Gebruik je Fortnox voor je administratie?
De integratie tussen Tribe CRM en Fortnox kan je veel tijd besparen. Fouten die kunnen ontstaan door het handmatig invoeren van relaties behoren tot het verleden. Bovendien worden facturen in Tribe CRM dankzij de uitgebreide tweewegsintegratie ook automatisch aangemaakt in Fortnox.
Welke functionaliteiten heeft de integratie met Fortnox?
Hoe activeer ik de integratie?
Deactiveren en verwijderen van gegevens
Welke data wordt gesynchroniseerd?
1. Welke functionaliteiten heeft de integratie met Fortnox?
De Fortnox-integratie bestaat uit drie onderdelen:
Relatiesynchronisatie
Productsynchronisatie
Factuursynchronisatie
Relatiesynchronisatie
Wanneer de integratie wordt geactiveerd, worden tijdens de initiële synchronisatie klanten uit Fortnox automatisch ingeladen in Tribe CRM. Er wordt een duplicatencontrole uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe CRM. Deze controle is gebaseerd op een uniek ID/klantnummer uit Fortnox. Als dit niet wordt gevonden, wordt een aanvullende controle uitgevoerd op basis van het debiteuren- of KvK-nummer.
Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt. Dit geldt zowel van Tribe CRM naar Fortnox als andersom. De synchronisatie is gebaseerd op het unieke ID/klantnummer uit Fortnox.
Een nieuwe klant of leverancier krijgt in Tribe altijd een debiteuren- of crediteurnummer. Wanneer je de Fortnox-integratie gebruikt, wordt dit nummer overschreven met het debiteuren- of crediteurnummer dat door Fortnox wordt toegewezen.
Let op: De tweewegsynchronisatie van relaties vindt binnen één minuut plaats.
Productsynchronisatie
De integratie ondersteunt ook productsynchronisatie. Net als bij relaties worden producten via een tweewegsynchronisatie bijgewerkt. Duplicatencontroles worden uitgevoerd op basis van het ID uit Fortnox en de Code-waarde op het product in Tribe.
Factuursynchronisatie
Wanneer de factuurstatus wordt gewijzigd naar "Verzonden", wordt de factuur automatisch gesynchroniseerd als factuur naar Fortnox. Je kunt configureren of de facturen in Fortnox als geboekte facturen moeten worden aangemaakt. We zorgen ervoor dat alle benodigde informatie volledig is door alle relevante gegevens toe te voegen, zoals datum, factuurregels en productregels.
2. Hoe activeer ik de integratie?
Let op!
Is er al data aanwezig in je financiële administratie én in je Tribe-omgeving? Zorg er dan eerst voor dat de juiste debiteuren- en crediteurnummers zijn ingevoerd voor de klanten en leveranciers in Tribe CRM. Dit voorkomt duplicaten tijdens de initiële import.
Open de Marketplace rechtsboven in je scherm.
Ga naar het tabblad Financieel en selecteer Fortnox.
Activeer de integratie door op Activeren te klikken.
Voer de gebruikersnaam en het wachtwoord in van de Fortnox-omgeving die gekoppeld moet worden.
Zorg ervoor dat de BTW-groepen in Tribe zijn aangemaakt met de BTW-percentages die in Zweden in Fortnox worden gebruikt. De meest voorkomende zijn al vooraf aangemaakt in Tribe.
Open het tabblad Units en configureer de mapping tussen Tribe-units en Fortnox-units.
Na activatie start de initiële synchronisatie van Fortnox naar Tribe CRM direct. Afhankelijk van de grootte van je administratie kan dit enige tijd duren.
3. Deactiveren en verwijderen van gegevens
In de loop van de tijd kan het nodig zijn om relatie- of productgegevens op te schonen.
Gegevens verwijderen
Wanneer je gegevens verwijdert uit Tribe, is het belangrijk te weten dat de integratie nooit gegevens verwijdert uit Fortnox. Andersom geldt hetzelfde: wanneer je gegevens verwijdert uit Fortnox, worden deze niet verwijderd uit Tribe CRM.
Gegevens deactiveren
Wanneer je een relatie deactiveert in Fortnox, wordt deze in Tribe ingesteld als inactief.
Wanneer je een product deactiveert in Fortnox, wordt dit in Tribe CRM verwerkt met de status inactief.
4. Welke data wordt gesynchroniseerd?
De volgende velden worden gesynchroniseerd van Fortnox naar Tribe CRM.
Organisatie (Klant/Leverancier)
Fortnox | Tribe |
Name | Organisatienaam |
Website | Website |
CustomerNumber | Debiteurnummer |
Address | Bezoekadres |
E-mailadres | |
Phone | Telefoonnummer |
VatNumber | BTW-nummer |
CustomerNumber | Relatienummer |
CorporateIdentificationNumber | KvK-nummer |
Contact
Fortnox | Tribe |
Name | Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam |
Customer contact number | Debiteurnummer |
Telephone | Telefoonnummer |
E-mailadres |
Persoon (particuliere klant)
Fortnox | Tribe |
Name | Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam |
Customer contact number | Debiteurnummer |
Telephone | Privé telefoonnummer |
Privé e-mailadres | |
Customer group | Groep |
Producten
Fortnox | Tribe |
Article number | Code |
Description | Naam |
Product group | BTW |
Sales price | Verkoopprijs |
Description | Notitie (platte tekst) |
VAT group | BTW (SE) |
Unit | Unit |
Purchase price | Inkoopprijs |
Factuur
Fortnox | Tribe |
Customer no. | Klantnummer |
Currency | Valuta |
Payment terms | Betalingsvoorwaarden |
Date | Factuurdatum |
Invoice lines | Productregels |
Your order number | Nummer |
Remarks | Onderwerp |