Gebruik je Microsoft Business Central voor je administratie? De integratie tussen Tribe en Microsoft Business Central kan je veel tijd besparen. Fouten die kunnen ontstaan door handmatig invoeren van relaties zijn verleden tijd. Bovendien worden facturen in Tribe ook automatisch aangemaakt in Microsoft Business Central dankzij de uitgebreide tweerichtingsintegratie.

Tribe heeft twee verschillende integraties met Microsoft Business Central (Microsoft BC). Dit artikel legt uit wat ze zijn, wanneer je ze moet gebruiken en instructies je ze moet gebruiken.

Verschillen Microsoft BC Boekhouding vs Microsoft BC facturatie
Microsoft BC boekhouding
1. Welke functionaliteiten heeft de integratie met Microsoft BC Accounting?
2. Vereisten Microsoft BC accountancy
3. Hoe activeer ik Microsoft BC accounting?
4. 3. Gegevens deactiveren en verwijderen
5. Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Microsoft BC facturatie
1. Welke functionaliteiten heeft de integratie met Microsoft BC facturatie?
2. Vereisten Microsoft BC facturatie
3. Hoe activeer ik de facturatie van Microsoft BC?
4. 3. Gegevens deactiveren en verwijderen
5. Welke gegevens worden gesynchroniseerd?

1. Verschillen Microsoft BC Boekhouding vs Microsoft BC facturatie

Tribe heeft twee integraties met Microsoft Business Central. Dit zijn Boekhouding en facturatie. Hieronder vind je de verschillen.

Microsoft Business Central Accounting	Microsoft Business Central facturatie
CRM leidend	Kan CRM leidend zijn of ERP leidend
Synchronise relaties en geboekte facturen van Tribe naar Microsoft Business Central	Tweeweg synchronisatie voor relaties, producten en facturen (kan concepten of geboekte facturen zijn).
Wordt opgezet via de Chift API, dus de Chift-extensie is nodig voor de opzet.	Wordt ingesteld via directe API.Geen extra verlengstuk nodig.
	Bouwt voort op Microsoft Business Central Accounting. Om facturatie te gebruiken, moet je boekhouding al ingesteld zijn.

2. Microsoft BC boekhouding

2.a. Welke functionaliteiten heeft de integratie met Microsoft BC Accounting?

De Microsoft BC Accounting integratie bestaat uit twee componenten:

relatie Synchronisatie
Factuursynchronisatie

relatie Synchronisatie
Wanneer de integratie is geactiveerd, worden tijdens de eerste synchronisatie klanten en leveranciers uit Microsoft Business Central automatisch in Tribe geladen. Er wordt een duplicaatcontrole uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe. Deze controle is gebaseerd op een unieke ID van Microsoft Business Central. Als dit niet wordt gevonden, wordt er een aanvullende controle uitgevoerd op basis van het debiteur- of crediteurnummer.

Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt. Dit geldt zowel van Tribe naar Microsoft Business Central als vice versa. De synchronisatie is gebaseerd op de unieke ID in Microsoft Business Central.

Een nieuwe klant of leverancier ontvangt altijd een debiteur- of crediteurnummer in Tribe. Als Microsoft Business Central een debiteur- of crediteurnummer genereert, wordt het nummer in Tribe overschreven met het debiteur- of crediteurnummer dat door Microsoft Business Central is toegewezen.

Factuursynchronisatie
Wanneer de status van een factuur wordt gewijzigd in "Verzonden", het zal automatisch worden gesynchroniseerd als een geboekte factuur naar Microsoft Business Central. We zorgen ervoor dat je alle benodigde informatie compleet hebt door alle relevante informatie aan de geboekte factuur toe te voegen, zoals datum, factuur en productregels.

2.b. Voorwaarden Microsoft BC accounting

De gebruiker moet Admin zijn in Tribe en in Microsoft Business Central.
Zorg ervoor dat je al bent ingelogd op je Microsoft Business Central account, voordat je de onderstaande activatiestappen doorloopt.
Aangezien de integratie van Microsoft Business Central Accounting is gemaakt via de Chift API, moet je de Chift-extensie inschakelen om de verbinding op te zetten. Je kunt meer informatie over de extensie hier vinden.

2.c. Hoe activeer ik Microsoft BC boekhouding?

Open de marktplaats in de rechterbovenhoek van je scherm.
Ga naar het Financiële tabblad en selecteer Dynamics 365 Business Central account.
Activeer de integratie door op “Activeren” te klikken.
Klik op “Inloggen bij Dynamic 365 Business Central Accounting”.
Stel de configuratie in. Zorg ervoor dat er een naam voor de verbinding is. Bepaal of je analytische boekhoudgegevens wilt ophalen en genereren.
Klik op “Autoriseer”. Dit verbindt je Microsoft Business Central account met Tribe om de twee systemen te integreren.
Selecteer de btw-groep(en) en algemene grootboekrekeningen.
Selecteer de entiteiten die gesynchroniseerd moeten worden in Andere instellingen.

2.d. Gegevens deactiveren en verwijderen

In de loop van de tijd moet je misschien je relatie- of productgegevens opschonen.

Gegevens verwijderen
Als je gegevens uit Tribe verwijdert, is het belangrijk om te weten dat de integratie nooit gegevens uit Microsoft Business Central zal verwijderen. Hetzelfde geldt in de tegenovergestelde richting. Wanneer je gegevens uit Microsoft Business Central verwijdert, zullen ze nooit uit Tribe worden verwijderd.

Deactiveren van gegevens
Wanneer je een relatie deactiveert in Microsoft Business Central, wordt deze niet verwerkt met de status "voormalig" in Tribe. De relatie blijft actief.

Wanneer je een relatie deactiveert in Microsoft Business Central, wordt deze in Tribe verwerkt met de status "voormalig."

2.e. Welke gegevens worden gesynchroniseerd?

Organisatie (commerciële relatie/leverancier)

Microsoft Business Central	Tribe
Naam	Organisatienaam
Website	Website
e-mail	e-mailadres
Telefoon	Telefoonnummer
BTW-registratienummer	BTW-nummer
Nummer	Crediteur Nummer
Nummer	Debiteur Nummer
Adres	Bezoekadres

persoon (individuele klant)

Microsoft Business Central	Tribe
Naam	Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam
Nummer	Debiteur Nummer
Telefoon	Privé telefoon
E-mail	Privé e-mail
Mobiel	Privé mobiel

Factuur

Microsoft Business Central	Tribe
Journal	Geconfigureerd dagboek
valuta	valuta
Totaalbedrag	Factuur totaalbedrag
Belastingbedrag	Factuur BTW-bedrag
Onbelast bedrag	Factuur totaal excl. BTW
factuurdatum	factuurdatum
vervaldatum	Vervaldatum
Je referentie	Nummer
Factuurregels (groeperen op GL account)	Productlijnen
Bijlage	Bijlage

3. Microsoft BC facturatie

3.a. Welke functionaliteiten heeft de integratie met Microsoft BC facturatie?

De Microsoft BC facturatie integratie bestaat uit drie componenten:

Product synchronisatie
Factuursynchronisatie
Voorraad synchronisatie

Product synchronisatie
De integratie ondersteunt ook product synchronisatie. Net als bij relaties worden producten toegepast via een tweerichtingssynchronisatie. Dubbelcontroles worden uitgevoerd op basis van de ID van Microsoft BC en het productnummer.

Factuursynchronisatie
Wanneer de status van een factuur wordt gewijzigd naar ‘synchronisatie als concept’ of ‘Verstuur in Tribe (afhankelijk van de configuratie), het zal automatisch gesynchroniseerd worden als een (concept) factuur naar Microsoft BC (afhankelijk van de integratie-instellingen). We zorgen ervoor dat je alle benodigde informatie compleet hebt door alle relevante informatie toe te voegen aan de geboekte factuur, zoals datum, factuur en productregels.

De synchronisatie van Creditfacturen op één manier, van Microsoft Business Central naar Tribe. Om de juiste betalings- en koppelingslogica te behouden, raden we aan om Creditfacturen aan te maken in Microsoft Business Central. Deze zullen dan synchronisatie met Tribe, zodat alle gegevens consistent blijven in beide systemen.

Voorraad synchronisatie

De integratie ondersteunt ook de synchronisatie van de voorraad.

3.b. Voorwaarden Microsoft BC facturatie

De Microsoft Business Central facturatie integratie bouwt voort op de boekhoud integratie. Zorg ervoor dat je eerst Microsoft Business Central Accounting hebt ingesteld.

Voordat je de Microsoft Business Central facturatie integratie activeert, zorg ervoor dat je de volgende OData v4 eindpunten toevoegt in Microsoft Business Central.

Ga naar Zoeken → Webdiensten
Klik op de '+Nieuw' knop
1. set:
  1. Objecttype: Pagina
  2. Object-ID: 31
  3. Objectnaam: Items (moet automatisch worden ingesteld)
  4. Service Naam: Artikelen
2. markeer het Gepubliceerd vakje en klik buiten de rij (OData v4-url moet automatisch worden ingesteld)
Klik op de knop '+Nieuw'
1. set
  1. Objecttype: Pagina
  2. Object-ID: 471
  3. Objectnaam: BTW Productboekingsgroepen (moet automatisch worden ingesteld)
  4. Service Naam: BTWProdBoekingsgroepen
2. mark het Gepubliceerd vakje en klik buiten de rij (OData v4-url moet automatisch worden ingesteld)

3.c. Hoe activeer ik de facturatie van Microsoft BC

Open de marktplaats in de rechterbovenhoek van je scherm.
Ga naar het Financiële tabblad en selecteer facturatie Dynamics 365 Business Central.
Activeer de integratie door op “Activeren” te klikken.
Selecteer voor Omgeving “Productie”
Vul de Bedrijfssleutel in. Dit is de naam van jouw bedrijf in Microsoft Business Central.
Je wordt gevraagd om enkele instellingen in te vullen.
1. Algemene instellingen
  1. Synchroniseer producten (twee richtingen): Wanneer je nieuwe producten in Tribe aanmaakt die gesynchroniseerd moeten worden met Microsoft Business Central, selecteer dan een standaard voorraadboekingsgroep.
  2. Synchroniseer facturen: Je kunt beslissen of je de definitieve factuur of alleen de concepten wilt synchroniseren. Je kunt ook beide selecteren. Bovendien kun je beslissen of je wilt dat de facturen worden aangemaakt vanuit Microsoft Business Central.
2. Eenheden: Bepaal wat voor soort eenheid jouw producten zijn en koppel de Eenheden in Tribe aan de Eenheden in Business Central.
3. BTW-groepen: Koppel de BTW-productenboekingsgroep en de Algemene productboekingsgroep aan de Tribe BTW-groep.
Klik op “Activeer link en begin met het initialiseren van de import”.

3.d. gegevens deactiveren en verwijderen