Introduksjon
Hold kalenderavtalene dine automatisk synkronisert. Styrken med integrasjonen av Tribe CRM og Office 365 er at de fungerer som ett program. På den måten har du alltid en oppdatert oversikt over avtalene dine i begge systemene. Lenkene fungerer begge veier. Hvis du legger til en ny avtale i Tribe CRM, blir den automatisk registrert i Outlook-kalenderen din, inkludert alle viktige detaljer om avtalen. Når du planlegger en avtale i Outlook, vises den automatisk i Tribe. I Outlook får du også muligheten til å knytte avtalen direkte til relasjonen din
Hvordan kobler jeg kalenderen min?
Hvordan oppretter jeg en ny kalenderavtale?
Hvordan endrer jeg en avtale?
Merknader til systemadministratoren
1 Hvordan kobler jeg kalenderen min?
Gå til Marketplace (Markedsplass)(1), øverst til høyre på menylinjen i Tribe CRM. Klikk på fanen Email and Calendar (E-post og kalender)(2) og deretter på Microsoft Office 365(3).
Tribe CRM – link til Office 365
Klikk så på activate (aktiver)-knappen.
Velg Outlook calendar module (Outlook-kalendermodul) og klikk på Grant permissions (Gi tillatelser)-knappen .
Skriv inn Office 365-dataene dine for å aktivere koblingen ytterligere.
Tribe CRM – link til Office 365
2 Hvordan oppretter jeg en ny kalenderavtale?
Du kan enten legge inn en avtale i Outlook-kalenderen eller i Tribe CRM-kalenderen. Det spiller ingen rolle i hvilket av de to programmene du oppretter en avtale. Tribe CRM synkroniserer kalenderne med hverandre. I sanntid!
Fra Tribe CRM-kalenderen
I CRM-systemet ditt vil du ha best mulig oversikt over alle kontakten du har hatt med kunden, inkludert alle avtaler. Kalender-widgeten på dashbordet gir deg denne oversikten og lar deg planlegge en avtale umiddelbart. Velg riktig dag og klokkeslett, og velg appointment (avtale). Skriv inn riktig relasjon og andre opplysninger. Denne avtalen legges automatisk til i Outlook-kalenderen din.
Viktig å vite!
Avtaler i Tribe CRM synkroniseres alltid automatisk med Outlook-kalenderen. Oppgaver i Tribe CRM synkroniseres ikke som standard. Dette skjer bare når du aktiverer glidebryteren Include in Calendar (Inkluder i kalender) i en oppgave.
Fra Outlook-kalenderen din
Som nevnt tidligere, gir kalender-widgeten i Tribe CRM deg innsikt i alle avtaler. Dette inkluderer avtalene du har planlagt i Outlook. Som standard synkroniseres alle Outlook-avtaler umiddelbart til Tribe CRM-kalenderen med riktig dato og klokkeslett. På denne måten kan du også se i Tribe om du er tilgjengelig på en bestemt dag og et bestemt klokkeslett og unngå dobbeltavtaler.
Noen avtaler i Outlook er knyttet til relasjoner i CRM-systemet. Når du planlegger i Outlook, kan du derfor koble avtalen direkte til riktig relasjon, slik at du sikrer at du har alle kontaktmomenter i Tribe. Det er to måter å knytte en relasjon til en Outlook-avtale på:
1. Automatisk via en invitasjon i Outlook
Planlegg en ny avtale (eller åpne en eksisterende) i Outlook, og klikk på knappen Invite participants (Inviter deltakere). Skriv inn relasjonens e-postadresse og andre opplysninger, og klikk på Tribe CRM-ikonet. I sidepanelet klikker du på knappen Capture appointment in Tribe CRM (Registrer avtale i Tribe CRM). Basert på e-postadressen blir den riktige relasjonen søkt opp i Tribe CRM. Skriv inn de resterende opplysningene, og lagre avtalen.
2. Manuelt i Outlook
Planlegg en ny avtale (eller åpne en eksisterende) i Outlook. Skriv inn de riktige opplysningene, og klikk på Tribe CRM-ikonet. I sidepanelet klikker du på knappen Capture appointment in Tribe CRM (Registrer avtale i Tribe CRM). Slå opp den riktige relasjonen, eller opprett den hvis relasjonen ennå ikke er registrert i Tribe. Skriv inn de resterende opplysningene, og lagre avtalen.
4 Hvordan endrer jeg en avtale?
Det hender så klart at en time må flyttes eller at varigheten må justeres. I hvilken kalender skal dette justeres? Det spiller ingen rolle hvilken kalender du endrer en avtale i. En oppdatering i Tribe-kalenderen synkroniseres til Outlook-kalenderen og omvendt. Du kan endre en avtale ved ganske enkelt å endre dato og/eller klokkeslett i avtalen. Du kan imidlertid også dra og slippe for å endre, forlenge eller forkorte avtalen
5 Merknader til systemadministratoren
Denne koblingen kan brukes for Exchange Online. Brukeren må bruke en Business Office 365-konto. Hvis Microsoft Exchange on Premise brukes, anbefaler vi vår andre kobling. Dette er nærmere beskrevet i artikkelen Hvordan kobler jeg Outlook-kalenderen min (Microsoft Exchange)?
Vær oppmerksom på at begge koblingene ikke kan være aktive samtidig for samme bruker.