Facturatie in Tribe CRM is meer dan alleen facturen versturen, het gaat om het afstemmen van facturering op levering. Tribe biedt je meerdere startpunten voor het aanmaken van facturen, afhankelijk van waar jouw proces begint. Of je nu direct factureert vanuit een verkoopkans, de voortgang van een project volgt of terugkerende kosten automatiseert via een abonnement, elke benadering heeft een specifiek doel. De juiste keuze kan de cashflow verbeteren, fouten verminderen en de klanttevredenheid verhogen. Door deze gids te volgen, begrijp je alle plekken waar facturen kunnen worden aangemaakt en wanneer je elke optie moet gebruiken.
Inhoudsopgave
Vereisten
Voordat je facturen in Tribe aanmaakt, zorg ervoor dat:
De facturatiemodule is geactiveerd.Beheerders kunnen dit inschakelen via het Organisatie-icoon, door Abonnement & Licenties te selecteren en vervolgens naar Modules te scrollen.
Er is minstens één factuursjabloon en één e-mailsjabloon geconfigureerd.
Alle modules waarvan je van plan bent te factureren (zoals Projecten, Werkorders of Abonnementen) zijn ook actief in jouw omgeving.
Let op! Wijzigingen aan factuursjablonen zijn van toepassing op alle toekomstige facturen. Je kunt individuele aanpassingen maken bij het aanmaken van een specifieke factuur zonder het sjabloon zelf te beïnvloeden.
Een factuur aanmaken vanuit een verkoopkans
Deze aanpak is ideaal voor kleine, eenvoudige opdrachten waarbij je 100% vooraf kunt factureren bij de start van het project, of waarbij alle facturen voor de opdracht van tevoren kunnen worden voorbereid.Er is geen projectopzet vereist, waardoor het de snelste route van verkoop naar factuur is.
Voordelen:
Snel en efficiënt — geen projectopzet vereist.
Houdt het verkoop- en financiële proces op één plek verbonden.
Productlijnen die aan de kans zijn gekoppeld, worden automatisch naar de factuur gekopieerd.
Hoe je het aanmaakt:
Verander de fase van de verkoopkans naar Gewonnen.
Klik op +Factuur in de rechterbovenhoek van de verkoopkans.Alle producten die aan de kans zijn gekoppeld, worden automatisch naar de factuur gekopieerd.
Vul alle vereiste gegevens in.
Als dit een deelfactuur is, verwijder dan de productlijnen die niet op deze factuur moeten verschijnen.Zorg ervoor dat je de resterende deelfactuur(s) aanmaakt en de juiste productlijnen aan elke koppelt.
Open de factuuractiviteit en navigeer naar Details. Klik op Algemeen en selecteer vervolgens Factuurdatum om de datum vast te leggen waarop de factuur moet worden verzonden.
Best practices: Zorg ervoor dat het contract of de scope duidelijk volledige voorafbetaling toestaat. Houd alle records die aan de verkoopkans zijn gekoppeld bij voor gemakkelijke tracking. Het factuurnummer en de datum worden pas gegenereerd wanneer de factuur daadwerkelijk wordt verzonden.
Een factuur aanmaken vanuit een project
Gebruik deze aanpak voor grotere of gefaseerde projecten met meerdere leveringen, of wanneer je een vooraf gedefinieerd factureringsschema volgt op basis van mijlpalen.Factureren vanuit een project stemt je facturen af op de werkelijke voortgang van het project.
Voordelen
Stemt facturering af op de werkelijke voortgang van het project en mijlpalen.
Faciliteert budgetbewaking en financiële prognoses.
Biedt volledige zichtbaarheid van gefactureerde bedragen, uren en winst binnen het projectscherm.
Hoe je het aanmaakt:
Verander de fase van de verkoopkans naar Gewonnen, klik vervolgens op +Project in de rechterbovenhoek van de verkoopkans.
Vul alle ontbrekende informatie in.Klik vervolgens op Opslaan en Openen.
Alle producten die aan de kans zijn gekoppeld, worden automatisch naar het project gekopieerd en verschijnen op het Te factureren-tabblad.
Selecteer de productlijn(en) die je wilt factureren en kies Factureer ''X'' lijnen.
Vul alle bekende details in en klik vervolgens op Opslaan en Openen.
Ga naar de gegenereerde factuur.Ga vervolgens naar details.
Klik op Algemeen, voer vervolgens de datum in waarop de factuur moet worden verzonden in het Factuurdatum-veld.Deze datum fungeert als de trigger voor de financiële administratie om de conceptfactuur te verzenden.
De gemaakte factuur verschijnt op het Te factureren-tabblad als een concept, en op het Facturen-tabblad als een factuuractiviteit met de huidige fase.
Best practices: Stel mijlpalen duidelijk in voordat je gaat factureren. Bekijk de voortgang van het project voordat je elke factuur genereert om geschillen te voorkomen. Je kunt ook uren en externe kosten tegen het project registreren en deze samen met productlijnen factureren.
Een factuur aanmaken vanuit een abonnement
Gebruik abonnementen voor doorlopende diensten zoals maandonderhoud, ondersteuningscontracten of abonnementsaanbiedingen waarbij voorspelbare, terugkerende facturering essentieel is.
Voordelen:
Automatiseert repetitieve facturatie taken, waardoor handmatige inspanning vermindert.
Zorgt voor consistente, voorspelbare facturering die langdurige klantrelaties versterkt.
Ondersteunt zowel eenmalige als herhaalbare productlijnen binnen een enkel abonnement.
Instructies om het te maken:
Verander de fase van de verkoopkans naar Gewonnen, klik dan op +Abonnement in de rechterbovenhoek van de verkoopkans.
Vul alle abonnementsdetails in, inclusief het facturatie-interval (dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks) en de start- en einddata.
Alle producten die aan de verkoopkans zijn gekoppeld — zowel eenmalig als terugkerend — worden automatisch naar het abonnement gekopieerd en verschijnen op het Producten tabblad.
Zodra het abonnement is geactiveerd, begint de facturatie automatisch op basis van het gedefinieerde interval.
Best practices:
Automatiseer herinneringen voor onbetaalde facturen via Configuratie, selecteer Activiteiten, dan Factuur, en tenslotte Automatiseringen.
Controleer regelmatig de abonnementsstatussen en het gebruik om nauwkeurige facturering te waarborgen.
Je kunt ook pre-facturering of post-facturering periodes configureren om te bepalen wanneer facturen worden gegenereerd in relatie tot de abonnementsperiode.
Een factuur rechtstreeks vanuit een relatie maken
Wanneer te gebruiken:
Gebruik deze aanpak wanneer je een klant direct wilt factureren, zonder een gekoppelde verkoopkans, project of abonnement.Dit is de meest eenvoudige methode voor ad-hoc of zelfstandige facturen.
Instructies om het te maken:
Open de relatie die je wilt factureren.
Klik op de +Factuur knop in het activiteitenmenu.
Voer de vereiste details in en klik op Opslaan.
Open de factuur en klik op +Product om productlijnen toe te voegen.Selecteer producten uit het productboek of maak een nieuw product direct aan.
Klik op het Voorbeeld tabblad om de factuur te bekijken voordat je deze verzendt.
Gebruik het Bewerken tabblad om factuur-specifieke wijzigingen aan te brengen zonder het sjabloon te wijzigen.
Klik op Verzenden, pas de e-mailtekst indien nodig aan, en klik opnieuw op Verzenden.
Wist je dat? Standaard wordt de factuur verzonden naar het financiële e-mailadres van de relatie. Als dit leeg is, gebruikt Tribe het algemene e-mailadres van de organisatie of het e-mailadres van de contactpersoon als back-up. Je kunt een BCC-adres voor boekhouding configureren viaFacturatie inConfiguratie.
Een factuur maken vanuit een werkorder
Wanneer te gebruiken:
Werkorders zijn ideaal wanneer veldpersoneel producten of diensten ter plaatse levert en klantondertekening vereist is voordat de facturatie plaatsvindt.Ze kunnen worden gekoppeld aan een relatie, een project of een verkoopkans.
Instructies om het te maken:
Open de werkorder.
Vul ontbrekende details in en selecteer een Sjabloon.Klik op Opslaan en Openen.
Boek eventuele uren of voeg producten toe zoals vereist.
Klik op +Factuur om een factuur rechtstreeks vanuit de werkorder te maken.Alle relevante productregels en gegevens worden automatisch overgedragen.
Vul de resterende details in en verstuur de factuur.
Korte samenvatting
Tribe CRM geeft je de flexibiliteit om facturen vanuit meerdere plaatsen te creëren, elk geschikt voor een ander factureringsscenario.Gebruik een verkoopkans voor snelle, voorafgaande facturering voor eenvoudige opdrachten.Gebruik een project wanneer de facturering moet aansluiten bij mijlpalen en voortgang.Gebruik een abonnement voor geautomatiseerde, terugkerende facturering voor doorlopende diensten.Factureer rechtstreeks vanuit een relatie voor ad-hoc facturen zonder een gekoppelde activiteit.En gebruik een werkorder wanneer levering ter plaatse en klantondertekening voorafgaan aan de facturering.Het kiezen van het juiste startpunt zorgt voor nauwkeurige gegevens, een gezonde cashflow en een soepelere ervaring voor zowel jouw team als jouw klanten.