Gebruik je PowerOffice voor je administratie?
De integratie tussen Tribe CRM en PowerOffice kan je veel tijd besparen. Fouten die kunnen ontstaan door het handmatig invoeren van relaties behoren tot het verleden. Bovendien worden facturen in Tribe CRM dankzij de uitgebreide tweewegsintegratie ook automatisch aangemaakt in PowerOffice.
Welke functionaliteiten heeft de integratie met PowerOffice?
Hoe activeer ik de integratie?
Deactiveren en verwijderen van gegevens
Welke data wordt gesynchroniseerd?
1. Welke functionaliteiten heeft de integratie met PowerOffice?
De PowerOffice-integratie bestaat uit drie onderdelen:
Relatiesynchronisatie
Productsynchronisatie
Factuursynchronisatie
Relatiesynchronisatie
Wanneer de integratie wordt geactiveerd, worden tijdens de initiële synchronisatie klanten en leveranciers uit PowerOffice automatisch ingeladen in Tribe CRM. Er wordt een duplicatencontrole uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe CRM. Deze controle is gebaseerd op een uniek ID uit PowerOffice. Als dit niet wordt gevonden, wordt een aanvullende controle uitgevoerd op basis van het debiteuren- of crediteurnummer.
Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt. Dit geldt zowel van Tribe CRM naar PowerOffice als andersom. De synchronisatie is gebaseerd op het unieke ID in PowerOffice.
Een nieuwe klant of leverancier krijgt in Tribe altijd een debiteuren- of crediteurnummer. Wanneer je de PowerOffice-integratie gebruikt, wordt dit nummer overschreven met het debiteuren- of crediteurnummer dat door PowerOffice wordt toegewezen.
Let op:
De synchronisatie van relaties van Tribe naar PowerOffice vindt direct plaats.
De synchronisatie van relaties van PowerOffice naar Tribe vindt elke 15 minuten plaats.
De betalingssynchronisatie van PowerOffice naar Tribe vindt elke 4 uur plaats.
Productsynchronisatie
De integratie ondersteunt ook productsynchronisatie. Net als bij relaties worden producten via een tweewegsynchronisatie bijgewerkt. Duplicatencontroles worden uitgevoerd op basis van het ID uit PowerOffice.
Factuursynchronisatie
Wanneer de factuurstatus in Tribe wordt gewijzigd naar Verzenden, wordt deze automatisch gesynchroniseerd als een (concept)factuur naar PowerOffice (afhankelijk van de instellingen van de integratie). We zorgen ervoor dat alle benodigde informatie volledig is, door alle relevante gegevens toe te voegen aan de geboekte factuur, zoals datum, factuur- en productregels.
2. Hoe activeer ik de integratie?
Let op! Zijn er al gegevens aanwezig in je financiële administratie én in je Tribe-omgeving? Zorg er dan eerst voor dat de juiste debiteuren- en crediteurnummers zijn ingevoerd voor de klanten en leveranciers in Tribe CRM. Dit voorkomt duplicaten tijdens de initiële import.
Open de Marketplace rechtsboven in je scherm.
Ga naar het tabblad Financieel en selecteer PowerOffice.
Activeer de integratie door op Activeren te klikken.
Voer de secret key in, die je kunt vinden in PowerOffice, en activeer de integratie.
Activeer de benodigde instellingen in het tabblad Algemene instellingen. Alle geactiveerde items worden gesynchroniseerd tussen beide systemen.
Selecteer de standaard grootboekrekening.
Open het tabblad Units en configureer de mapping tussen Tribe-units en PowerOffice-units.
Open het tabblad BTW-groepen en koppel de juiste BTW-groepen. (De BTW-codes die in Tribe CRM zijn ingesteld moeten gekoppeld worden aan de juiste BTW-codes in PowerOffice. Welke codes gekoppeld moeten worden hangt af van het land van het bezoekadres van je eigen organisatie.)
Na activatie start de initiële synchronisatie van PowerOffice naar Tribe CRM direct. Afhankelijk van de grootte van je administratie kan dit enige tijd duren.
3. Deactiveren en verwijderen van gegevens
In de loop van de tijd kan het nodig zijn om relatie- of productgegevens op te schonen.
Gegevens verwijderen
Wanneer je gegevens verwijdert uit Tribe, is het belangrijk om te weten dat de integratie nooit gegevens verwijdert uit PowerOffice. Andersom geldt hetzelfde: wanneer je gegevens verwijdert uit PowerOffice, worden deze niet verwijderd uit Tribe CRM.
Gegevens deactiveren
Wanneer je een relatie deactiveert in PowerOffice, wordt deze niet verwerkt met de status "voormalig" in Tribe CRM. De relatie blijft actief.
Wanneer je een product deactiveert in PowerOffice, wordt dit verwerkt in Tribe CRM met de status "inactief."
4. Welke data wordt gesynchroniseerd?
De volgende velden worden gesynchroniseerd van PowerOffice naar Tribe CRM.
Organisatie (Klant/Leverancier)
PowerOffice | Tribe |
Name | Organisatienaam |
Website | Website |
CustomerNumber | Debiteurnummer |
Address | Factuuradres |
E-mailadres | |
Phone | Telefoonnummer |
Organisation Number | BTW-nummer |
SupplierNumber | Crediteurnummer |
Contactpersoon
PowerOffice | Tribe |
Name | Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam |
Telephone | Telefoonnummer |
E-mailadres |
Persoon (individuele klant)
PowerOffice | Tribe |
Name | Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam |
Customer contact number | Debiteurnummer |
Telephone | Privé telefoonnummer |
Privé e-mailadres |
Producten
PowerOffice | Tribe |
No. | Code |
Name | Naam |
Product group | BTW |
Unit price | Verkoopprijs |
Description | Omschrijving |
Unit cost price | Inkoopprijs |
VAT group | Productgroep |
Unit | Unit |
Factuur
PowerOffice | Tribe |
Contact Number | Nummer |
Payment terms | Betalingsvoorwaarden in dagen |
Delivery date | Factuurdatum |
Invoice lines | Productregels |