Saksmodulen hjelper deg med å håndtere kundestøtte-e-poster og forespørseler på en strukturert og pålitelig måte innen Tribe. Den kobler innkommende e-poster direkte til støttebilletter, noe som gir deg klar innsikt i åpne saker og pågående kommunikasjon. Dette er nyttig når du ønsker å holde all service-relatert kontakt organisert og lett å spore. Ved å følge denne guiden vil du forstå hvordan saker fungerer i Tribe og hvordan du bruker det effektivt i daglige supportarbeidsflyter.
Innholdsfortegnelse
Hva gjør saksmodulen?
Hvordan fungerer saker i Tribe?
Hvordan behandles e-poster i saksmodulen?
Hvordan inkluderer jeg e-post tråder i en supportsak?
Kan jeg koble flere e-postadresser?
Hva gjør saksmodulen?
Saksmodulen behandler innkommende e-poster direkte i Tribe og konverterer dem til supportsaker.Hver innkommende e-post oppretter en ny supportsak eller bliver knyttet til en eksisterende basert på avsenderens e-postadresse.
Hvis avsenderen allerede er kjent som en kontakt i Tribe, blir e-post automatisk knyttet til den relasjon. E-poster fra ukjente e-postadresser oppbevares separat, så du kan bestemme om du vil koble dem til en relasjon eller fjerne dem. Dette holder supportdataene dine nøyaktige og komplette.
notat:
Ticketing is intended for shared mailboxes, such as . For å koble personlige postkasser, bruk Outlook- eller Gmail-plugin.
Hvordan fungerer supportsaker i Tribe?
Etter å ha aktivert saksmodulen, kan du opprette en eller flere postkasser i konfigurasjonen.Hver postboks får en unik Tribe e-postadresse som brukes til å videresende innkommende e-poster til Tribe.
Trinn for trinn-instruksjoner
Klikk Konfigurasjon.
Velg Postkasser.
Klikk + postboks.
Skriv inn et postboks navn og velg Lagre og åpne.
Kopier Tribe postboks e-postadressen som vises under Sett postboks.
Opprett en videresendingsregel i e-postleverandøren din for å videresende e-poster til denne adressen.
Under Automatiseringer, velg hvordan innkommende e-poster skal håndteres:
Opprett en supportsak med automatisk svar
Opprett en supportsak uten automatisk svar
Send et automatisk svar (uten aktivitet)
Under postboks innstillingene vil du se en oversikt over tilknyttede og ikke-tilknyttede e-poster mottatt av denne postboks.
Notat: Før du sender e-poster fra Tribe, må du validere e-postdomenet ditt. Dette sikrer at e-poster blir levert riktig.
Hvordan behandles e-poster i saksmodulen?
Måten en e-post behandles på, avhenger av om avsenderen er kjent i Tribe og om et saknummer er inkludert.
Innkommende e-poster fra kjente kontakter
Hvis avsenderens e-postadresse samsvarer med en kontakt i Tribe og postboks er satt til å opprette en supportsak, opprettes en ny supportsak automatisk.Saken vises i supportdashboard under Ny fase.
Utgående e-poster fra en supportsak
Når en ansatt sender en e-post fra en supportsak, legger Tribe automatisk til saknummeret i emnelinjen mellom firkantede parenteser.Hvis kunden svarer og emnet fortsatt inneholder dette nummeret, legges svaret automatisk til den samme supportsak.
Innkommende e-poster fra ukjente kontakter
Hvis avsenderen ikke er gjenkjent, vises e-post i Koblet fra E-poster pr postboks widget. Derfra kan du åpne e-post og koble den til en relasjon eller slette den hvis den ikke er relevant.
Hvordan inkluderer jeg e-posttråder i en supportsak?
For å holde all e-postkommunikasjon knyttet til den riktige supportsak, må svar inkludere saksnummeret i emnelinjen.
Dette krever at to innstillinger blir konfigurert:
Automatisk nummerering for aktiviteten supportsak
E-postmaler som inkluderer saksnummeret som et flettefelt i emnet
Saknummeret må alltid vises inne i firkantede parenteser, for eksempel [ST20210007]. Når dette er riktig satt opp, blir alle svar automatisk arkivert under den riktige supportsak.
Visste du at?
Inkludert saknummeret forhindrer duplikate saker og holder lange e-postsamtaler gruppert på ett sted.
Kan jeg koble flere e-postadresser?
Ja, du kan koble flere postkasser til Tribe. Dette er nyttig hvis du støtter forskjellige produkter, avdelinger eller selskaper, hver med sin egen support-e-postadresse.
For å gjøre dette, opprett flere postkasser ved å følge de samme trinnene som beskrevet tidligere. Hver postboks kan ha sine egne automatisering innstillinger og e-postvideresendingsregler.
Rask oppsummering
Saksmodulen kobler innkommende supportsak-e-poster direkte til supportsaker i Tribe.Det sørger for at all kommunikasjon lagres med riktig kunde og sak / ticket, inkludert svar og e-posttråder. Ved å sette opp postkasser og saksnummer, lager du en klar og effektiv supportarbeidsflyt som er enkel å overvåke og administrere.