Le Module d'archivage de Tribe se connecte au Module de projet. Au sein d'un projet, diverses données sont enregistrées, telles que les activités du projet, les notes et les pièces jointes. Ici, la durée de conservation est également spécifiée en fonction du type d'archivage. Après l'expiration de la durée de conservation, le dossier complet doit être détruit. Vous pouvez lire comment ce processus fonctionne au sein de Tribe dans cet article.
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Les administrateurs Tribe peuvent facilement activer eux-mêmes le Module d'archivage gratuit. Vous pouvez le faire dans les paramètres du compte :
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Activer le Module Ajouter les champs d'archivage nécessaires aux activités dans Tribe. Il ajoute également le Tableau de bord d'archivage avec des widgets et des vues standard basés sur l'activité du projet. Enfin, les automatisations nécessaires sont ajoutées à l'activité du projet.
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Avant de plonger dans le processus, il y a quelques paramètres à passer en revue.
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Type de dossier
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La durée de conservation d'un projet est déterminée par le type d'archivage. C'est une Liste déroulante dans la configuration. C'est ici que vous définissez le nom et la durée de conservation.
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Archiver des champs
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Puisque le type d'archivage guide finalement la durée de conservation du projet, nous vous recommandons de rendre ce champ obligatoire et de l'Ajouter au dialogue de création. De cette façon, vous évitez que des projets existent sans type d'archivage et donc sans durée de conservation. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
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Automatisations
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Pour soutenir le processus d'archivage, il est nécessaire d'activer les automatisations d'archivage standard. Pour ce faire, suivez les Etapes ci-dessous :
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Vous pouvez diviser le processus d'archivage en quatre parties. Téléchargez le diagramme du processus en bas de cette page pour des explications supplémentaires.
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Le processus de projet
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Le processus standard décrit dans l'article Comment fonctionne le Module projets s'applique également ici. La méthode de travail pour l'utilisateur reste la même. La seule différence se trouve dans la boîte de dialogue de création de projet. Ici, l'utilisateur doit sélectionner le bon type de classement.
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Lorsque vous clôturez le projet, la date d'archivage est calculée en fonction de la période de conservation du type d'archivage. Cette date est ajoutée au projet et à toutes les activités sous-jacentes du projet. Cela se fait sur la base des automatisations mentionnées précédemment. Si un projet est rouvert, la date d'archivage est supprimée à la fois du projet et des activités sous-jacentes du projet.
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Archivage des évaluations
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Après l'expiration de la période de conservation, un contrôle est effectué sur les projets avant qu'ils ne soient réellement supprimés. En fonction des widgets et vues, l'archiviste crée des aperçus pour les responsables de processus, pour révision. L'approbation ou le blocage de l'archivage est enregistré dans le projet.
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Supprimer des projets
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En fonction de l'automatisation standard, l'action d'archivage commence le 1er jour de chaque mois. Cela supprime tous les projets avec des activités de projet sous-jacentes, à condition que la période de conservation soit expirée et que les projets aient été approuvés pour archivage. Les projets marqués comme bloqués ne sont pas supprimés, tout comme toutes les activités de projet sous-jacentes.
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Événement d'archivage
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Chaque projet qui est archivé est enregistré dans un événement d'archivage. Les données suivantes sont enregistrées dans ce journal :
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Le Tableau de bord d'archivage contient divers widgets et vues pour gérer le processus ci-dessus.