l'adresse e-mail financière sont toutes deux vides, alors l'adresse e-mail de l'organisation est sélectionnée.
    ​

  4. Si l'adresse e-mail de l'organisation n'est pas connue, alors l'adresse e-mail de la personne de contact pour l'abonnement est utilisée.
    ​

Note !

Avant de pouvoir envoyer une facture, il est nécessaire d'entrer un numéro de débiteur pour l'organisation associée. Vous pouvez le faire en ouvrant l'organisation et en l'entrant sous Financier. Vous pouvez également entrer l'adresse e-mail financière ici.
​

Ajouter un numéro de débiteur et une adresse e-mail financière à une relation dans Tribe
​

4 Comment puis-je Modifier un abonnement ?

Un abonnement peut être modifié à tout moment. Cela peut être nécessaire lorsque vous souhaitez augmenter ou diminuer le nombre de licences ou ajuster le prix, par exemple. Vous pouvez le faire temporairement ou pour le reste de la durée de l'abonnement.
​

Modifier un abonnement dans Tribe
​

  1. Ouvrez l'abonnement. Il s'ouvre par défaut sur l'onglet des produits. Cliquez sur le texte sous le produit : Commencer le ...
    ​

  2. Période : spécifiez quand l'ajustement s'applique :
    ​

    Personnaliser l'abonnement : prochaine période d'abonnement dans Tribe
    ​

  3. Durée restante de l'abonnement : L'ajustement prendra effet pour le reste de la durée de l'abonnement (à partir d'aujourd'hui : 26-7-2021) et reviendra ensuite à la situation précédente. La facture ne montrera que le montant proratisé (non visible dans la capture d'écran).

    Ajustement de l'abonnement : période d'abonnement restante dans Tribe

  4. À partir du début de la période d'abonnement : L'ajustement prend effet à partir du début de la période d'abonnement. Une partie sera donc facturée par la suite. Par exemple, si vous aviez initialement 50 licences à la mi-juillet et que vous indiquez un changement à 60 licences à partir du début de la période d'abonnement, vous serez facturé pour 10 licences pour la période passée et 60 licences seront facturées à partir du début de la nouvelle période.
    ​

    Changer d'abonnement : à partir du début de la période d'abonnement dans Tribe
    ​

  5. Cette période d'abonnement : l'ajustement prendra effet à partir du début de la période d'abonnement (par exemple, l'abonnement commence le 14-07-2021) et après cela, ce sera comme avant.

    Ajuster l'abonnement : cette période d'abonnement dans Tribe
    ​

  6. Méthode : indiquez si vous souhaitez ajuster les chiffres ou le prix.
    ​

    Ajuster l'abonnement : Méthode dans Tribe
    ​

  7. Arrêter après cette période d'abonnement : Lorsque vous cliquez sur Commencer le..., vous avez également la possibilité de cliquer sur Arrêter après cette période d'abonnement. Lorsque vous faites cela, l'abonnement sera arrêté lors de la prochaine période d'abonnement. Si des périodes futures ont déjà été facturées, une note de crédit sera créée pour cela.
    ​

    Personnaliser l'abonnement : arrêter après cette période d'abonnement dans Tribe
    ​

5 Arrêter ou désactiver un abonnement

Dans les paramètres d'abonnement, vous pouvez spécifier la date d'annulation de l'abonnement. Si cela est laissé vide, l'abonnement continuera toujours.
​

Lorsque un client annule, vous pouvez entrer une date d'annulation (1) ou utiliser Arrêter après cette période d'abonnement (voir l'explication dans la section précédente).
​

Cependant, un abonnement peut également devoir être désactivé immédiatement si, par exemple, il a été saisi incorrectement ou en raison d'un litige. Lorsque vous cliquez sur Désactiver (2) ou Terminer (3), l'abonnement sera arrêté immédiatement.
​

Arrêter ou désactiver un abonnement dans Tribe
​

6 Quels widgets d'abonnement sont sur le Tableau de bord de Facturation ?

Le Tableau de bord de Facturation affiche à la fois les widgets de facturation et les widgets d'abonnements. Les widgets offrent un aperçu visuel de vos abonnements actuels, expirants et à activer. Chaque Widget vous permet de cliquer pour accéder aux abonnements pertinents.
​

  1. Statut de l'abonnement : Le statut de l'abonnement affiche vos revenus totaux provenant des abonnements dans un Graphique à barres. Vous pouvez spécifier la période et l'intervalle sur lesquels vous souhaitez voir cela. Si vous cliquez sur une barre dans les Widgets, les abonnements de cette période s'affichent en bas du Widget. Vous pouvez ouvrir un abonnement en cliquant dessus.
    ​

  2. Churn des abonnements : Cela montre les abonnements qui ont été annulés.
    ​

  3. Abonnements : Abonnements par phase : En attente d'activation, Activé et Annulé. Une fois que vous cliquez sur une phase, les abonnements s'affichent en dessous et vous pouvez cliquer sur un abonnement.
    ​

  4. Vues d'abonnement : Toutes les vues d'abonnement sont affichées ici afin que vous puissiez rapidement voir l'aperçu que vous souhaitez.
    ​

    Widgets d'abonnement sur le Tableau de bord de Facturation dans Tribe

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?