Wanneer je een factuur vanuit Tribe verzendt, wordt deze per e-mail aan de klant geleverd. In plaats van die e-mail elke keer vanaf nul te schrijven, kun je een standaard e-mailsjabloon instellen dat klaar is voor gebruik wanneer er een factuur wordt verzonden. Dit zorgt ervoor dat elke factuur met een duidelijke, consistente boodschap in de eigen stem van je organisatie wordt verzonden. Door deze gids te volgen, leer je hoe je een factuur e-mailsjabloon maakt, gepersonaliseerde inhoud toevoegt met behulp van samenvoegvelden, en het sjabloon beschikbaar maakt voor je team.
Wat doet een factuur e-mailsjabloon?
Een factuur e-mailsjabloon is het bericht dat je factuur PDF vergezelt wanneer deze naar een klant wordt verzonden.Het is gescheiden van het factuurdocument zelf: de factuursjabloon definieert hoe de PDF eruitziet, terwijl de e-mailsjabloon de boodschap definieert die je klant in zijn inbox ontvangt.
Door een standaard e-mailsjabloon te maken, geef je je team een kant-en-klaar, professioneel startpunt elke keer dat er een factuur wordt verzonden.Het bericht kan gepersonaliseerde details bevatten, zoals de naam van de klant of het factuurbedrag, automatisch opgehaald uit Tribe met behulp van samenvoegvelden.
Waarom of wanneer moet je het gebruiken?
Je moet een standaard factuur e-mailsjabloon maken wanneer je ervoor wilt zorgen dat elke factuur wordt vergezeld door een duidelijke, consistente boodschap.Dit is vooral handig wanneer meerdere mensen in je team facturen verzenden, aangezien een gedeeld sjabloon de communicatie uniform houdt en het risico vermindert dat belangrijke informatie wordt weggelaten.
Je kunt deze stap ook gebruiken om een betaallink aan de e-mail toe te voegen (als je de Mollie-integratie gebruikt), betalingsvoorwaarden op te nemen, of een standaard onderwerpregel in te stellen zodat klanten de e-mail gemakkelijk in hun inbox kunnen identificeren.
Voordat je begint
Voordat je je factuur e-mailsjabloon maakt, zorg ervoor dat aan de volgende voorwaarden is voldaan:
De Facturatiemodule is geactiveerd in Tribe.Om het te activeren, klik je op het Organisatie-icoon in de rechterbovenhoek, selecteer je Abonnementen en Licenties, klik je op Modules Toevoegen/Verwijderen, en vink je Facturatiemodule aan.
Je hebt beheerderrechten in Tribe.E-mailsjablooninstellingen worden beheerd vanuit Configuratie, wat beheerders toegang vereist.
Opmerking: Factuur e-mailsjablonen en factuur PDF-sjablonen zijn twee aparte dingen. Deze gids behandelt dee-mail sjabloon — het bericht dat de factuur levert. Als je je factuur PDF-sjabloon nog niet hebt gemaakt, verwijs dan naar het artikelMaak je eerste factuursjabloon
Hoe maak je een standaard factuur e-mailsjabloon
Klik op het Configuratie icoon in de hoofd navigatie.
Selecteer Facturatie in het linkerpaneel.
Klik op het E-mailsjablonen tabblad.
Klik op + Toevoegen.
Voer een duidelijke naam in voor je sjabloon, bijvoorbeeld Standaard Factuur E-mail.
Klik op Opslaan en Openen om de sjablooneditor te openen.
In de sjablooneditor klik je op het + icoon om een blok toe te voegen.
Selecteer Tekst uit de blokopties.
Schrijf de inhoud van je factuur e-mail.Een typisch bericht kan de klant begroeten, bevestigen dat een factuur is bijgevoegd, de vervaldatum vermelden en betalingsinstructies opnemen.
(Optioneel) In de algemene instellingen van de e-mailsjabloon kun je een standaard E-mailonderwerp invoeren.Deze onderwerpregel wordt vooraf ingevuld elke keer dat het sjabloon wordt geselecteerd, wat tijd bespaart en zorgt voor consistentie.Een duidelijk onderwerp, zoals Factuur [Factuurnummer] van [Je Bedrijfsnaam], helpt klanten de e-mail snel te identificeren.
Bewaar je e-mailsjabloon.
Wist je dat? Je kunt meerdere tekstblokken toevoegen om je e-mail duidelijk te structureren. Bijvoorbeeld, een begroetingsblok gevolgd door een blok met betalingsdetails en een afsluitende zin.
Tip: Gebruik samenvoegvelden in de onderwerpregel om het factuurnummer of de naam van de klant automatisch op te nemen. Dit maakt elke e-mail uniek zonder handmatige bewerking.
Samenvoegvelden gebruiken om de e-mail te personaliseren
Samenvoegvelden halen informatie rechtstreeks uit Tribe en voegen deze automatisch in je e-mail in wanneer de factuur wordt verzonden.Dit stelt je in staat om een enkel sjabloon te maken dat elke klant bij naam aanspreekt en de juiste factuurgegevens verwijst, zonder handmatige invoer.
Om een samenvoegveld aan je e-mailsjabloon toe te voegen:
Klik binnen een Tekst blok in de sjablooneditor.
Klik op Veld Toevoegen.
Blader door de beschikbare velden en selecteer degene die je wilt invoegen — bijvoorbeeld, Relatienaam, Factuurbedrag, of Vervaldatum.
Tip: Als je de Mollie-betaling integratie gebruikt, kun je een betaallink rechtstreeks aan je factuur e-mail toevoegen. Binnen een tekstblok, klikVeld Toevoegen, selecteerFactuur, en kiesBetaallink. Dit geeft klanten een directe link om hun factuur online te betalen. Voor meer informatie, zie het artikelHoe verbind ik Mollie met Tribe CRM?
Tips en beste praktijken
Houd de e-mail bondig.Klanten die een factuur ontvangen, zijn op zoek naar duidelijke informatie: het bedrag, de vervaldatum en hoe te betalen.Vermijd lange introducties.
Zorg ervoor dat je altijd de vervaldatum als een samenvoegveld opneemt, zodat klanten precies weten wanneer betaling wordt verwacht.
Als jouw organisatie klanten in verschillende talen factureert, kun je aparte e-mailsjablonen voor elke taal maken en de juiste selecteren bij het verzenden.
Overweeg om een tweede sjabloon voor betaalherinneringen te maken.Het proces is precies hetzelfde, en het hebben van een herinneringssjabloon klaar bespaart tijd bij het opvolgen van openstaande facturen.
Test je sjabloon voordat je het naar het team uitrolt door een testfactuur naar jezelf te sturen.Dit stelt je in staat om te verifiëren dat samenvoegvelden correct worden ingevuld en de e-mail leest zoals bedoeld.
Snelle samenvatting
Het maken van een standaard e-mailsjabloon voor het verzenden van facturen zorgt ervoor dat elke factuur Tribe verlaat met een duidelijke, consistente en professionele boodschap.Je maakt het sjabloon onder facturatie in Configuratie, en door E-mail Sjablonen te selecteren, bouw je de e-mailinhoud met tekstblokken en samenvoegvelden, en stel je optioneel een standaardonderwerpregel in.Zodra het is opgeslagen, is het sjabloon onmiddellijk beschikbaar voor je hele team om te gebruiken bij het verzenden van facturen.