Dit is Module 1 van de Tribe Beheerder Training. Het beheren van gebruikers en rechten is je meest fundamentele verantwoordelijkheid als beheerder. Elke collega die in Tribe werkt, heeft een account nodig, en de rol die aan dat account is toegewezen, bepaalt precies wat ze kunnen zien, bewerken en doen. Dit vanaf het begin goed krijgen voorkomt verwarring, beschermt gevoelige gegevens en zorgt ervoor dat elke gebruiker de tools heeft die ze nodig hebben.
Begrijp het Toestemmingssysteem
Voordat je gebruikers aanmaakt, is het handig om te begrijpen hoe Tribe toegang structureert.Er zijn twee belangrijke concepten.
Rollen definiëren wat een gebruiker kandoen: welke menu's ze kunnen openen, welke records ze kunnen bekijken of bewerken, en welke configuratie-instellingen beschikbaar zijn voor hen. Elke gebruiker moet ten minste één rol toegewezen krijgen.
Teams definiëren wat een gebruiker kanzien. Als je organisatie werkt met aparte afdelingen of regio's, stellen teams je in staat om gegevens tussen groepen te beschermen, zodat elk team alleen zijn eigen records ziet.
Lees: Als je meer wilt weten over rechten en rollen, lees dan dit artikelHoe beheer ik rechten en rollen in Tribe?
Bekijk: Rollen en Teams Uitleg
Maak gebruikers aan en wijs rollen toe
Wanneer een nieuwe collega zich bij je organisatie voegt, moet je ze uitnodigen voor Tribe, de juiste rol toewijzen, ze eventueel aan een team toevoegen en het resultaat verifiëren.De volledige walkthrough voor dit proces wordt behandeld in een speciaal artikel.
Voordat je begint, controleer altijd of je een beschikbare licentie hebt via je organisatie logo Abonnementen en Licenties.En wanneer een collega vertrekt, verwijder nooit hun gebruikersaccount.Het deactiveren van het account voorkomt inloggen terwijl de volledige geschiedenis van hun activiteiten in Tribe behouden blijft.
Opdracht 1: Maak een nieuwe gebruiker aan
Maak een nieuw gebruikersaccount aan met een van je eigen e-mailadressen als testgebruiker, niet het adres dat voor je beheerdersaccount wordt gebruikt.
Wijs een bestaande rol toe aan de gebruiker.
Log in als die gebruiker in een privé- of incognito-browservenster en controleer wat ze wel en niet kunnen zien.
Ga terug naar je beheerdersaccount en deactiveer de testgebruiker.
Opdracht 2: Pas een rol aan
Vind de rol die je in Opdracht 1 hebt toegewezen.
Verwijder de toegang tot één menu-item of activiteit.
Log opnieuw in als de testgebruiker en bevestig dat de wijziging zichtbaar is.
Herstel de oorspronkelijke toestemming.
Werk met Teams
Teams zijn optioneel maar waardevol voor organisaties die de zichtbaarheid van gegevens tussen groepen moeten beheersen.Om een team op te zetten, ga je naar Configuratie, selecteer vervolgens Teams, maak een nieuw team aan, activeer gegevensbescherming, en kies of je alleen activiteiten of zowel relaties als activiteiten wilt beschermen.Je voegt vervolgens leden toe om de setup te voltooien.
Opmerking! Als je organisatie geen gegevensbescherming gebruikt, kun je deze stap volledig overslaan.
Opdracht 3: Maak een team aan (optioneel)
Maak een nieuw team aan en voeg ten minste twee gebruikers toe.
Controleer of er bestaande weergaven of widgets in je omgeving zijn die teamgebaseerde filtering gebruiken.
Beveiligingsinstellingen configureren
Het configureren van gebruikers en rollen is niet compleet zonder te beveiligen hoe ze inloggen.De onderstaande instellingen zijn van toepassing op je hele omgeving.Stel ze één keer in en ze beschermen elke gebruiker automatisch.
Twee-factor authenticatie (2FA)
Voegt een tweede verificatiestap toe bij het inloggen en vermindert aanzienlijk het risico op ongeautoriseerde toegang, zelfs als een wachtwoord is gecompromitteerd.Het inschakelen van 2FA voor alle gebruikers wordt sterk aanbevolen.
Wachtwoordbeleid
Laat je minimumvereisten voor wachtwoordlengte en complexiteit instellen, zodat gebruikers geen zwakke wachtwoorden kunnen instellen die je CRM-gegevens in gevaar brengen.
Single Sign-On en SCIM
Geavanceerde instellingen voor organisaties die Microsoft Azure AD gebruiken.Met SSO loggen gebruikers in met hun bestaande bedrijfsreferenties.Met SCIM is gebruikersprovisioning volledig geautomatiseerd: het aanmaken, bijwerken of deactiveren van een gebruiker in Azure AD synchroniseert automatisch met Tribe, waardoor het beheer van gebruikers op twee plaatsen niet meer nodig is.SSO en SCIM worden doorgaans ingesteld door een IT-beheerder in plaats van een functionele CRM-beheerder.Als uw organisatie Azure AD gebruikt, betrek dan uw IT-team voordat u deze instellingen configureert.
Korte samenvatting
Deze module behandelt de basis van Tribe-beheer: hoe rollen en teams toegang en zichtbaarheid controleren, hoe u gebruikersaccounts kunt aanmaken en beheren, hoe u teams kunt opzetten en hoe u uw omgeving kunt beveiligen met authenticatie- en wachtwoordinstellingen.Met deze instellingen heeft elke gebruiker in uw organisatie precies de toegang die hij nodig heeft.
Module 1 voltooid. Ga verder naar Module 2: Gegevens & Configuratie.