Deze stap legt uit hoe je de bouwstenen voorbereidt waar je facturen op zullen steunen: je productcatalogus, eventuele extra factuurvelden die jouw organisatie nodig heeft, en automatische factuurnummering. Voltooi deze stap voordat je begint met het maken van facturen.
Ziet alles er een beetje anders uit? We zijn een nieuwe interface aan het uitrollen, en je account heeft het misschien al! Als de stappen hier niet overeenkomen met wat je ziet, ga dan naar Hoe gebruik ik de nieuwe lay-out van Tribe - de interface met tabbladen? voor de bijgewerkte versie van deze handleiding.
1.Configureer producten voor facturatie
Producten verschijnen als regelitems op je facturen.Als je de verkoopmodule al hebt geconfigureerd, heb je deze stap daar misschien al gedaan.Controleer je productcatalogus voordat je begint.In deze stap beheer je de volledige catalogus: producten maken, beschrijvingen en prijzen bewerken, en items verwijderen die niet langer worden aangeboden.Een schone, actuele catalogus betekent minder handmatige invoer bij het maken van facturen.
2.Voeg extra factuurdetailvelden toe (optioneel)
Tribe dekt de standaard factuurvelden uit de doos.Als jouw organisatie of jouw klanten meer vereisen, kun je ze toevoegen aan de factuuractiviteit.Voeg alleen velden toe die consistent zullen worden gebruikt — elk extra veld voegt werk toe voor eindgebruikers.
Veelvoorkomende voorbeelden: PO-nummer, intern referentienummer, kostenplaats, contractnummer, btw-vrijstellingsreferentie.
3.Configureer automatische factuurnummering
Automatische nummering zorgt ervoor dat elke factuur een uniek, consistent nummer krijgt zonder handmatige invoer.In Tribe definieer je een prefix (bijv."INV-" of "2025-"), een startnummer, en Tribe verhoogt automatisch vanaf daar.
Controleer voordat je configureert de wettelijke vereisten die van toepassing zijn op jouw organisatie.In de meeste EU-landen moeten factuurnummers opeenvolgend zijn en zonder gaten.Als je factureert via meerdere entiteiten, overweeg dan of elke entiteit een aparte nummerreeks nodig heeft.Het wijzigen van je formaat halverwege het jaar kan de boekhouding en belastingrapportage compliceren, dus stel dit zorgvuldig in vanaf het begin.
Tips en beste praktijken
Betrek de mensen die dagelijks facturen maken bij het beoordelen van je productcatalogus — zij weten wat ontbreekt, verouderd is of verwarrend is.
Controleer voordat je een nieuw factuurveld toevoegt of de informatie in een bestaand veld kan worden geplaatst.Minder is meer.
Als je migreert van een ander systeem, beslis dan van tevoren of je je bestaande nummerreeks wilt voortzetten of opnieuw wilt beginnen — en documenteer die beslissing voor je financiële team.
Test door een conceptfactuur te maken voordat je live gaat: controleer of de juiste producten verschijnen, alle velden beschikbaar zijn en het factuurnummer correct wordt toegewezen.
Korte samenvatting
Je producten zijn klaar, eventuele extra velden zijn ingesteld, en de factuurnummering is geconfigureerd.Alles wat jouw team nodig heeft om nauwkeurige, consistente facturen te maken, is nu in orde.
Ga verder naar de volgende stap: Stap 3: Maak je factuursjablonen en e-mailsjablonen