Facturen verzenden vanuit een extern financieel systeem stelt je in staat om je factureringsworkflow in lijn te houden met je boekhoudprocessen, terwijl je nog steeds factuurgegevens in Tribe beheert. Deze optie is nuttig wanneer je organisatie afhankelijk is van een aparte financiële applicatie voor compliance, automatisering of rapportage. Door een klein aantal instellingen aan te passen, kun je controleren hoe en wanneer facturen worden afgerond en verzonden. Door deze gids te volgen, begrijp je hoe Tribe zich in elk scenario gedraagt en welke acties beschikbaar zijn voor jou.
Inhoudsopgave
Achtergrond en context
Wat doet het verzenden van facturen vanuit een extern systeem?
Waarom of wanneer zou je het moeten gebruiken?
Stap voor stap instructies
Hoe factuuracties veranderen per scenario
Probleemoplossing
Korte samenvatting
Achtergrond en context
Tribe bevat een facturatiemodule waarmee je facturen direct binnen de CRM kunt maken en beheren.In sommige gevallen geef je misschien de voorkeur aan het verzenden van facturen via je externe financiële systeem, bijvoorbeeld wanneer je boekhoudsoftware de e-mailbezorging, wettelijke nummering of e-factureringseisen beheert.
Wat doet het verzenden van facturen vanuit een extern systeem?
Deze instelling verandert hoe facturen worden voltooid in Tribe.In plaats van de factuur-e-mail vanuit Tribe te verzenden, bereidt het systeem de factuur voor zodat deze kan worden verzonden of gesynchroniseerd via je aangesloten financiële applicatie.Tribe slaat nog steeds de factuur, de status en gerelateerde gegevens op voor referentie en rapportage.
Waarom of wanneer zou je het moeten gebruiken?
Je wilt deze optie misschien gebruiken als je financiële systeem je primaire hulpmiddel is voor het verzenden van facturen.Het is ook nuttig wanneer e-facturering vereist is of wanneer je organisatie een financiële integratie gebruikt om systemen op elkaar af te stemmen.
Stap voor stap instructies
Ga naar Configuratie.
Open de facturatie instellingen.
Schakel Factuur verzenden vanuit extern systeem in als je niet wilt dat Tribe factuur-e-mails verzendt.
Sla je wijzigingen op.
Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar wanneer de e-facturering connector niet is geactiveerd.
Hoe factuuracties veranderen per scenario
Met E-Facturering Connector Geactiveerd
Wanneer de e-facturering connector actief is, wordt de optie Factuur verzenden vanuit extern systeem niet weergegeven.
Open de factuur.
Selecteer Verzenden.
Kies Finaliseren uit de dropdown.
Dit bereidt de factuur voor volgens de e-factureringsvereisten.
Zonder E-Facturering Geactiveerd
Als Factuur verzenden vanuit extern systeem is uitgeschakeld:
Selecteer Verzenden om de e-maildialoog te openen.
Verzend de factuur direct vanuit Tribe.
Als Factuur verzenden vanuit extern systeem is ingeschakeld en er geen financiële integratie actief is:
Selecteer Finaliseren.
Dit zal:
De PDF genereren en koppelen.
Stel de factuurdatum en het nummer in.
Verplaats de factuurfase naar verzonden.
Markeer de factuur als definitief.
Als Factuur verzenden vanuit extern systeem is ingeschakeld en er een financiële integratie actief is:
Selecteer Synchroniseren.
Dit zal:
Alle acties uitvoeren die zijn opgenomen in Finaliseren.
Synchronisatie met het aangesloten financiële systeem, zoals SnelStart of E-conomic, activeren.
Wist je dat?
Zodra een factuur is afgerond, wordt er geen actieknop weergegeven.Dit betekent dat de factuur al is voltooid en niet opnieuw vanuit Tribe kan worden verzonden.
Probleemoplossing
Als je geen actieknoppen op een factuur ziet, controleer dan of de factuur al is afgerond.Als een knop ontbreekt, bevestig dan of e-facturering of een financiële integratie actief is, aangezien dit rechtstreeks van invloed is op welke acties beschikbaar zijn.
Korte samenvatting
Je kunt ervoor kiezen om facturen vanuit een extern financieel systeem te verzenden door een instelling in Tribe aan te passen.De beschikbare factuuracties veranderen afhankelijk van of e-facturering of een financiële integratie actief is.Deze setup stelt je in staat om facturen te finaliseren en te synchroniseren terwijl je Tribe als je centrale bron van factuurgegevens behoudt.