Gebruik je Tripletex voor je administratie? De integratie tussen Tribe CRM en Tripletex kan je veel tijd besparen. Fouten die kunnen ontstaan door het handmatig invoeren van relaties behoren tot het verleden. Bovendien worden facturen in Tribe CRM dankzij de uitgebreide tweerichtingsintegratie automatisch aangemaakt in Tripletex.
1. Welke functionaliteiten heeft de integratie met Tripletex?
2. Hoe activeer ik de integratie?
3. Deactiveren en gegevens verwijderen
4. Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
1. Welke functionaliteiten heeft de integratie met Tripletex?
De Tripletex-integratie bestaat uit vier onderdelen:
Relatiesynchronisatie
Productsynchronisatie
Factuursynchronisatie
Multi-currency (meerdere valuta)
Relatiesynchronisatie
Wanneer de integratie wordt geactiveerd, worden tijdens de initiële synchronisatie klanten en leveranciers uit Tripletex automatisch ingeladen in Tribe CRM. Er wordt gecontroleerd op dubbele relaties in Tribe CRM, op basis van een unieke ID uit Tripletex. Als deze niet wordt gevonden, volgt een extra controle op debiteuren- of crediteurnummer.
Na de eerste synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt, zowel van Tribe CRM naar Tripletex als andersom. De synchronisatie is gebaseerd op de unieke ID in Tripletex.
Een nieuwe klant of leverancier krijgt altijd een debiteuren- of crediteurnummer in Tribe. Wanneer je de Tripletex-integratie gebruikt, wordt dit nummer overschreven met het nummer dat door Tripletex wordt toegewezen.
Let op: De synchronisatie van relaties tussen Tribe en Tripletex vindt direct plaats.
Productsynchronisatie
De integratie ondersteunt ook productsynchronisatie. Net als bij relaties gebeurt dit via een tweerichtingskoppeling. Er wordt gecontroleerd op dubbele producten op basis van de ID uit Tripletex.
Factuursynchronisatie
Wanneer de factuurstatus in Tribe wordt gewijzigd naar Verzenden, wordt deze automatisch gesynchroniseerd als (concept)factuur naar Tripletex (afhankelijk van de integratie-instellingen). We zorgen ervoor dat alle benodigde informatie wordt meegestuurd, zoals datum, factuur- en productregels.
Om correcte betalingen en koppelingen te behouden, raden we aan om creditfacturen in Tripletex aan te maken. Deze worden vervolgens teruggesynchroniseerd naar Tribe, zodat beide systemen consistent blijven.
Let op: Bij een ERP-leidende configuratie raden we aan om “Facturen verzenden vanuit extern systeem” in te schakelen wanneer je synchroniseert naar conceptfacturen. Zo blijven factuurnummers en statussen in beide systemen gelijk.
Multi-currency
De Tripletex-integratie ondersteunt meerdere valuta. Dit betekent dat, als je producten in verschillende valuta aanbiedt, deze informatie kan worden gesynchroniseerd tussen Tribe en Tripletex, bijvoorbeeld op facturen of productregels.
Echter er is een belangrijk verschil in hoe beide systemen met valuta omgaan:
In Tribe: je kunt meerdere valuta aan één product toevoegen.
In Tripletex: elk product moet afzonderlijk worden aangemaakt per valuta.
Daarom raden we het volgende aan:
In Tribe: maak voor elke valuta een apart product aan, net als in Tripletex, om verwarring te voorkomen. Bijvoorbeeld: “Blauwe Mok — EUR”, “Blauwe Mok — NOK”.
In Tripletex: maak altijd een apart product per valuta aan.
2. Hoe activeer ik de integratie?
Let op: Staan er al gegevens in je financiële administratie én in je Tribe-omgeving? Zorg er eerst voor dat de juiste debiteuren- en crediteurnummers zijn ingevuld bij klanten en leveranciers in Tribe CRM, om dubbele invoer bij de eerste synchronisatie te voorkomen.
Open de Marketplace rechtsboven in je scherm.
Ga naar het tabblad Financieel en selecteer Tripletex.
Activeer de integratie door op Activeren te klikken.
Voer de geheime sleutel in die je in Tripletex kunt vinden, en activeer de integratie.
Gebruik bij het aanmaken van de API-sleutel in Tripletex de aangepaste instellingen, geef alle rechten, en vul bij ‘Application name’ ApsisNorway_TribeCRM in.
Activeer vervolgens de gewenste instellingen in het tabblad Algemene instellingen. Geactiveerde onderdelen worden gesynchroniseerd tussen beide systemen.
Als je ook facturen synchroniseert, kun je de optie Orders openhouden inschakelen. Hierdoor worden facturen als concept doorgestuurd van Tribe naar Tripletex, zodat je ze in Tripletex nog kunt aanpassen voordat ze worden afgerond.
Om afgeronde facturen van Tripletex naar Tribe te synchroniseren, schakel je Aanmaken vanuit Tripletex in.
Zet de schakelaar Inclusief order aan om conceptfacturen uit Tripletex terug te synchroniseren naar Tribe.Open vervolgens het tabblad Eenheden om de koppeling tussen Tribe-eenheden en economische eenheden te configureren
Koppel daarna in het tabblad BTW-groepen de juiste BTW-codes (de BTW-codes in Tribe CRM moeten overeenkomen met de juiste BTW-codes in Tripletex, afhankelijk van het land van het bezoekadres van je organisatie).
Na activering start de eerste synchronisatie van Tripletex naar Tribe CRM automatisch. Afhankelijk van de omvang van je administratie kan dit enige tijd duren.
3. Deactiveren en gegevens verwijderen
Gegevens verwijderen
Wanneer je gegevens verwijdert uit Tribe, worden deze nooit verwijderd uit Tripletex. Dit geldt ook andersom: als je gegevens verwijdert uit Tripletex, worden deze niet verwijderd uit Tribe CRM.
Gegevens deactiveren
Wanneer je een relatie deactiveert in Tribe, wordt deze niet automatisch gedeactiveerd in Tripletex. Andersom, wanneer je een relatie deactiveert in Tripletex, wordt deze wél gedeactiveerd in Tribe.
4. Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Organisatie (Klant/Leverancier)
Tripletex | Tribe |
Name | Naam (verplicht) |
E-mailadres | |
Website | Website |
Phone Number | Telefoonnummer |
Language* | Taal |
Organisation Number | Organisatienummer |
VatNumber | BTW-nummer |
Invoice Email | E-mailadres voor facturatie |
Customer Number | Debiteurnummer |
Supplier Number | Crediteurnummer |
Address line 1 (split) | Straat |
Address line 1 (split) | Huisnummer |
Address line 1 (split) | Huisnummertoevoeging |
Postal Code | Postcode |
City | Plaats |
Country | Land |
Inactive | Inactief |
Invoice due in (if days) | Betalingstermijn in dagen |
* Alleen Engels of Noors. Andere waarden worden genegeerd.
Persoon (individuele klant)
Tripletex | Tribe |
Name (split) | Voornaam |
Name (split) | Tussenvoegsel |
Name (split) | Achternaam (verplicht) |
E-mailadres | |
Phone Number | Telefoonnummer |
Phone Number Mobile | Mobiel telefoonnummer |
Language* | Taal |
CustomerNumber | Debiteurnummer |
Address line 1 (split) | Straat |
Address line 1 (split) | Huisnummer |
Address line 1 (split) | Huisnummertoevoeging |
Postal Code | Postcode |
City | Plaats |
Country | Land |
Inactive | Inactief |
Invoice due in (if days) | Betalingstermijn in dagen |
* Alleen Engels of Noors. Andere waarden worden genegeerd.
Contactpersoon
Tripletex | Tribe |
First Name | Voornaam |
Last Name | Achternaam (verplicht) |
E-mailadres | |
Work phone | Werktelefoon |
Mobile phone + country code | Mobiel telefoonnummer |
Inactive | Inactief |
Factuur
Tripletex | Tribe |
Customer | Relatie |
Order number (out / tribe leading) | Ordernummer (uit / Tribe leidend) |
Invoice number (in / erp leading) | Factuurnummer (in / ERP leidend) |
Number | Nummer |
Reference | Referentie |
Invoice comment | Onderwerp |
Order date / Delivery date / Invoice date | Datum |
InvoiceDueIn | Betalingstermijn in dagen |
PrioritizeAmountsIncludingVat (true/false) | Bedragen inclusief BTW |
DiscountPercentage | Korting (%) |
Currency | Valuta |
OrderLines \ Description | Omschrijving |
OrderLines \ Count | Aantal |
OrderLines \ Product | Product.[Externe ID] |
OrderLines \ UnitPrice(Incl./Excl. VAT) | Verkoopprijs |
OrderLines \ UnitCost | Inkoopprijs |
OrderLines \ VatType | BTW-groep.[Externe ID] |
Discount | Korting |
Invoice PDF | Factuurdocument |
Product
Tripletex | Tribe |
Inactive | Inactief |
Name | Naam |
Number | Code |
Order line description (plain text) | Omschrijving |
Sales Price (inc/exc VAT depending on VAT switch)* | Verkoopprijs |
Purchase Price | Inkoopprijs |
VatType | BTW-groep |
Unit | Eenheid |
“true” | Prijs aanpasbaar |
“true” | BTW aanpasbaar |
Auto-created Product group “Tripletex” | Productgroep |
* Bij multi-currency scenario’s: als de valuta in Tripletex anders is dan de basisvaluta, wordt de verkoopprijs gesynchroniseerd met de specifieke valutaprijs in Tribe. De standaard verkoopprijs in het product zelf blijft leeg of wordt genegeerd. Prijzen in andere valuta worden ook genegeerd.