Gebruik je Yuki voor je accounting? Dan kan de integratie tussen Tribe en Yuki je veel tijd besparen. Fouten door het handmatig invoeren van contact zijn verleden tijd. Wat nog meer is, facturen die in Tribe worden aangemaakt, worden automatisch gegenereerd in Yuki dankzij de uitgebreide integratie.
Welke functies biedt de Yuki integratie?
Hoe activeer ik de integratie?
Nieuwe contactpersonen aanmaken
Deactiveren en verwijderen van gegevens
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
1.Welke functies biedt de Yuki integratie?
De Yuki integratie bestaat uit twee hoofdonderdelen:
contact synchronisatie
Factuursynchronisatie
contact synchronisatie
Wanneer je de integratie activeert, zal een initiële synchronisatie automatisch je (privé) klanten en optioneel je leveranciers van Yuki naar Tribe importeren. Inactieve contacten worden niet gesynchroniseerd in Tribe.
Na de initiële synchronisatie worden nieuwe contactpersonen en updates van bestaande contactgegevens in Yuki automatisch periodiek bijgewerkt in Tribe.
Wijzigingen aan bestaande contacten in Tribe worden automatisch naar Yuki gepusht. Een nieuwe klant of leverancier die in Tribe is aangemaakt, wordt ook doorgestuurd naar Yuki. Echter, door beperkingen in de Yuki API is het niet mogelijk om een relatie type (klant/leverancier) samen met het contact te verzenden. Nieuwe contacten worden gesynchroniseerd als een bedrijf of een persoon, maar zonder een specifiek relatie type. Dit type moet handmatig worden ingesteld in Yuki. Meer details hierover zijn te vinden in sectie 3 van dit artikel.
Tijdens de synchronisatie vanuit Yuki wijst Tribe een extern ID toe aan elk contact. Dit ID wordt gebruikt om duplicaten te controleren.
Factuur synchronisatie
Facturen worden verwacht te worden aangemaakt en verzonden vanuit Tribe. Als een factuur in Tribe de status Verzonden heeft en nog geen externe connector-ID heeft, wordt deze automatisch gesynchroniseerd naar Yuki als een factuur. We zorgen ervoor dat je een volledige weergave hebt van alle relevante details, inclusief factuurregels, zodat je een openstaand item in Yuki ziet dat wacht op betaling.Houd er notitie mee dat de Yuki API geen synchronisatie van betalingen terug naar Tribe ondersteunt.Betalingen moeten handmatig worden bijgewerkt in Tribe.
Belangrijk: Een factuur kan alleen naar Yuki worden gestuurd als de contactpersoon in Yuki is gemarkeerd als klant. Als dit selectievakje niet is aangevinkt, zal Yuki de factuur van Tribe afwijzen. Meer gedetailleerde informatie is beschikbaar in sectie 3.
2.Hoe activeer ik de integratie?
Belangrijk: Tribe is het toonaangevende systeem voor het genereren van debiteurnummers. Deze worden verwerkt in Yuki als de relatiecode. Zorg ervoor dat je de automatische generatie van debiteurnummers voor contactpersonen inschakelt.
Open Yuki en log in.
Navigeer naar Instellingen > Integraties > Webservice en kopieer de API-sleutel.
Open Tribe en log in.
In de rechterbovenhoek van je scherm, open de marktplaats.
Ga naar het Financiële tabblad en selecteer Yuki.
Voer de API-sleutel in van stap 2.
Selecteer het juiste domein en klik op Bevestig Administratie.
Open het contacttabblad. Standaard worden contacten van Yuki geïmporteerd als (privé) klanten in Tribe. Pas deze instelling aan indien nodig. Standaard worden alleen (privé) klanten geëxporteerd van Tribe naar Yuki. Klik op de + knop als je ook andere contacttypes naar Yuki wilt synchronisatie.Deze zullen naar Yuki worden gestuurd als debiteuren. **
Open het Andere Instellingen tabblad. Geef aan of leveranciers ook uit Yuki moeten worden opgehaald.
Activeer de integratie door te klikken op Activeren en begin met de eerste importeren. Afhankelijk van de grootte van je database kan dit even duren.
**Momenteel worden debiteurnummers in Tribe alleen toegewezen aan (particuliere) klanten. Als je andere contacttypes, zoals zakenpartners of algemene contactpersonen, als debiteuren in Yuki wilt koppelen, moet je handmatig een debiteurnummer in Tribe toewijzen. Een toekomstige update zal dit aanpakken.
3.Nieuwe contactpersonen aanmaken
contact
De Yuki-interface staat niet toe dat een relatie type (zoals klant of leverancier) samen met het contact wordt verzonden. Nieuwe contacten in Tribe worden gesynchroniseerd met Yuki als een bedrijf of een persoon, maar zonder dat het klant- of leverancier-vakje is ingeschakeld. Een gebruiker moet handmatig het juiste vakje in Yuki aanvinken. Dit is vooral belangrijk bij het versturen van facturen. Als een factuur in Tribe als Verzonden is gemarkeerd, zal Tribe deze automatisch naar Yuki doorsturen. Echter, Yuki accepteert alleen facturen voor contactpersonen die als klant zijn gemarkeerd. Als dit niet het zaak is, zal de factuur worden afgewezen, wat leidt tot discrepanties in je boekhouding.
Factuur
Een factuur kan alleen worden verzonden zodra het klantvakje actief is in Yuki. Het is belangrijk om hiervan op de hoogte te zijn en een intern proces op te zetten om ervoor te zorgen dat het selectievakje op het juiste moment is geactiveerd. Met de automatisering module in Tribe kan het mogelijk zijn om dit proces (deels) te automatiseren. Overweeg om dit te bespreken met je Tribe coach.
4.Deactiveren en verwijderen van gegevens
In de loop van de tijd moet je misschien je contact- of productgegevens opschonen.
Verwijderen van gegevens
Als je gegevens uit Tribe verwijdert, zal de integratie nooit gegevens in Yuki verwijderen. Hetzelfde geldt in de andere richting: als je gegevens in Yuki verwijdert, zullen ze nooit uit Tribe verwijderd worden.
Deactiveren van gegevens
Als je een contact in Yuki deactiveert, wordt deze wijziging momenteel niet weergegeven in Tribe. De contact blijft actief in Tribe.
5.Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Organisatie
Tribe | Yuki |
Debiteur nummer | relatiecode |
Organisatienaam | Tribe |
e-mailadres | |
Website | Website |
Telefoonnummer | Telefoon |
Kamer van Koophandel nummer | CoC-nummer |
BTW-nummer | BTW-nummer |
Factuuradres | Factuuradres |
Postadres | Postadres |
* Het factuuradres wordt standaard gesynchroniseerd.
Persoon
Tribe | Yuki |
Schuldenaar nummer | relatiecode |
Voornaam | Voornaam |
Achternaam | Achternaam |
Volledige naam | Naam |
Privé e-mailadres | |
Privé telefoonnummer | Telefoon |
Privé mobiel nummer | Mobiel |
Privé adres | Adres |