Gebruik je Tripletex voor je administratie? De integratie tussen Tribe en Tripletex kan je veel tijd besparen. Fouten die kunnen ontstaan door handmatig invoeren van relaties zijn verleden tijd.Bovendien worden facturen in Tribe ook automatisch aangemaakt in Tripletex dankzij de uitgebreide tweerichtingsintegratie.
Welke functionaliteiten heeft de integratie met Tripletex?
Hoe activeer ik de integratie?
Deactiveren en verwijderen van gegevens
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
1. Welke functionaliteiten heeft de integratie met Tripletex?
De integratie met Tripletex bestaat uit vier componenten:
relatie synchronisatie
Product synchronisatie
Factuur synchronisatie
meerdere valuta
relatie Synchronisatie
Wanneer de integratie is geactiveerd, worden tijdens de initiële synchronisatie klanten en leveranciers van Tripletex automatisch geladen in Tribe. Er wordt een duplicaatcontrole uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe. Deze controle is gebaseerd op een unieke ID van Tripletex. Als dit niet wordt gevonden, wordt een aanvullende controle uitgevoerd op basis van het debiteur- of crediteurnummer.
Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt. Dit geldt zowel van Tribe naar Tripletex als vice versa. De synchronisatie is gebaseerd op de unieke ID in Tripletex.
Een nieuwe klant of leverancier ontvangt altijd een debiteur- of crediteurnummer in Tribe. Wanneer je de integratie met Tripletex gebruikt, wordt dit nummer overschreven met het debiteur- of crediteurnummer dat door Tripletex is toegewezen.
notitie: De synchronisatie van relaties tussen Tribe en Tripletex en vice versa, zal onmiddellijk plaatsvinden.
Product synchronisatie
De integratie ondersteunt ook productsynchronisatie. Net als bij relaties worden producten toegepast via een tweeweg synchronisatie. Dubbele controles worden uitgevoerd op basis van de ID van Tripletex.
Factuur synchronisatie
Wanneer de status van een factuur wordt gewijzigd naar Verstuur in Tribe, het zal automatisch worden gesynchroniseerd als een (concept) factuur naar Tripletex (afhankelijk van de integratie-instellingen). We zorgen ervoor dat je alle benodigde informatie compleet hebt door alle relevante informatie toe te voegen aan de geboekte factuur, zoals datum, factuur en productregels.
Om de juiste betalings- en koppelingslogica te behouden, raden we aan om Creditfacturen in Tripletex aan te maken. Deze zullen dan synchronisatie met Tribe, zodat alle gegevens consistent blijven in beide systemen.
notitie: Wanneer je configureert voor een ERP Leading setup, raden we aan om het inschakelen van “Stuur facturen vanuit extern systeem” als je aan het synchroniseren bent naar concept. Dit zorgt ervoor dat de factuurstatussen en nummering consistent blijven tussen systemen.
meerdere valuta
De integratie met Tripletex ondersteunt meerdere valuta. Dit betekent dat als je producten in meer dan één valuta beschikbaar zijn, deze informatie gesynchroniseerd kan worden tussen Tribe en Tripletex, bijvoorbeeld in facturen en productregels.
Echter, Tribe en Tripletex gaan anders om met meerdere valuta:
In Tribe: Je kunt meerdere valuta's direct aan één product toevoegen.
In Tripletex: Elk product moet afzonderlijk worden aangemaakt voor elke valuta.
Vanwege dit verschil raden we aan:
In Tribe: Om valuta-mix-ups te voorkomen bij het synchroniseren tussen systemen, maak je aparte producten in Tribe voor elke valuta, net zoals Tripletex vereist. Met andere woorden, houd één Tribe-product per valuta aan (bijv. “Blauwe Mok — EUR”, “Blauwe Mok — NOK”) zodat de productstructuur overeenkomt met Tripletex en schoon synchroniseert.
In Tripletex: Maak altijd een apart product aan voor elke valuta, net zoals Tripletex vereist.
2. Hoe activeer ik de integratie?
notitie! Zijn er al gegevens in je financiële administratie en in je Tribe omgeving? Zorg er eerst voor dat de juiste debiteur- en crediteurnummers zijn ingevoerd voor de klanten en leveranciers in Tribe. Dit is om duplicaten te voorkomen door de initiële importeren.
Open de marktplaats in de rechterbovenhoek van je scherm.
Ga naar het Financiële tabblad en selecteer Tripletex.
Activeer de integratie door op “Activeren” te klikken.
Voer de geheime sleutel in die je kunt vinden in Tripletex en activeer de integratie.
Wanneer je de API-sleutel in Tripletex aanmaakt, gebruik dan aangepaste setup, sta alles toe en voeg ApsisNorway_TribeCRM toe in het veld voor de applicatienaam.
Activeer de benodigde instellingen in het algemene instellingen tabblad. Alle geactiveerde items worden gesynchroniseerd tussen de twee systemen.
Als je ook facturen synchroniseert, is er een optie om “Bestellingen open houden” in te schakelen. Dit stelt je in staat om facturen als concepten van Tribe naar Tripletex te synchroniseren, zodat je aanpassingen kunt maken in Tripletex voordat je ze definitief maakt. Wanneer facturen als concepten worden gesynchroniseerd, zijn ze bevroren in Tribe en kunnen ze niet worden bewerkt totdat ze zijn afgerond in Tripletex.
Om afgeronde facturen van Tripletex naar Tribe te synchroniseren, zet je “Aanmaken vanuit Tripletex” aan.
Zet de schakelaar voor “inclusief order” aan, om conceptfacturen die in Tripletex zijn aangemaakt terug te synchroniseren naar Tribe als concepten.Open de Units-tab en configureer de mapping tussen Tribe-eenheden en Tripletex-eenheden.
Open het BTW-groepen tabblad en koppel de juiste BTW-groepen. (De btw-codes die in Tribe moeten worden gedefinieerd, moeten worden gekoppeld aan de juiste btw-codes in Tripletex. Welke btw-codes moeten worden gekoppeld, hangt af van het land van het bezoekadres van jouw eigen organisatie.
Na activatie zal de initiële synchronisatie van Tripletex naar Tribe onmiddellijk beginnen. Afhankelijk van de grootte van je administratie kan dit enige tijd duren.
3. Gegevens deactiveren en verwijderen
In de loop van de tijd moet je misschien je relatie- of productgegevens opschonen.
Gegevens verwijderen
Als je gegevens uit Tribe verwijdert, is het belangrijk om te weten dat de integratie nooit gegevens uit Tripletex zal verwijderen. Hetzelfde geldt in de tegenovergestelde richting. Wanneer je gegevens verwijdert uit Tripletex, zullen ze nooit uit Tribe verwijderd worden.
Deactiveren van gegevens
Wanneer je een relatie deactiveert in Tribe, zal de relatie niet gedeactiveerd worden in Tripletex. Echter, wanneer je een relatie in Tripletex deactiveert, zal de relatie worden gedeactiveerd in Tribe.
4. Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
De volgende velden worden gesynchroniseerd van Tripletex naar Tribe.
Organisatie (Klant/Leverancier)
Tripletex | Tribe |
Naam | Naam (verplicht) |
emailAddress | |
Website | Website |
Telefoonnummer | Telefoonnummer |
taal * | taal |
Organisatienummer | BTW-Nummer |
Factuur e-mail | Financiële e-mailadres |
Klantnummer | DebiteurNummer |
Leverancier Nummer | CrediteurNummer |
Adresregel 1 (gesplitst) | Straat |
Adresregel 1 (gesplitst) | Huisnummer |
Adresregel 1 (gesplitst) | HuisnummerSuffix |
Postcode | Postcode |
Stad | Stad |
Land | Land |
Inactief | IsFormer |
Factuur vervalt in (indien dagen) | BetalingstermijnInDagen |
Alleen Engels of Noors. Andere waarden worden genegeerd
persoon (individuele klant)
Tripletex | Tribe |
Naam (gesplitst) | Voornaam |
Naam (gesplitst) | Middelname |
Naam (gesplitst) | Achternaam (verplicht) |
emailAddress | |
Telefoonnummer | telefoonnummer |
Telefoonnummer Mobiel | mobieleTelefoonNummer |
taal * | taal |
klantnummer | Schuldenummer |
Adresregel 1 (gesplitst) | Straat |
Adresregel 1 (gesplitst) | Huisnummer |
Adresregel 1 (gesplitst) | HuisnummerSuffix |
Postcode | Postcode |
Stad | Stad |
Land | Land |
Inactief | IsFormer |
Factuur vervalt in (indien dagen) | BetalingstermijnInDagen |
* Alleen Engels of Noors. Andere waarden worden genegeerd
contact
Tripletex | Tribe |
Voornaam | Voornaam |
Achternaam | Achternaam (verplicht) |
emailAddress | |
Werktelefoon | telefoonnummer |
Mobiele telefoon + landcode * | mobieleTelefoonNummer |
Inactief | IsFormer |
Factuur
Tripletex | Tribe |
klant | relatie |
Ordernummer (uit / Tribe leidend) factuurnummer (in / ERP leading) | Nummer |
Referentie | Referentie |
Factuuropmerking | Onderwerp |
Besteldatum (uit), Leverdatum (uit), factuurdatum | Datum |
FactuurVervaldatum | BetalingstermijnInDagen |
PrioriteerBedragenInclusiefBtw (waar/onwaar) | IsBTWInbegrepen |
Samengevoegd met korting van elke regel | Kortingspercentage |
valuta | valuta |
OrderRegels\ Beschrijving | Beschrijving |
OrderRegels \ Aantal | Hoeveelheid |
OrderRegels \ Product | Product.[ExternalID] |
OrderLines \ UnitPrice(inclusief|exclusief)BTW | Product.verkoopPrijs |
OrderRegels \ Eenheidsprijs | Product.Aankoopprijs |
OrderRegels \ BtwType | VatGroup.[ExternalID] |
Korting | Korting |
Factuur PDF | documentBijlage |
Product
Tripletex | Tribe |
Inactief | IsInactief |
Naam | Naam |
Nummer | Code |
Orderregelbeschrijving (gewone tekst) | Beschrijving |
Verkoopprijs (incl/excl BTW afhankelijk van BTW-schakelaar)* | verkoopPrijs |
Aankoopprijs | Aankoopprijs |
BelastingType | VatGroup |
Eenheid | Eenheid |
"waar" | IsPrijsBewerkbaar |
"waar" | IsBTWBewerkbaar |
Auto-gecreëerde productgroep “Tripletex” | Productgroep |
* In meerdere valuta-scenario's, als de valuta in Tripletex is ingesteld op iets anders dan de basisvaluta, wordt de verkoopprijs gesynchroniseerd met een speciale valutaprijs in Tribe. De verkoopprijs van het product zelf is leeg gelaten (of genegeerd, als deze handmatig is ingesteld). Prijzen in andere valuta worden ook genegeerd.