Heb je hulp nodig bij het installeren van je nieuwe integratie vanuit de marketplace? Bekijk dit artikel!
De Twinfield integratie verbindt je financiële administratie met Tribe, waardoor handmatig werk wordt verminderd en gegevensinconsistenties worden voorkomen. Het synchroniseert relaties, producten en facturen, zodat beide systemen automatisch op elkaar zijn afgestemd. Je kunt deze integratie gebruiken als je tijd wilt besparen, dubbele gegevensinvoer wilt vermijden en je financiële administratie nauwkeurig wilt houden. Door deze instructies te volgen, begrijp je wat de integratie doet, instructies je deze activeert en hoe gegevens worden gesynchroniseerd tussen Tribe en Twinfield.
Inhoudsopgave
Wat Doet De Twinfield integratie?
Waarom of wanneer zou je het moeten gebruiken?
Hoe Werkt relatie Synchronisatie?
Hoe Werkt Product Synchronisatie?
Hoe Werkt Factuur Synchronisatie?
Wat als ik verkooporders in Twinfield gebruik?
Hoe activeer ik de Twinfield integratie?
Deactiveren of Verwijderen van gegevens
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Wat Doet De Twinfield integratie?
De Twinfield integratie bestaat uit drie hoofdcomponenten: relatie synchronisatie, product synchronisatie en factuur synchronisatie. Deze componenten werken samen om de gegevens consistent te houden tussen Tribe en Twinfield. Synchronisatie werkt in beide richtingen, op basis van unieke Twinfield-identificatoren.
Waarom of wanneer zou je het moeten gebruiken?
Je zou deze integratie moeten gebruiken als je je boekhouding in Twinfield beheert en je klantprocessen in Tribe. Het helpt fouten te voorkomen die ontstaan door handmatige gegevensinvoer en zorgt ervoor dat facturen die in Tribe zijn aangemaakt, beschikbaar zijn in Twinfield voor financiële verwerking. De integratie is vooral handig wanneer nauwkeurige en actuele financiële gegevens essentieel zijn.
Hoe Werkt Relatie Synchronisatie?
Wanneer je de integratie activeert, importeert een initiële synchronisatie klanten en leveranciers van Twinfield naar Tribe. Tijdens dit proces controleert Tribe op duplicaten met behulp van de unieke Twinfield ID. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, worden aanvullende controles uitgevoerd met behulp van debiteur- of crediteurnummers, gevolgd door de naam van de organisatie en adresgegevens.
Inactieve relaties in Twinfield worden niet gesynchroniseerd naar Tribe. Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen automatisch in beide richtingen bijgewerkt. Synchronisatie is altijd gebaseerd op de unieke ID van Twinfield.
Wanneer een nieuwe klant of leverancier wordt aangemaakt in Tribe, wordt er een debiteur- of crediteurnummer toegewezen. Als de Twinfield integratie actief is, wordt dit nummer vervangen door het nummer dat door Twinfield is toegewezen.
Notitie: Standaard worden alleen klanten gesynchroniseerd tussen Tribe en Twinfield. Je kunt synchronisatie voor andere relatie types inschakelen tijdens de activatie.
Hoe Werkt Product Synchronisatie?
Producten worden gesynchroniseerd tussen Tribe en Twinfield met behulp van tweerichtingssynchronisatie. Dubbele controles worden uitgevoerd op basis van de Twinfield product-ID. Elke wijziging die in een van de systemen wordt aangebracht, wordt automatisch synchronisatie.
Hoe Werkt Factuursynchronisatie?
Facturen worden verondersteld te worden aangemaakt en verzonden vanuit Tribe. Wanneer een factuur de status Verzonden heeft in Tribe en nog geen externe connector-ID heeft, wordt deze automatisch gesynchroniseerd naar Twinfield als een verkoopboeking. Dit creëert een open post in Twinfield die wacht op betaling.
Na betaling kan de factuurstatus worden bijgewerkt in zowel Tribe als Twinfield. De bijgewerkte status wordt dan automatisch gesynchroniseerd met het andere systeem.
Wat als ik verkooporders in Twinfield gebruik?
Als je met verkooporders in plaats van facturen in Twinfield werkt, moet je de verkooporder activiteit in Tribe inschakelen.
Open Configuratie.
Navigeer naar Activiteiten.
Deactiveer de factuur activiteit met de schuifregelaar.
Activeer de verkooporder activiteit met de schuifregelaar.
Na activatie worden de factuurknoppen in Tribe vervangen door verkooporderknoppen. Wanneer een verkooporder in Tribe CRM de status Gelinkt heeft, wordt deze gesynchroniseerd naar Twinfield als een verkooporder. Het document van de verkooporder wordt ook toegevoegd aan Twinfield.
Hoe activeer ik de Twinfield integratie?
Je kunt de integratie veilig testen door een testadministratie in Twinfield aan te maken en deze te koppelen aan een Tribe testomgeving.
notitie: Als gegevens al bestaan in zowel Twinfield als Tribe, controleer dan of debiteur- en crediteurnummers correct zijn in Tribe voordat je activeert. Dit helpt om duplicaten tijdens de initiële synchronisatie te voorkomen.
Open de marktplaats vanuit de rechterbovenhoek van het scherm.
Ga naar het Financieel tabblad en selecteer Twinfield.
Klik op Activeren.
Voer de gebruikersnaam en wachtwoord in van de Twinfield-omgeving waarmee je wilt verbinden.
Open het relaties tabblad en bekijk welke relatie types zijn gesynchroniseerd.
Klik op het Plus-pictogram om extra relatie types toe te voegen indien nodig.
Open het BTW-groepen tabblad en koppel de juiste BTW-groepen tussen Tribe en Twinfield.
Open het Algemene Grootboekrekeningen tabblad en koppel de juiste accounts.
Open het Andere Instellingen tabblad en schakel Synchroniseer leveranciers in als leveranciers van Twinfield in Tribe moeten worden geïmporteerd.
Selecteer welk e-mailadres voor facturen van Twinfield moet worden gebruikt als het financiële e-mailadres in Tribe.
Na activatie begint de initiële synchronisatie van Twinfield naar Tribe automatisch. De duur hangt af van de grootte van je administratie.
notitie: De integratie gaat ervan uit dat Twinfield dimensie gebruikt 1300 voor de debiteurenaccount. Dit is vereist voor een correcte werking.
Deactiveren of Verwijderen van gegevens
Het verwijderen van gegevens in Tribe verwijdert deze niet uit Twinfield, en het verwijderen van gegevens in Twinfield verwijdert deze niet uit Tribe.
Wanneer een relatie in Twinfield wordt gedeactiveerd, is deze nog niet als voormalig gemarkeerd in Tribe en blijft deze actief. Wanneer een product wordt gedeactiveerd in Twinfield, wordt het als inactief gemarkeerd in Tribe, en deze wijziging wordt bijna onmiddellijk bijgewerkt.
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Voor organisaties zijn bezoek-, post- en factuuradressen één-op-één gesynchroniseerd. Aanvullende gegevens zoals telefoonnummer, e-mailadres, BTW-nummer en Kamer van Koophandel-nummer worden alleen gesynchroniseerd vanuit het standaardadres in Twinfield.
Voor personen wordt alleen het factuuradres van Twinfield gesynchroniseerd naar het privéadres in Tribe.
Producten worden gesynchroniseerd op basis van code, naam, btw-tarief en prijs exclusief btw.
Snelle Samenvatting
Je kunt Twinfield verbinden met Tribe om relaties, producten en financiële documenten te synchroniseren. De integratie ondersteunt tweerichtingsupdates en vermindert handmatig administratief werk. Door de integratie correct te activeren en configureren, blijven je financiële en CRM-gegevens consistent in beide systemen.