Deze stap legt uit hoe je geautomatiseerde betalingsherinneringen en factuurtracking in Tribe instelt. Je gebruikt deze stap zodra je factuur- en e-mailtemplates zijn ingesteld en je klaar bent om je opvolgingsproces te automatiseren. Door deze stap te voltooien, zal je team minder tijd besteden aan handmatig achtervolgen en altijd een duidelijke, realtime weergave hebben van alle openstaande facturen.
Ziet alles er een beetje anders uit? We zijn een nieuwe interface aan het uitrollen, en je account heeft het misschien al! Als de stappen hier niet overeenkomen met wat je ziet, ga dan naar Hoe gebruik ik de nieuwe lay-out van Tribe - de interface met tabbladen? voor de bijgewerkte versie van deze handleiding.
Voordat je begint
Voordat je je herinneringen configureert, neem even de tijd om je opvolgingsstrategie te definiëren.Duidelijkheid hierover vooraf maakt de configuratie sneller en zorgt ervoor dat het resultaat overeenkomt met hoe jouw organisatie werkt.
Hoeveel herinneringen wil je verzenden? Een veelgebruikte aanpak is een eerste vriendelijke herinnering kort na de vervaldatum, gevolgd door een meer formele tweede herinnering, en een laatste kennisgeving als de betaling nog steeds uitstaat.
Welke toon moet elke herinnering hebben? De eerste herinnering gaat meestal uit van een vergissing en houdt een beleefde toon aan. Latere herinneringen kunnen directer zijn. Een duidelijke escalatie in toon — ondersteund door aparte e-mailtemplates per herinneringsfase — is effectiever dan steeds hetzelfde bericht te sturen.
Wie moet intern op de hoogte zijn? Overweeg of je financiële team, accountmanager, of beiden op de hoogte moeten worden gesteld wanneer een herinnering wordt verzonden, zodat de juiste persoon persoonlijk kan opvolgen indien nodig.
1.Stel betalingsherinneringen in bij Tribe
Met je herinneringsstrategie gedefinieerd, configureer je het geautomatiseerde herinneringsschema in Tribe door de automatiseringen te activeren die je wilt gebruiken.
Zorg ervoor dat je e-mailtemplates voor elke herinneringsfase zijn ingesteld zoals gewenst voordat je begint. Als je ze nog niet hebt aangemaakt, verwijs dan terug naar Stap 3: Maak je Factuurtemplates en E-mailtemplates aan.
2.Volg facturen met behulp van dashboards en widgets
Herinneringen behandelen de geautomatiseerde kant van betalingsopvolging, maar je team heeft ook zicht nodig op de algehele staat van je facturatie.Dashboards en widgets in Tribe geven je een realtime overzicht van de factuurstatus, waardoor je opvolging kunt prioriteren en potentiële problemen kunt signaleren voordat ze problemen worden.
Het facturatie-dashboard bevat standaardwidgets zoals Facturen per fase, die de verdeling van facturen over statussen zoals concept, verzonden, betaald en achterstallig toont — waardoor je een snelle gezondheidscheck van je facturatieproces krijgt.
Denk na over wat jij en je team in één oogopslag moeten zien en bouw voort op de standaardinstellingen door widgets en weergaven uit de bibliotheek toe te voegen.
Nuttige voorbeelden om te overwegen:
Openstaande facturen | Alle verzonden facturen die nog niet zijn betaald, gegroepeerd of gesorteerd op vervaldatum |
Achterstallige facturen | facturen die hun vervaldatum hebben overschreden en onmiddellijke aandacht nodig hebben, bij voorkeur met een weergave van hoeveel dagen achterstallig elke factuur is |
Omzetoverzicht | een samenvatting van gefactureerde bedragen over een bepaalde periode, die je helpt om de factureringsactiviteit te volgen en te vergelijken met doelstellingen |
Regelmatig je dashboard bekijken houdt je team op de hoogte van de betalingsstatus zonder dat ze door individuele records hoeven te graven.
Tips en Beste Praktijken
Houd je herinneringsvolgorde eenvoudig — twee fasen zijn voldoende voor de meeste organisaties. Meer herinneringen leiden niet noodzakelijkerwijs tot snellere betalingen en kunnen klantrelaties schaden.
Stem altijd de toon van je herinneringse-mail af op de fase die het vertegenwoordigt. Een laatste kennisgeving die klinkt als een vriendelijke duw ondermijnt de urgentie; een eerste herinnering die klinkt als een juridische dreiging schaadt onnodig de goodwill.
Bekijk je dashboard voor achterstallige facturen regelmatig — bij voorkeur op een vast moment elke week. Consistente beoordeling maakt van het dashboard een betrouwbaar stuurmiddel in plaats van een reactief.
Als een klant consequent geautomatiseerde herinneringen negeert, is een persoonlijk telefoontje of e-mail van de accountmanager vaak effectiever dan het toevoegen van een andere geautomatiseerde fase.
Herzie je herinneringsinstellingen periodiek. Als een bepaalde fase zelden effectief is, pas dan de timing of toon aan in plaats van het als vanzelfsprekend te accepteren.
Snelle Samenvatting
Geautomatiseerde herinneringen en duidelijke dashboards creëren samen een betalingsopvolgingsproces dat consistent, efficiënt en gemakkelijk te beheren is.Door deze stap te voltooien, besteedt je team minder tijd aan handmatig achtervolgen en heeft het altijd een duidelijk beeld van waar dingen staan.
Ga door naar de volgende stap: Stap 5: Verbind je Boekhoudsoftware