Factuursjablonen definiëren de lay-out en inhoud van elke factuur die je vanuit Tribe verstuurt. Een correct ingesteld sjabloon betekent dat je facturen er altijd professioneel uitzien, de juiste informatie bevatten en in slechts een paar klikken klaar zijn om te verzenden. Door deze gids te volgen, leer je stap voor stap hoe je een basis factuursjabloon bouwt. Van het openen van de sjablooneditor tot het toevoegen van productlijnen, bedrijfsgegevens en een bijbehorend e-mailsjabloon.
Vereisten
Zorg ervoor dat de volgende voorwaarden zijn vervuld voordat je je factuursjabloon bouwt:
De Facturatiemodule is geactiveerd in Tribe.Om deze te activeren, klik je op het Organisatiepictogram in de rechterbovenhoek en selecteer je Abonnementen en Licenties, klik op Modules Toevoegen/Verwijderen en vink Facturatiemodule aan.
Je hebt beheerdersrechten in Tribe.Sjablooninstellingen worden beheerd vanuit Configuratie, wat beheerdersrechten vereist.
Er bestaat ten minste één factuuractiviteit in Tribe.De sjabloonvoorbeeld gebruikt echte gegevens, zodat je met een bestaande factuur nauwkeurige resultaten kunt zien bij het voorbeeld.
Opmerking: Factuursjablonen zijn gescheiden van e-mailsjablonen. Een factuursjabloon definieert het PDF-document dat je klant ontvangt. Het e-mailsjabloon definieert het bericht dat het levert. Deze gids behandelt beide.
Stappen:
1.Open de factuursjablooneditor
Navigeer naar Configuratie in de hoofd navigatie.
Ga naar Facturatie.
Klik op het tabblad Sjablonen Samenvoegen.
Klik op + Toevoegen om een nieuw sjabloon te maken.
Voer een duidelijke sjabloonnaam in, bijvoorbeeld Standaardfactuur.
Klik op Opslaan en Openen om door te gaan naar de sjablooneditor.
Tip: Tribe biedt een standaard voorbeeldfactuursjabloon. Als je liever een bestaand sjabloon aanpast in plaats van vanaf nul te beginnen, open dan het voorbeeldsjabloon en pas het aan voor je organisatie.
2.Configureer de algemene instellingen
De algemene instellingen bepalen het algehele uiterlijk van je factuurdocument.
Bekijk en stel het volgende in in het eerste instellingenblok bovenaan de editor:
Sjabloonnaam | Bevestig of werk de naam bij die je hebt ingevoerd |
Marges | Stel de paginamarges (boven, onder, links, rechts) in om aan te sluiten bij je lay-outvoorkeuren |
Lettertype | Kies een lettertype dat past bij de huisstijl van je organisatie |
Taal | Stel de taal van het sjabloon in.Dit bepaalt hoe standaardlabels (zoals kolomkoppen in het productblok) op het document worden weergegeven. |
Opmerking: Wijzigingen in de taalinstelling beïnvloeden hoe Tribe automatisch standaard productlijnbloklabels vertaalt. Zorg ervoor dat dit overeenkomt met de taal waarin je je klanten factureert.
3.Bouw de sjablooninhoud
Sjablonen worden gebouwd met behulp van blokken.Elk blok beheert een afzonderlijk element van je document, zoals tekst, je bedrijfslogo of productlijnen.Blokken worden toegevoegd met het + pictogram dat boven en onder elk bestaand blok in de lay-out verschijnt.
Voor een basisfactuur, voeg de volgende blokken toe in het Inhoud tabblad:
Logoblok | Klik op + en selecteer Logo uit de blokkiezer | Dit voegt automatisch het bedrijfslogo toe dat is opgeslagen in je Tribe-omgeving |
Tekstblok (afzendergegevens) | Klik op + en selecteer Tekst | Voer je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens in.Je kunt ook samenvoegvelden gebruiken om gegevens die in Tribe zijn opgeslagen dynamisch in te trekken.Bijvoorbeeld, de naam of contactgegevens van de werknemer |
Tekstblok (ontvangergegevens) | Voeg een tweede Tekst blok toe | Gebruik samenvoegvelden om de naam en het factuuradres van de relatie in te voegen.Klik op Veld Toevoegen binnen het tekstblok om beschikbare velden zoals Relatienaam, Adres en Financiële E-mail te doorbladeren en in te voegen. |
Tekstblok (factuurmetadata) | Voeg een Tekst blok toe voor de factuurdatum, factuurnummer, vervaldatum en betaaltermijnen. | Gebruik samenvoegvelden om deze waarden automatisch in te voegen.Het factuurnummer en de datum worden door Tribe gegenereerd wanneer de factuur wordt verzonden. |
Tip: Gebruik deKolommen blok om je bedrijfsgegevens en de ontvangergegevens naast elkaar op de pagina te plaatsen. Klik+, selecteerKolommen, en voeg eenTekst blok binnen elke kolom toe.
4.Voeg een productlijnblok toe
Het productlijnblok is de kern van elke factuursjabloon.Het toont de producten en diensten die gefactureerd worden, samen met hoeveelheden, prijzen, btw en totalen.
Klik op + onder je factuurmetadata-blok.
Selecteer Productlijnen uit de sectie Gemeenschappelijke Blokken.
Het blok is toegevoegd aan je sjabloon.
Met het geselecteerde blok, bekijk de instellingen aan de rechterkant en configureer de weergave-opties voor jouw organisatie.Veelvoorkomende keuzes zijn:
Splits Productgroepen | Groep producten per productgroep in plaats van alle lijnen samen te lijsten. |
Verberg BTW Per Regel | Verberg btw-percentages per regel terwijl de totale btw-berekeningen onderaan zichtbaar blijven. |
Totaal Excl. BTW Alleen | Toon alleen totalen exclusief btw. |
Toon Artikelnummer | Toon productartikelnummer als jouw producten deze gebruiken. |
5.Voeg een Koptekst en Voettekst toe (Optioneel)
Kopteksten en voetteksten verschijnen op elke pagina van de afgedrukte factuur.Ze zijn handig voor het opnemen van je bedrijfslogo, paginanummers of juridische mededelingen.
Klik op het Koptekst tabblad in de sjablooneditor.
Voeg een Logo blok of een Tekst blok toe met je bedrijfsnaam en eventuele vereiste contactinformatie.
Klik op het Voettekst tabblad en voeg eventuele juridische tekst, bankgegevens of paginanummer-samenvoegvelden toe.
Tip: Als je dezelfde koptekst of voettekst over meerdere sjablonen gebruikt, overweeg dan om eenSub Sjabloon (deeltijd sjabloon). Voeg de gedeelde inhoud eenmaal toe, en voeg deze vervolgens in elke sjabloon in met behulp van deDeel Sjabloon blok. Elke toekomstige update van de sub-sjabloon wordt automatisch overal toegepast waar deze wordt gebruikt.
6.Bekijk de Sjabloon
Voordat je je sjabloon opslaat als klaar voor gebruik, bekijk het met echte gegevens om te verifiëren of de lay-out en samenvoegvelden correct werken.
Klik op het Voorbeeld tabblad in de sjablooneditor.
Tribe genereert de sjabloon met behulp van een bestaande factuuractiviteit.Selecteer een activiteit uit de lijst om de sjabloon gevuld met echte gegevens te zien.
Bekijk de output.Controleer of de lay-out, samenvoegvelden, productlijnen en totalen verschijnen zoals verwacht.
Ga terug naar de Inhoud, Koptekst of Voettekst tabbladen om aanpassingen te maken.
Opmerking: Als het productlijnblok leeg verschijnt in de voorbeeldweergave, zorg er dan voor dat de geselecteerde factuuractiviteit producten heeft toegevoegd. De voorbeeldweergave vereist echte activiteitsgegevens om productlijnen weer te geven.
7.Maak een Begeleidend E-mail Sjabloon
Een factuursjabloon definieert het PDF-document.Om het naar een klant te sturen, heeft Tribe ook een factuur e-mailsjabloon nodig - het bericht dat de PDF-bijlage vergezelt.
In Facturatie, klik op het E-mail Sjablonen tabblad.
Klik op + Voeg toe.
Voer een naam in voor het e-mailsjabloon, bijvoorbeeld Standaard Factuur E-mail.
Klik op Opslaan en Openen.
Voeg een Tekst blok toe en schrijf de inhoud van de e-mail.Gebruik samenvoegvelden om het te personaliseren, bijvoorbeeld door de naam van de relatie of het factuurbedrag in te voegen.
Voer optioneel een standaard E-mail Onderwerp in de algemene instellingen van het e-mailsjabloon in.
Wist je dat? Als je de Mollie-betaling integratie gebruikt, kun je een betalingslink aan je factuur e-mailsjabloon toevoegen doorVoeg Veld Toe, selecterendFactuur, en kiezenBetalingslink binnen een tekstblok in te voegen. Klanten kunnen dan rechtstreeks vanuit de e-mail betalen.
Zodra zowel de factuursjabloon als het e-mailsjabloon zijn opgeslagen, zijn ze beschikbaar voor selectie bij het maken van een nieuwe factuur in Tribe CRM.
Snelle Samenvatting
Het maken van je eerste factuursjabloon in Tribe CRM omvat het navigeren naar Samenvoegen Sjablonen, het configureren van algemene instellingen zoals naam, lettertype en taal, en het bouwen van de lay-out met behulp van blokken - inclusief een logo, tekstblokken voor bedrijfs- en ontvangergegevens, en het productlijnblok.Je kunt optioneel een koptekst en voettekst toevoegen, de sjabloon met echte gegevens bekijken, en een begeleidend e-mailsjabloon maken onder het E-mail Sjablonen tabblad.Zodra het compleet is, is de sjabloon klaar voor gebruik wanneer er een nieuwe factuur wordt aangemaakt.