E-mail sjablonen helpen je om communicatie te standaardiseren en te stroomlijnen bij het versturen van offertes naar je klanten. Door sjablonen in Tribe in te stellen en aan te passen, zorg je voor consistente berichtgeving, verminder je handmatig werk en behoud je een professionele presentatie. In deze instructies leer je hoe je offerte e-mail sjablonen kunt openen, maken, bewerken en beheren, zodat ze je offerteproces efficiënt ondersteunen.
Offerte e-mail sjablonen zijn vooraf geformatteerde berichten die worden gebruikt bij het versturen van offertes naar klanten.Ze stellen teams in staat om snel te reageren op verkoopkansen terwijl ze consistente communicatie behouden.
Sjablonen zijn nuttig wanneer:
Omgaan met meerdere vergelijkbare offerte aanvragen
Zorg ervoor dat essentiële details altijd zijn opgenomen
Consistente branding behouden
Verminderen van handmatige invoerfouten
Door sjablonen correct in te stellen, zorg je ervoor dat je offerte e-mails duidelijk, gestructureerd en nauwkeurig blijven.
Toegang tot E-mail Sjablonen
Open je Tribe omgeving en ga naar Configuratie.
2.Klik op Verkoop in het configuratiemenu.
3.Selecteer het tabblad E-mail Sjablonen.
Hier zie je alle verkoopgerelateerde sjablonen, inclusief offerte sjablonen.Een basis offerte e-mail sjabloon is al beschikbaar om je tijdens de setup te ondersteunen.
4.Selecteer de bestaande offerte e-mail sjabloon om deze te openen.Je kunt nu de inhoud van de sjabloon bekijken en bijwerken.
Tekst aanpassen
Klik in het sjabloon tekstgebied om te beginnen met bewerken.Je kunt ongewenste inhoud verwijderen of je eigen bewoording toevoegen om berichten te personaliseren.
2.Laat indien van toepassing de onderteken link intact, zodat klanten toegang hebben tot de offerte onderteken pagina.
3.Voeg blokken toe of verwijder ze, zoals een handtekeningblok, indien nodig.
Onderwerpen aanpassen
1. Vul het Onderwerp veld bovenaan de pagina in of werk het bij.
2. Optioneel, om Velden in te voegen, klik op Voeg variabele waarde toe.
Bijvoorbeeld:
Selecteer Veld van offerte.Kies vervolgens Nummer.
Dit zorgt ervoor dat het offertennummer automatisch in het e-mailonderwerp wordt opgenomen.Wanneer velden zijn toegevoegd, wordt de e-mail automatisch ingevuld met de relevante details wanneer deze wordt verzonden.
Bestanden aan je sjabloon toevoegen
Je kunt bestanden, zoals productbrochures, aan je sjabloon toevoegen.
Sleep bestanden naar het bijlagegebied.
Opmerking! Om een bijlage bij te werken, verwijder eerst het bestaande bestand en voeg vervolgens het nieuwe bestand toe.
Beheer Sjablooninstellingen
Aan de linkerkant van het scherm kun je de volgende instellingen aanpassen:
Wijzig de sjabloonnaam.
Markeer de sjabloon als inactief.
Stel de sjabloon in als de standaard voor offertes, als er maar één sjabloon wordt gebruikt.
Stel een Standaard Afzender in
Je kunt een standaard afzender voor de sjabloon toewijzen.
Om een nieuwe afzender toe te voegen, klik op + E-mail afzender.
2.Voer de naam en het e-mailadres van de afzender in.Selecteer vervolgens Opslaan.
3.De nieuwe afzender kan vervolgens als standaard worden ingesteld.
Categoriseer en Lokaliseer je Sjabloon
Je kunt:
Wijs een categorie toe om sjablonen te organiseren.
Selecteer de taal die wordt gebruikt voor communicatie.
Het gebruik van sjablonen in meerdere talen kan de communicatie met meertalige klanten ondersteunen.
Een nieuwe offerte e-mail sjabloon maken
Je kunt een nieuwe sjabloon maken door een bestaande te dupliceren of te beginnen met een nieuwe sjabloon.Om een bestaande sjabloon te dupliceren:
Kopieer de sjabloon die je wilt wijzigen.
2.Ga terug naar E-mail Sjablonen en klik op Toevoegen.
3.Geef een sjabloon naam, standaard afzender en eventuele andere relevante details op.
4. Plak de gekopieerde inhoud.
5.Wijzig of vertaal de tekst indien nodig.
6.Als alternatief kun je een volledig nieuw sjabloon aanmaken en dit configureren volgens dezelfde stappen die hierboven zijn beschreven.
Snelle Samenvatting
Door e-mail sjablonen voor offertes in Tribe op te zetten en te beheren, zorg je voor consistente en efficiënte communicatie bij het verzenden van offertes.Een goede configuratie van inhoud, onderwerpregels, bijlagen en afzenderinstellingen helpt om nauwkeurigheid en professionaliteit te behouden gedurende je verkoopproces.