Tribe kan automatisch factuurnummers genereren telkens wanneer een factuur wordt afgerond en verzonden. Door een nummerformaat te configureren dat overeenkomt met de structuur van jouw organisatie, zorg je voor consistentie in alle facturen, vereenvoudig je de boekhouding en voldoe je aan de compliance-eisen. Deze gids legt uit hoe factuurnummering werkt in Tribe, hoe je jouw voorkeurformaat configureert en waar je op moet letten bij het gebruik van een extern financieel systeem. Door deze gids te volgen, heb je een volledig geconfigureerde en conforme factuurnummering ingesteld.
Inhoudsopgave
Vereisten
Voordat je de factuurnummering configureert, zorg ervoor dat:
De facturatiemodule is geactiveerd in Tribe.Als deze nog niet actief is, ga naar het Organisatie-icoon en dan naar Abonnementen en Licenties.Klik op Modules toevoegen/verwijderen en schakel de Facturatiemodule in.
Je hebt beheerders toegang, aangezien de nummerinstellingen worden beheerd in het configuratiegebied.
Hoe factuurnummering werkt in Tribe
In Tribe wordt er geen factuurnummer toegewezen wanneer een conceptfactuur wordt aangemaakt.Het nummer, samen met de factuurdatum, wordt automatisch gegenereerd op het moment dat de factuur wordt verzonden of afgerond.Dit zorgt ervoor dat jouw nummerreeks ononderbroken blijft en dat alleen voltooide facturen een nummer in jouw reeks gebruiken.
Dit betekent ook dat als een conceptfactuur wordt verwijderd voordat deze wordt verzonden, er geen nummer verloren gaat uit jouw reeks.
Opmerking: Zodra een factuur is verzonden, wordt deze bevroren in overeenstemming met de strikte facturatiepolicy van Tribe (actief vanaf 1 april 2024). Het nummer en de datum kunnen niet worden gewijzigd. Correcties moeten worden gedaan via een creditfactuur.
Factuurnummerformaten
Tribe ondersteunt verschillende nummerformaten om aan verschillende organisatorische conventies te voldoen.Je kunt een formaat kiezen dat een jaarprefix, een aangepaste tekstprefix of een eenvoudig volgnummer bevat.De beschikbare formaten zijn:
Formaat | Voorbeeld | Beschrijving |
Alleen volgnummer | 1001, 1002, 1003 | Een schone, eenvoudige reeks zonder extra context die in het nummer is gecodeerd |
Jaarprefix | 2025-001, 2025-002 | Het jaar wordt voor het volgnummer geplaatst, waardoor het gemakkelijk is om de periode in één oogopslag te identificeren en de teller jaarlijks opnieuw in te stellen indien nodig. |
Aangepaste tekstprefix | INV-1001 of ACME-2025-001 | Een vaste tekstreeks wordt vóór het nummer toegevoegd, die jouw bedrijfsnaam, merkafkorting of documenttype kan weerspiegelen. |
Wist je dat?
Als je facturen synchroniseert met een extern boekhoudsysteem zoals eAccounting, is het Tribe-factuurnummer alleen zichtbaar in dat systeem wanneer het numeriek is.
Niet-numerieke formaten (zoals die met letters of koppeltekens) worden mogelijk niet herkend door bepaalde integraties.
Controleer de vereisten van jouw boekhoudsysteem voordat je een formaat selecteert.
Hoe automatische nummering te configureren
Factuurnummering wordt geconfigureerd in de facturatie-instellingen onder Configuratie.Hier kun je zowel het nummerformaat als, indien nodig, een aangepast startnummer instellen — bijvoorbeeld wanneer je migreert van een vorig systeem en een bestaande reeks wilt voortzetten.
Klik op het Configuratie-icoon.
Open het tabblad Activiteiten en ga naar Factuur.
Ga naar Velden en zoek vervolgens de sectie Beheer.
Scroll naar beneden naar het veld Nummer en selecteer Automatische nummering.
Selecteer jouw voorkeur nummerformaat uit de beschikbare opties.
Als je een aangepaste prefix gebruikt, voer dan de gewenste prefixtekst in het aangewezen veld in.
Als je wilt dat de reeks begint bij een specifiek nummer in plaats van 1, voer dan de waarde in het Startnummer-veld in.
Sla je wijzigingen op.
Opmerking: Wijzigingen in het nummerformaat zijn van toepassing op alle verzonden facturen.na de wijziging is opgeslagen. Al verzonden facturen behouden hun oorspronkelijke nummers. Bestaande conceptfacturen krijgen een nummer in het nieuwe formaat wanneer ze worden verzonden.
Wist je dat? Het instellen van een startnummer is vooral handig bij de overgang van een vorig factureringssysteem. Door jouw Tribe CRM-nummerreeks af te stemmen op jouw bestaande records, voorkom je hiaten of duplicaten in jouw financiële geschiedenis en zorg je voor continuïteit bij de audit.
Compliance-overwegingen
Factuurnummers zijn een wettelijke vereiste in de meeste rechtsgebieden.De volgende principes zijn van toepassing op het nummeringsgedrag van Tribe CRM en moeten worden beschouwd in combinatie met uw lokale regelgeving:
Uniekheid — elk factuurnummer in Tribe is uniek binnen uw omgeving. Het systeem hergebruikt geen nummers, zelfs niet als een conceptfactuur wordt weggegooid.
Sequentiële integriteit — nummers worden in volgorde toegewezen op het moment van verzenden. Omdat nummers niet van tevoren worden gereserveerd, wordt de volgorde alleen verbruikt door bevestigde, verzonden facturen.
Onveranderlijkheid — eenmaal toegewezen, kan een factuurnummer niet worden gewijzigd. Het strikte factureringsbeleid zorgt hiervoor, waarbij alle factuuractiviteiten in het audittrail worden vastgelegd.
Creditfacturen — wanneer een verzonden factuur moet worden gecorrigeerd of teruggedraaid, wordt er een creditfactuur aangemaakt. De creditfactuur krijgt een eigen sequentieel nummer, waardoor een complete en traceerbare financiële administratie behouden blijft.
Jaarlijkse reset — als uw lokale regelgeving of interne beleidslijnen een nieuwe nummerreeks elk kalenderjaar vereisen, gebruik dan een jaartalprefixformaat. Dit maakt het eenvoudig om te identificeren bij welk jaar een nummer hoort en om de teller aan het begin van elk jaar opnieuw te starten.
Opmerking: Het audittrail van Tribe registreert alle factuuracties, inclusief creatie, verzending en creditering. Dit ondersteunt traceerbaarheidseisen in gereguleerde omgevingen. Raadpleeg uw accountant of financieel adviseur om te bevestigen of uw gekozen formaat voldoet aan de specifieke eisen van uw land of sector.
Nummering bij het gebruik van een extern financieel systeem
Als uw organisatie facturen verzendt via een extern financieel systeem, zoals SnelStart, eAccounting, Sage, of een ander verbonden boekhoudplatform, kan het nummeringsgedrag in Tribe verschillen van de standaardstroom:
Werkstroom finaliseren — wanneer deVerzend factuur vanuit extern systeem instelling is ingeschakeld inConfiguratie > Facturatie, door te klikken opFinaliseer in Tribe stelt de factuurdatum en het nummer in, genereert en voegt de PDF toe, en verplaatst de factuur naar verzonden status — zonder een e-mail vanuit Tribe rechtstreeks te verzenden.
Synchroniseer werkstroom — als een financiële integratie (zoals SnelStart of E-conomic) ook actief is, door te klikken opSynchroniseer voert al het bovenstaande uit en duwt de factuur bovendien naar het verbonden boekhoudsysteem.
ERP-geleide nummering — in sommige ERP-geleide opstellingen waar facturen in het externe systeem worden gefinaliseerd, kan het factuurnummer door dat systeem worden toegewezen en teruggeschreven naar Tribe CRM. In deze gevallen, configureer uw integratie-instellingen dienovereenkomstig en zorg ervoor dat het externe systeem alleen numerieke nummers produceert als synchronisatie terug naar Tribe vereist is.
Opmerking: DeVerzend factuur vanuit extern systeem optie is alleen beschikbaar wanneer de e-factuurconnector isniet geactiveerd. Wanneer e-facturering actief is, gebruik dan deFinaliseer optie in het verzenddropdownmenu in plaats daarvan.
Korte samenvatting
Tribe CRM kent factuurnummers automatisch toe op het moment dat een factuur wordt verzonden of gefinaliseerd, waardoor een schone, ononderbroken volgorde wordt gegarandeerd.U kunt het nummeringsformaat configureren — inclusief sequentieel, jaar-prefix of aangepaste tekst-prefix opties — en een startnummer definiëren om aan te sluiten bij uw bestaande records, allemaal vanuit een enkele sectie in Configuratie > Facturatie.Zodra toegewezen, zijn nummers onveranderlijk en volledig traceerbaar in het audittrail.Als u een extern financieel systeem gebruikt, controleert de finaliseer- of synchroniseerwerkstroom wanneer en hoe nummers worden ingesteld.Verifieer altijd of uw gekozen formaat voldoet aan de lokale compliance-eisen voordat u live gaat.