Gebruik je Winbooks voor je administratie? De integratie tussen Tribe en Winbooks kan je veel tijd besparen. Fouten die kunnen ontstaan door het handmatig invoeren van relaties behoren tot het verleden. Bovendien worden facturen in Tribe ook automatisch aangemaakt in Winbooks dankzij de uitgebreide integratie.
Welke functionaliteiten heeft de integratie met Winbooks?
Hoe activeer ik de integratie?
Deactiveren en verwijderen van gegevens
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
1. Welke functionaliteiten heeft de integratie met Winbooks?
De Winbooks integratie bestaat uit drie componenten:
Relatie synchronisatie
Factuur synchronisatie
Betalingen synchronisatie
Relatie Synchronisatie
Wanneer de integratie is geactiveerd, worden tijdens de initiële synchronisatie klanten en leveranciers van Winbooks automatisch geladen in Tribe. Er wordt een duplicaatcontrole uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe. Deze controle is gebaseerd op een unieke ID van Winbooks. Als dit niet wordt gevonden, wordt er een extra controle uitgevoerd op basis van het debiteur- of crediteurnummer.
Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt. Dit geldt zowel van Tribe naar Winbooks als vice versa. De synchronisatie is gebaseerd op de unieke ID in Winbooks.
Een nieuwe klant of leverancier ontvangt altijd een debiteur- of crediteurnummer in Tribe. Als Winbooks een debiteur- of crediteurnummer genereert, wordt het nummer in Tribe overschreven met het debiteur- of crediteurnummer dat door Winbooks is toegewezen.
Notitie! De exporteren van gegevens van Tribe naar Winbooks zal onmiddellijk plaatsvinden. De importeren van gegevens van Winbooks naar Tribe zal eens per 24 uren worden uitgevoerd. Dit is een geautomatiseerd proces dat 's nachts wordt uitgevoerd.
Factuur synchronisatie
Wanneer de status van een factuur wordt gewijzigd naar "Verzonden," zal deze automatisch worden gesynchroniseerd als een geboekte factuur naar Winbooks. We zorgen ervoor dat je alle benodigde informatie compleet hebt door alle relevante informatie toe te voegen aan de geboekte factuur, zoals datum, factuur en productregels.
2. Hoe activeer ik de integratie?
Notitie! Zijn er al gegevens in je financiële administratie en in je Tribe omgeving? Zorg er eerst voor dat de juiste debiteur- en crediteurnummers voor de klanten en leveranciers in Tribe zijn ingevoerd. Dit is om duplicaten te voorkomen door de eerste importeren.
Open de marktplaats in de rechterbovenhoek van je scherm.
Ga naar het Financiële tabblad en selecteer Winbooks.
Activeer de integratie door op “Activeren” te klikken.
Je wordt automatisch doorgestuurd naar het verbindingsscherm. Voer de juiste gegevens in. Na een succesvolle verbinding word je teruggeleid naar Tribe.
Open het BTW-groepen tabblad en koppel de juiste BTW-groepen. (De btw-codes die in Tribe moeten worden gekoppeld aan de juiste btw-codes in Winbooks. Welke btw-codes moeten worden gekoppeld, hangt af van het land van het bezoekadres van jouw eigen organisatie.
Open het tabblad Andere instellingen:
Select instructies importeren klanten
Als organisatie (klanten zullen in Tribe verschijnen als Organisatie->klant)
Als persoon (klanten zullen in Tribe verschijnen als Persoon -> klant)
Selecteer het standaard dagboek dat Tribe zal gebruiken om informatie naar Winbooks te sturen.
Na activatie zal de initiële synchronisatie van Winbooks naar Tribe onmiddellijk beginnen. Afhankelijk van de grootte van je administratie kan dit enige tijd duren.
3. Gegevens deactiveren en verwijderen
In de loop van de tijd moet je misschien je relatie- of productgegevens opschonen.
Gegevens verwijderen
Als je gegevens uit Tribe verwijdert, is het belangrijk om te weten dat de integratie nooit gegevens uit Winbooks zal verwijderen. Hetzelfde geldt in de tegenovergestelde richting. Wanneer je gegevens uit Winbooks verwijdert, worden ze nooit uit Tribe verwijderd.
Deactiveren van gegevens
Wanneer je een relatie deactiveert in Winbooks, wordt deze gedeactiveerd in Tribe en vice versa.
4. Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
De volgende velden worden gesynchroniseerd van Winboooks naar Tribe.
Organisatie (Klant/Leverancier)
Winbooks | Tribe |
Naam | Organisatienaam |
Website | Website |
klantnummer | Debiteurnummer/Crediteurnummer |
Adres | Factuuradres |
e-mailadres | |
Telefoon | Telefoonnummer |
VatNummer | BTW-nummer |
Persoon (privé klant)
Winbooks | Tribe |
Naam | Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam |
klant contactnummer | Debiteur Nummer |
Telefoon | Privé Telefoonnummer |
Mobiel | Privé Mobiel Nummer |
Privé e-mailadres |
Factuur
Winbooks | Tribe |
klant nr. | klantnummer |
valuta | valuta |
Datum | factuurdatum |
Factuurregels | Productlijnen |