Wanneer een factuur na de vervaldatum onbetaald blijft, kan Tribe automatisch herinneringen naar je klanten sturen. Geen handmatige opvolging nodig. Je kunt twee herinneringsautomatiseringen configureren, elk met zijn eigen timingvoorwaarden en e-mailsjabloon. Door deze instructies te volgen, leer je hoe je de herinneringsautomatiseringen activeert, begrijpen wanneer elke herinnering wordt geactiveerd, en controleren welke klanten deze ontvangen.
Hoe Herinneringsautomatiseringen Werken
Tribe ondersteunt twee automatische herinneringen voor onbetaalde facturen: een eerste herinnering en een tweede herinnering.Elke automatisering draait dagelijks en controleert of er facturen zijn die aan de triggervoorwaarden voldoen.Wanneer aan de voorwaarden is voldaan, wordt de herinneringse-mail automatisch verzonden en wordt de status van de factuur bijgewerkt om weer te geven welke herinnering is verzonden.
De automatiseringen zijn standaard niet ingeschakeld.Je activeert ze eenmaal in Configuratie, en vanaf dat moment draaien ze zonder enige handmatige tussenkomst.
Tribe bevat al een standaard e-mailsjabloon voor herinneringen.Je kunt dit sjabloon gebruiken zoals het is of een speciaal herinneringse-mailsjabloon maken op dezelfde manier als een standaard factuure-mail.De factuur-PDF wordt automatisch bij de herinnering gevoegd.
Opmerking: Herinneringse-mail sjablonen worden beheerd onderFacturatie, en selecterenE-mail Sjablonen. Als je de Mollie-betalingsintegratie gebruikt, kun je ook een betalingslink aan je herinneringssjabloon toevoegen. Zie het artikelStandaard E-mails Aanmaken voor het Verzenden van Facturen voor richtlijnen over het bouwen van e-mailsjablonen.
Voordat je begint
Voordat je de automatiseringen inschakelt, zorg ervoor dat:
De Facturatie Module is actief in Tribe.
Je hebt beheerdersrechten, aangezien automatiseringsinstellingen worden beheerd in Configuratie.
Facturen een vervaldatum hebben ingesteld.Herinneringen worden geactiveerd op basis van de vervaldatum, dus facturen zonder een vervaldatum worden niet opgenomen.
Hoe de Herinneringsautomatiseringen In te Schakelen
Navigeer naar Configuratie.
Selecteer Activiteiten, klik vervolgens op Factuur.
Open het Automatiseringen tabblad.
Schakel beide automatiseringen in met de schuifregelaar.
Beide automatiseringen zijn nu actief.Ze draaien dagelijks en sturen herinneringen naar alle facturen die aan de onderstaande voorwaarden voldoen.
Herinnering Trigger Voorwaarden
Elke automatisering controleert een specifieke set voorwaarden voordat deze verzendt.Aan alle voorwaarden moet zijn voldaan om een herinnering te verzenden.
1e Herinnering
Factuurstatus is Verzonden
De Niet Herinneren optie is niet ingeschakeld op de klant
Vervaldatum is gelijk aan de huidige datum min 1 dag (d.w.z. de factuur is 1 dag te laat)
Nadat de 1e herinnering is verzonden, wordt de factuurstatus automatisch bijgewerkt naar 1e Herinnering.
2e Herinnering
Factuurstatus is 1e Herinnering
De Niet Herinneren optie is niet ingeschakeld op de klant
Vervaldatum is gelijk aan de huidige datum min 7 dagen (d.w.z. de factuur is 7 dagen te laat)
Nadat de 2e herinnering is verzonden, wordt de factuurstatus automatisch bijgewerkt naar 2e Herinnering.
Opmerking: De factuurstatus verandert — naarVerzonden,1e Herinnering, of2e Herinnering — worden geregistreerd als fasewijzigingen in deaudit trail, zelfs onder het strikte facturatiebeleid. Het factuurdocument zelf blijft bevroren en kan na verzending niet meer worden bewerkt.
Specifieke Relaties Uitsluiten van Herinneringen
Niet alle klanten moeten automatische herinneringen ontvangen.Je kunt individuele relaties uitsluiten door de Verzend Geen Herinneringen schuifregelaar op de klantkaart in te schakelen.Facturen die aan die relatie zijn gekoppeld, worden door beide automatiseringen overgeslagen.
Dit is nuttig voor klanten met afgesproken betalingstermijnen buiten het standaardschema, of voor relaties die je liever persoonlijk opvolgt.
Snelle Samenvatting
De herinneringsautomatiseringen van Tribe worden eenmaal ingeschakeld in Factuur binnen Activiteiten, en vervolgens Automatiseringen selecteren.Zodra ze actief zijn, wordt de eerste herinnering verzonden wanneer een factuur 1 dag te laat is, en de tweede herinnering wordt verzonden wanneer deze 7 dagen te laat is.Beide automatiseringen controleren dagelijks, werken de factuurstatus automatisch bij en voegen een kopie van de factuur toe.Individuele klanten kunnen worden uitgesloten met de Verzend Geen Herinneringen schuifregelaar op hun klantkaart.