Een notitie is een speciaal type activiteit dat wordt gebruikt om informatie vast te leggen, een korte registratie van informatie of resultaten. Notities helpen om de context achter klantinteracties vast te leggen. Terwijl pipelines en dashboards de voortgang tonen, onthullen notities de intentie, zorgen en redenatie achter beslissingen die de uitkomsten vormen.
Verschillende teams vertrouwen op notities voor verschillende doeleinden. Bijvoorbeeld vergadernotities en samenvattingen van gesprekken: Vergadernotities vatten discussies met klanten of prospects samen. Ze leggen doelen, zorgen, bezwaren en beslissingen vast die tijdens gesprekken zijn gemaakt. Vergadernotities stellen anderen in staat om uitkomsten te begrijpen zonder naar opnames te luisteren.
Ziet alles er een beetje anders uit? We zijn een nieuwe interface aan het uitrollen, en je account heeft het misschien al! Als de stappen hier niet overeenkomen met wat je ziet, ga dan naar Hoe gebruik ik de nieuwe lay-out van Tribe - de interface met tabbladen? voor de bijgewerkte versie van deze handleiding.
Er zijn twee manieren om met notities te werken:
1. Notities gekoppeld aan een specifieke activiteit (als een Taak of Afspraak).
2. Op zichzelf staande (Globale) Notities.
Begrijpen wanneer je elk type moet gebruiken, helpt je om je CRM schoon en goed georganiseerd te houden.
1. Notities binnen Activiteiten (aanbevolen)
Notities kunnen binnen een andere activiteit worden aangemaakt, zoals een Taak of een Afspraak. Wanneer een notitie direct verband houdt met een specifieke actie, vergadering of follow-up, is dit altijd de aanbevolen aanpak.
Waarom notities binnen een activiteit aanmaken ?
De notitie is automatisch gekoppeld aan zijn context (taak of afspraak).
Informatie is later gemakkelijker te vinden.
Je relatiekaart blijft gestructureerd en logisch.
Je creëert effectief een mapachtige structuur binnen Tribe.
Bijvoorbeeld :Vergadernotities opgeslagen binnen een Afspraak.
Follow-up details toegevoegd aan een Taak.
Beslissingen of uitkomsten gedocumenteerd direct waar ze zijn gebeurd.
Door notities aan hun gerelateerde activiteiten te koppelen, zorg je ervoor dat informatie betekenisvol en gemakkelijk te traceren blijft.
Hoe maak ik een Notitie aan ?
1. Ga naar de locatie van de Activiteit (Taak of Afspraak).
2. Klik op Voeg een notitie toe... direct onder de Activiteit.
3. Voer de tekst van de notitie in.
4. Gebruik opmaak indien nodig.
5. Selecteer Opslaan.
Notities kunnen later worden bewerkt (of verwijderd) door op het potloodicoon te klikken.
2. Op zichzelf staande (Globale) Notities
Als een Notitie niet gerelateerd is aan een specifieke Taak of Afspraak, kun je een op zichzelf staande Notitie aanmaken met de + Notitie knop.
Deze notities leven onafhankelijk op de relatiekaart en kunnen als favorieten worden gemarkeerd om direct zichtbaar te zijn op het scherm.
Wanneer zijn op zichzelf staande Notities nuttig ?
Op zichzelf staande Notities zijn ideaal voor informatie die moet opvallen of breed toepasbaar is, zoals:
Een contact dat tijdelijk ziek is.
Speciale instructies of waarschuwingen.
Belangrijke achtergrondinformatie die altijd zichtbaar moet zijn.
Tijdelijke situaties die extra aandacht vereisen.
Bijvoorbeeld, het vastpinnen van een Notitie over de afwezigheid van een collega zorgt ervoor dat deze onmiddellijk zichtbaar is bij het openen van de relatiekaart - geen zoeken nodig.
Hoe maak ik een op zichzelf staande Notitie aan ?
1. Open/Zoek een Relatie of Activiteit.
2. Klik op + Notitie.
3. Voer de tekst van de notitie in.
4. Gebruik opmaak indien nodig.
5. Selecteer Opslaan.
Op zichzelf staande Notities verschijnen onder voltooide activiteiten (Klaar) en kunnen worden bewerkt door op het potloodicoon te klikken.
Elke Notitie bevat ook een Drie Punten menu waar je de op zichzelf staande Notitie kunt verwijderen, kunt zien hoe vaak deze is bekeken, of het audittrail (activiteit log) kunt openen.
Hoe stel ik een op zichzelf staande Notitie in als favoriet ?
Het instellen van op zichzelf staande notities als favorieten helpt je om belangrijke informatie gemakkelijk te vinden binnen een drukke tijdlijn. Deze functie stelt je in staat om specifieke notities te markeren zodat ze bovenaan de tijdlijn verschijnen voor snellere toegang. Je kunt dit gebruiken wanneer een notitie belangrijke instructies, updates of herinneringen bevat die je vaak moet raadplegen.
Elke gebruiker kan een Notitie als favoriet voor zichzelf instellen. Je kunt alleen favorieten verwijderen die je zelf hebt toegevoegd.
Stapsgewijze instructies :
1. Open/Zoek het record (Relatie of Activiteit) waar de Notitie zich bevindt.
2. Zoek de Notitie die je als belangrijk wilt markeren in de tijdlijn.
3. Klik op het harticoon rechtsboven op de Notitie.
4. Bevestig dat de Notitie nu bovenaan je tijdlijn verschijnt (Favorieten).
Om een favoriet te verwijderen, klik je opnieuw op het harticoon op dezelfde Notitie.
Snelle Samenvatting
Gebruik Notities binnen Taken of Afspraken wanneer de notitie verband houdt met een specifieke activiteit.
Gebruik op zichzelf staande Notities voor belangrijke, algemene informatie die hoge zichtbaarheid vereist.
Pin of markeer op zichzelf staande Notities als favorieten om (kritieke) informatie te benadrukken.
Op deze manier het gebruik van Notities houdt je CRM gestructureerd, doorzoekbaar en effectief voor iedereen die in Tribe werkt.