Hulp nodig bij het installeren van je nieuwe integratie vanuit de marktplaats? Bekijk dit artikel!
De QuickBooks-integratie van Tribe verbindt je CRM rechtstreeks met een van de meest gebruikte boekhoudplatforms ter wereld, waardoor klantgegevens en facturen automatisch tussen de twee systemen kunnen stromen. Als je bedrijf Tribe gebruikt voor verkoop en facturatie en QuickBooks voor boekhouding, verwijdert deze integratie de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer op beide platforms. Het houdt klanten, leveranciers en betalingsstatussen gesynchroniseerd, zodat je gegevens nauwkeurig en up-to-date blijven zonder extra moeite. Door deze gids te volgen, kun je de integratie activeren, de vereiste instellingen configureren en beginnen met het synchroniseren van je gegevens tussen Tribe en QuickBooks.
Inhoudsopgave
Welke functionaliteiten heeft de integratie met QuickBooks?
Vereisten
Hoe de QuickBooks-integratie te activeren
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Hoe Werkt Synchronisatie?
Tips en beste praktijken
Probleemoplossing
Welke functionaliteiten heeft de integratie met QuickBooks?
De QuickBooks-integratie bestaat uit twee componenten:
relatie Synchronisatie
Factuursynchronisatie
relatie Synchronisatie
Wanneer de integratie is geactiveerd, worden tijdens de initiële synchronisatie klanten en leveranciers vanuit QuickBooks automatisch in Tribe CRM geladen.Er wordt een duplicaatcontrole uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe. Deze controle is gebaseerd op een unieke ID van QuickBooks.Als dit niet wordt gevonden, wordt er een aanvullende controle uitgevoerd op basis van het debiteur- of crediteurnummer.
Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt.Dit geldt zowel van Tribe CRM naar QuickBooks als vice versa.De synchronisatie is gebaseerd op de unieke ID in QuickBooks.
Een nieuwe klant of leverancier ontvangt altijd een debiteur- of crediteurnummer in Tribe. Als QuickBooks een debiteur- of crediteurennummer genereert, wordt het nummer in Tribe overschreven met het debiteur- of crediteurennummer dat door QuickBooks is toegewezen.
Factuursynchronisatie
Wanneer de factuurstatus verandert in "Verzonden", wordt het automatisch gesynchroniseerd als een geboekte factuur naar QuickBooks. We zorgen ervoor dat je alle benodigde informatie compleet hebt door alle relevante informatie toe te voegen aan de geboekte factuur, zoals datum, factuur en productregels. Factuur-PDF's van Tribe worden ook als bijlagen naar QuickBooks gestuurd.
Opmerking: Factuursynchronisatie kan ook handmatig worden geactiveerd door op de "Synchroniseren"-knop op de factuur te klikken. Deze knop is beschikbaar wanneer "Verzend factuur vanuit extern systeem" is geactiveerd in het factuurmenu.
Vereisten
Zorg ervoor dat de volgende zaken in orde zijn voordat je de integratie activeert:
Een actieve QuickBooks-account met admin-toegang om de verbinding te autoriseren.
Het Verkoop-pakket is geactiveerd in je Tribe-instantie.
BTW-groepen zijn geconfigureerd in zowel Tribe als QuickBooks, klaar om gemapt te worden.
Algemene grootboek (GL) rekeningen zijn toegewezen aan producten of BTW-groepen in Tribe.
Alle klant- en leveranciersadressen bevatten een straat, postcode, stad en land.
Hoe de QuickBooks integratie te activeren
Navigeer naar de marktplaats in Tribe.
Zoek QuickBooks Accounting en klik op Installeren.
Volg de authenticatieprompt om verbinding te maken via Chift.Dit maakt gebruik van een veilige OAuth 2.0-stroom — Chift beheert het QuickBooks toestemmingproces namens u.
Zodra geauthenticeerd, map uw BTW-groepen tussen Tribe en QuickBooks met behulp van de beschikbare mappingvelden.
Bevestig dat Algemene grootboekrekeningen zijn toegewezen aan uw producten of BTW-groepen.Deze zijn vereist voor een correcte factuurexport.
Optioneel, schakel leverancier synchronisatie in als u leveranciersrecords van QuickBooks in Tribe wilt importeren.Dit is standaard uitgeschakeld.
Klik op de Start initiële synchronisatie knop om de eerste volledige synchronisatie van uw klanten, personen en leveranciers te starten.
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
De onderstaande tabel geeft aan welke gegevens tussen Tribe en QuickBooks stromen, en in welke richting.
Tribe | QuickBooks | Tribe → QuickBooks | QuickBooks → Tribe |
Organisatie (klant) | Klant (account) | Ja | Ja — elke 10 min |
Persoon (klant) | Klant (account) | Ja | Ja — elke 10 min |
Organisatie (leverancier) | Leverancier | Nee | Ja — elke 10 min |
Factuur + Regels | Verkoopinvoer | Ja | Nee |
Factuur (betalingsstatus) | Betaling | Nee | Ja — dagelijks om 3:00 AM |
algemene grootboek account | Grafiek van rekeningen | Nee | Ja (alleen inkomenssoort) |
BTW-groep | BTW-tarief | Nee | Ja |
Factuur (PDF-bijlage) | Base64 PDF | Ja | Nee |
Hoe Werkt Synchronisatie?
De synchronisatie tussen Tribe en QuickBooks verloopt op verschillende schema's, afhankelijk van het type gegevens.
Initiële synchronisatie wordt één keer uitgevoerd wanneer u de integratie activeert en dekt alle bestaande klanten, personen en leveranciers.
Klant- en persoonrecords synchroniseren incrementeel elke 10 minuten, en bijna onmiddellijk wanneer er een wijziging wordt aangebracht in Tribe.
Facturen worden in bijna realtime naar QuickBooks geëxporteerd telkens wanneer er een wordt aangemaakt of bijgewerkt in Tribe.
Betalingsstatussen worden eenmaal per dag om 3:00 uur in Tribe bijgewerkt, op basis van betalingsgegevens van QuickBooks.
Opmerking: Een factuur wordt als betaald beschouwd wanneer de totale ontvangen betalingen binnen €0,05 van het factuurbedrag liggen. Als een klantrecord nog niet is aangemaakt in QuickBooks wanneer een factuur wordt geëxporteerd, zal het systeem het record eerst in de wachtrij plaatsen en de factuurexport na 120 seconden opnieuw proberen.
Tips en beste praktijken
Map alle BTW-groepen voordat u facturen exporteert.Ontbrekende mappings zullen leiden tot fouten bij de synchronisatie van facturen.
Wijs een Algemene Grootboekrekening toe aan elk product dat in facturen wordt gebruikt.Waar geen product Algemene Grootboekrekening is ingesteld, valt het systeem terug op de BTW-groep Algemene Grootboekrekening.
Zorg ervoor dat alle adressen compleet zijn — straat, postcode, stad en land — om synchronisatiefouten bij klant- en leveranciersrecords te voorkomen.
Schakel leverancier synchronisatie alleen in als u actief leveranciersrecords in QuickBooks beheert en wilt dat ze in Tribe worden weergegeven.
Probleemoplossing
Factuurexport mislukt
Bevestig dat alle BTW-groepen die in de factuur worden gebruikt, zijn gemapt naar een QuickBooks BTW-tarief, en dat elk product op de factuur een Algemene Grootboekrekening heeft toegewezen.Synchronisatiefoutberichten in Tribe bevatten een beschrijving van de ontbrekende configuratie.
Klant- of leveranciersrecords verschijnen niet in QuickBooks
Controleer of de adresvelden compleet zijn.Records met ontbrekende straat, postcode, stad of land synchroniseren mogelijk niet correct.
Betalingsstatus wordt niet bijgewerkt in Tribe
Betalingsstatussen synchroniseren eenmaal per dag om 3:00 uur.Als de status de volgende dag niet is bijgewerkt, verifieer dan of de factuur niet in conceptstatus staat en dat de totale betalingen in QuickBooks binnen €0,05 van het factuurtotaal liggen.
Verbindingsproblemen na installatie
Als de OAuth-verbinding met QuickBooks ongeldig wordt, ga dan terug naar demarktplaats, open deQuickBooks Accounting connector, en authenticeer opnieuw via Chift.
Snelle samenvatting
De QuickBooks integratie verbindt Tribe CRM met QuickBooks via Chift, en synchroniseert klanten, leveranciers, facturen en betalingsstatussen tussen de twee systemen.Zodra geactiveerd en geconfigureerd met de juiste BTW-groep mappings en Algemene Grootboekrekeningen, stromen gegevens automatisch met minimale handmatige invoer.Deze integratie is geschikt voor elk bedrijf dat beide platforms gebruikt en verwijdert de noodzaak om records op twee plaatsen afzonderlijk te beheren.