Gebruik je Microsoft Business Central voor je administratie? De integratie tussen Tribe CRM en Microsoft Business Central kan je veel tijd besparen. Fouten die kunnen ontstaan door het handmatig invoeren van relaties behoren tot het verleden. Bovendien worden facturen in Tribe CRM dankzij de uitgebreide integratie automatisch aangemaakt in Microsoft Business Central.
Tribe heeft twee verschillende integraties met Microsoft Business Central (Microsoft BC). In dit artikel lees je wat deze integraties inhouden, wanneer je ze gebruikt en hoe je ze instelt.
Verschil Microsoft BC Accounting vs Microsoft BC Invoicing
Microsoft BC accounting
Welke functionaliteiten heeft de integratie met Microsoft BC accounting?
Vereisten Microsoft BC accounting
Hoe activeer ik Microsoft BC accounting?
Deactiveren en gegevens verwijderen
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Microsoft BC invoicing
Welke functionaliteiten heeft de integratie met Microsoft BC invoicing?
Vereisten Microsoft BC invoicing
Hoe activeer ik Microsoft BC invoicing?
Deactiveren en gegevens verwijderen
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
1. Verschil Microsoft BC Accounting vs Microsoft BC Invoicing
Tribe CRM heeft twee verschillende integraties met Microsoft Business Central. Dit zijn Accounting en Invoicing. Hieronder vind je de verschillen.
Microsoft Business Central Accounting | Microsoft Business Central Invoicing |
CRM leidend | Kan CRM leiden of ERP leiden zijn |
Synchroniseert relaties en geboekte facturen van Tribe naar Microsoft Business Central | Tweerichtingssynchronisatie voor relaties, producten en facturen (kan conceptfacturen of geboekte facturen zijn). |
Wordt ingesteld via de Chift API, dus de Chift-extensie is nodig voor de installatie. | Wordt ingesteld via directe API. Geen extra extensie nodig. |
| Bouwt voort op Microsoft Business Central Accounting. Om facturering te gebruiken, moet je Accounting al ingesteld hebben. |
2. Microsoft BC Accounting
2.a. Welke functionaliteiten heeft de Microsoft BC Accounting-integratie?
De Microsoft BC Accounting-integratie bestaat uit twee onderdelen:
Relatiesynchronisatie
Factuursynchronisatie
Relatiesynchronisatie
Wanneer de integratie wordt geactiveerd, worden tijdens de initiële synchronisatie klanten en leveranciers uit Microsoft Business Central automatisch ingeladen in Tribe CRM. Er wordt gecontroleerd op dubbele relaties in Tribe CRM, op basis van een unieke ID uit Microsoft Business Central. Als deze niet wordt gevonden, volgt een extra controle op debiteuren- of crediteurnummer.
Na de eerste synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt, zowel van Tribe CRM naar Microsoft Business Central als andersom. De synchronisatie is gebaseerd op de unieke ID in Microsoft Business Central.
Een nieuwe klant of leverancier krijgt altijd een debiteuren- of crediteurnummer in Tribe. Als Microsoft Business Central een debiteuren- of crediteurnummer toewijst, wordt het nummer in Tribe hiermee overschreven.
Factuursynchronisatie
Wanneer de factuurstatus wordt gewijzigd naar Verzonden, wordt de factuur automatisch als geboekte factuur gesynchroniseerd naar Microsoft Business Central. Alle relevante gegevens zoals datum, factuurregels en productregels worden meegestuurd zodat de factuur volledig en correct wordt geboekt.
2.b. Vereisten Microsoft BC Accounting
De gebruiker moet beheerder zijn in zowel Tribe als Microsoft Business Central.
Zorg dat je bent ingelogd in je Microsoft Business Central-account voordat je begint met de activatiestappen hieronder.
Omdat de integratie via de Chift API wordt opgezet, moet de Chift-extensie zijn ingeschakeld. Meer informatie over deze extensie vind je op de Chift-website.
2.c. Hoe activeer ik Microsoft BC Accounting?
Open de Marketplace rechtsboven in je scherm.
Ga naar het tabblad Financieel en selecteer Dynamics 365 Business Central Accounting.
Klik op Activeren.
Klik op Log in bij Dynamics 365 Business Central Accounting.
Stel de configuratie in. Geef de verbinding een naam. Kies of je analytische boekhoudgegevens wilt ophalen en genereren.
Klik op Autoriseren om je Microsoft Business Central-account te koppelen aan Tribe.
Selecteer de juiste BTW-groepen en grootboekrekeningen.
Kies in Overige instellingen welke entiteiten moeten worden gesynchroniseerd.
2.d. Deactiveren en gegevens verwijderen
Gegevens verwijderen
Wanneer je gegevens verwijdert uit Tribe, worden deze nooit verwijderd uit Microsoft Business Central.
Hetzelfde geldt andersom: verwijder je gegevens uit Microsoft Business Central, dan blijven ze behouden in Tribe CRM.
Gegevens deactiveren
Wanneer je een relatie deactiveert in Tribe, wordt dit niet verwerkt als "voormalig" in Microsoft Business Central, de relatie blijft actief.
Wanneer je een relatie deactiveert in Microsoft Business Central, wordt deze wél verwerkt als "voormalig" in Tribe CRM.
2.e. Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Organisatie (klant/leverancier)
Microsoft Business Central | Tribe |
Name | Organisatienaam |
Website | Website |
E-mailadres | |
Phone | Telefoonnummer |
VAT Registration No. | BTW-nummer |
Number | Crediteurnummer |
Number | Debiteurnummer |
Address | Bezoekadres |
Persoon (individuele klant)
Microsoft Business Central | Tribe |
Name | Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam |
Number | Debiteurnummer |
Phone | Privételefoon |
Privé e-mailadres | |
Mobile | Mobiele telefoon |
Factuur
Microsoft Business Central | Tribe |
Journal | Ingesteld dagboek |
Currency | Valuta |
Total amount | Totaalbedrag factuur |
Tax amount | BTW-bedrag factuur |
Untaxed amount | Factuurbedrag excl. BTW |
Invoice date | Factuurdatum |
Due date | Vervaldatum |
Your reference | Referentienummer |
Invoice lines (grouped by GL account) | Productregels |
Attachment | Bijlage |
3. Microsoft BC Invoicing
3.a. Welke functionaliteiten heeft de Microsoft BC Invoicing-integratie?
De Microsoft BC Invoicing-integratie bestaat uit drie onderdelen:
Productsynchronisatie
Factuursynchronisatie
Voorraadsynchronisatie
Productsynchronisatie
De integratie ondersteunt productsynchronisatie via een tweerichtingskoppeling. Er wordt gecontroleerd op dubbele producten op basis van de ID en het productnummer uit Microsoft BC.
Factuursynchronisatie
Wanneer de factuurstatus wordt gewijzigd naar Synchroniseer als concept of Verzonden (afhankelijk van de instellingen), wordt de factuur automatisch gesynchroniseerd naar Microsoft BC.
We zorgen ervoor dat alle benodigde informatie wordt meegestuurd, zoals datum, factuurregels en productlijnen.
Creditfacturen worden éénrichtings gesynchroniseerd, van Microsoft Business Central naar Tribe.
Om de betalings- en koppelingslogica correct te houden, raden we aan om Creditfacturen in Microsoft Business Central aan te maken. Deze worden daarna teruggesynchroniseerd naar Tribe, zodat beide systemen consistent blijven.
Voorraadsynchronisatie
De integratie ondersteunt ook het synchroniseren van voorraadniveaus.
3.b. Vereisten Microsoft BC Invoicing
De Microsoft BC Invoicing-integratie bouwt voort op de Accounting-integratie. Zorg er dus voor dat je Microsoft Business Central Accounting eerst hebt ingesteld.
Voor activatie moet je de volgende OData v4-endpoints toevoegen in Microsoft Business Central:
Ga naar Search → Web Services
Klik op + Nieuw
stel het volgende in:
Object Type: Page
Object ID: 31
Object Name: Items (wordt automatisch ingevuld)
Service Name: Items
vink Published aan en klik daarna ergens buiten de rij (OData v4 url wordt dan automatisch ingesteld)
Klik opnieuw op + Nieuw
stel het volgende in:
Object Type: Page
Object ID: 471
Object Name: VAT Product Posting Groups
Service Name: VATProdPostingGroups
vink Published aan en klik daarna ergens buiten de rij (OData v4 url wordt dan automatisch ingesteld)
3.c. Hoe activeer ik Microsoft BC Invoicing?
Open de Marketplace rechtsboven in je scherm.
Ga naar het tabblad Financieel en selecteer Invoicing Dynamics 365 Business Central.
Klik op Activeren.
Selecteer bij Omgeving: Production.
Vul de Company key in – dit is de bedrijfsnaam in Microsoft Business Central.
Stel de volgende instellingen in:
Algemene instellingen
Producten synchroniseren (tweerichtings): selecteer een standaard voorraadboekingsgroep voor nieuwe producten die vanuit Tribe worden aangemaakt.
Facturen synchroniseren: kies of je alleen definitieve facturen of ook conceptfacturen wilt synchroniseren. Je kunt ook instellen dat facturen worden aangemaakt vanuit Microsoft Business Central.
Eenheden: definieer de eenheden van producten en koppel Tribe-eenheden aan Business Central-eenheden.
BTW-groepen: koppel de juiste VAT Product Posting Group en General Product Posting Group aan de BTW-groep in Tribe.
Klik op Koppeling activeren en start initiële import.
3.d. Deactiveren en gegevens verwijderen
Gegevens verwijderen
Wanneer je gegevens verwijdert uit Tribe, worden deze nooit verwijderd uit Microsoft Business Central. Hetzelfde geldt andersom: verwijder je gegevens uit Microsoft Business Central, dan blijven ze behouden in Tribe CRM.
Gegevens deactiveren
Wanneer je een relatie deactiveert in Tribe, wordt dit niet verwerkt als "voormalig" in Microsoft Business Central, de relatie blijft actief.
Wanneer je een relatie deactiveert in Microsoft Business Central, wordt deze wél verwerkt als "voormalig" in Tribe CRM.
3.e. Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Factuur
Microsoft Business Central | Tribe |
Customer | Relatie |
In / Out | Richting |
number | Nummer |
“Invoice_{number}” | Onderwerp |
invoiceDate | Datum |
pricesIncludeTax | Bedragen inclusief BTW |
DiscountPercentage | Korting (%) |
Due Date | Vervaldatum |
Productregels
Microsoft Business Central | Tribe |
description | Omschrijving |
quantity | Aantal |
itemId | Product.[Externe ID] |
unitPrice | Verkoopprijs |
unitCost | Inkoopprijs |
item.vatProdPostingGroup | BTW-groep |
sequence | Sorteervolgorde |
lineDiscount | Korting |
Product
Microsoft Business Central | Tribe |
Blocked | Inactief |
DisplayName | Naam |
Number | Code |
DisplayName2 | Omschrijving |
UnitPrice | Verkoopprijs |
UnitCost | Inkoopprijs |
VAT_Prod_Posting_Group | BTW-groep |
Unit | Eenheid |
Inventory | Voorraadniveau |
“true” | Prijs aanpasbaar |
“true” | BTW aanpasbaar |
Auto-created Product group “BusinessCentral” | Productgroep |