Deze stap legt uit hoe je het factuursjabloon maakt dat de lay-out en inhoud van je facturen definieert, en de e-mailsjablonen die worden gebruikt om ze te verzenden. Je gebruikt deze stap zodra je producten, velden en nummering zijn geconfigureerd en je klaar bent om de documenten te maken die je klanten daadwerkelijk zullen zien. Door deze stap te voltooien, zal elke factuur die je vanuit Tribe verzendt er professioneel uitzien, precies de juiste informatie bevatten en een sterke indruk achterlaten.
Ziet alles er een beetje anders uit? We zijn een nieuwe interface aan het uitrollen, en je account heeft het misschien al! Als de stappen hier niet overeenkomen met wat je ziet, ga dan naar Hoe gebruik ik de nieuwe lay-out van Tribe - de interface met tabbladen? voor de bijgewerkte versie van deze handleiding.
1.Maak je eerste factuursjabloon aan
Een factuursjabloon definieert de structuur, lay-out en inhoud van elke factuur die je vanuit Tribe verzendt. Het bepaalt welke informatie verschijnt, waar het verschijnt en hoe het eruit ziet. Het opzetten van een solide basisjabloon zorgt ervoor dat alle facturen consistent zijn en vermindert de behoefte aan handmatige aanpassingen later.
In deze stap bouw je stap voor stap je eerste factuursjabloon.
2.Beste praktijken voor het ontwerpen van factuursjablonen
Een sjabloon maken dat werkt is één ding, er een maken die duidelijk, professioneel en wettelijk compliant is, is iets anders. Voordat je je sjabloon definitief maakt, is het de moeite waard om de beste praktijken te bekijken die ervaren consultants doorgaans delen tijdens opzet sessies.
De tijd nemen om deze principes toe te passen betekent minder correcties later en een betere ervaring voor je klanten vanaf dag één.
3.Maak e-mailsjablonen aan
Zodra je factuursjabloon klaar is, heb je een consistente manier nodig om het te verzenden. E-mailsjablonen in Tribe stellen je in staat om het bericht dat elke factuur vergezelt te standaardiseren, zodat je team altijd de juiste communicatie verstuurt zonder steeds dezelfde e-mail te schrijven.
Een goede factuure-mail is duidelijk en to the point. Het bevestigt wat er wordt verzonden, verwijst naar het factuurnummer en het bedrag, vermeldt de vervaldatum en geeft relevante betalingsinstructies of contactgegevens. Het kort en professioneel houden respecteert de tijd van je klant en vermindert heen en weer communiceren.
Maak aparte sjablonen zodat je team altijd het juiste bericht klaar heeft:
Een standaard factuure-mail voor nieuw aangemaakte facturen.
Een e-mail voor een creditnota voor correcties of terugboekingen die naar een klant worden gestuurd.
Herinneringse-mails per fase.Deze zullen worden gekoppeld aan je geautomatiseerde herinneringsinstelling in Stap 4, dus gebruik de vooraf gedefinieerde e-mails als basis.
Tips en beste praktijken
Stuur altijd een testfactuur naar jezelf voordat je live gaat.Controleer of alle velden correct zijn ingevuld, de lay-out eruit ziet zoals verwacht, en de e-mail arriveert met de juiste onderwerpregel en inhoud.
Vraag een collega om je sjabloon vanuit het perspectief van een klant te bekijken — zij zullen vaak dingen opmerken die jij over het hoofd hebt gezien.
Als je diensten in meerdere valuta's aanbiedt, controleer dan of je sjabloon de valutatekens en opmaak correct afhandelt voor elk.
Houd je e-mailsjablonen kort.Klanten openen factuure-mails om de factuur te vinden, niet om een lang bericht te lezen.
Plan een periodieke sjabloonreview — bijvoorbeeld eens per jaar — om ervoor te zorgen dat je sjablonen nog steeds je huidige branding, prijsstructuur en wettelijke vereisten weerspiegelen.
Korte samenvatting
Je factuursjabloon definieert hoe elke factuur eruit ziet en wat het bevat.Je e-mailsjablonen zorgen ervoor dat elke factuur op een consistente en professionele manier wordt afgeleverd.Samen verbinden ze je configuratie met echte klantcommunicatie en stellen ze de standaard voor alles wat volgt.
Ga door naar de volgende stap: Stap 4: Configureer herinnering en betalingsfollow-up